I systemet er det muligt at få det til at glemme en kundes data efter et bestemt tidspunkt. Dette kan gøres, så det sker automatisk.
Funktionen gør, at du sikrer, at din virksomhed overholder reglerne ift. GDPR.
Denne vejledning indeholder to delvejledninger:
Sådan glemmer systemet automatisk en kunde
Sådan deaktiverer du anonymisering
Sådan glemmer systemet automatisk en kunde
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk efterfølgende på Trigger system.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Kunder i menulinjen (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Angiv navn på reglen ved Beskrivende tekst for reglen - f.eks. 'Send mail på kundens fødselsdag' (nr. 1).
Vælg HVORNÅR skal reglen udføres (nr. 2). I eksemplet skal reglen udføres Dagligt kl. 08:00.
Vælg HVOR OFTE må reglen ske (nr. 3).
Tryk på det grønne plus ved KUN Hvis følgende er opfyldt (nr. 6).
Der åbnes et nyt vindue. Vælg Om kunden kan anonymizeres (nr. 7).
Tryk på Fortsæt (nr. 8).
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Du skal nu tilføje, hvornår reglen skal gælde (nr. 9). Som standard er alle sat til 6 måneder.
Du kan eksempelvis anonymisere:
En kunde der ikke har haft en konto aktivitet.
En kunde der ikke har haft nogen aktiviteter.
En kunde som ikke har haft nogle reservationer inden for 'x' antal måneder.
Tryk på OK for at gemme ændringen.
Trin 5: Filter er nu oprettet (nr. 10).
Tryk på det grønne plus ved HVAD skal der ske (nr. 11).
Der åbnes et nyt vindue. Vælg Anonymizer kunden (nr. 12).
Tryk på Fortsæt (nr. 13).
Trin 6: Handlingen er oprettet (nr. 14).
Tryk på OK for at oprette triggeren.
Sådan deaktiverer du anonymisering
Hvis du ønsker, at en kunde IKKE skal anonymiseres automatisk, ved f.eks. doping-sager eller tidligere gæld, er der mulighed for at vælge dette direkte på kundebladet. Dette gøres ved at fremfinde kunden.
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på Kunde- og personalekartotek.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Dobbeltklik på den pågældende kunde (nr. 1).
Trin 3:
Tryk på FlexyBox logoet på kundebladet (nr. 2).
Tryk på GDPR (nr. 3).
Tryk på Deaktivering af anonymisering (nr. 4).
Vælg, at kunden ikke skal kunne anonymiseres.
Trin 4:
Når der er flueben i denne, som vist på billedet, vil kunden ikke blive anonymiseret af ovenstående trigger (nr. 5).