Opret værelser
I system kan du oprette værelser.
Trin 1:
Til at starte med skal du oprette værelsestyper for at indikere dine forskellige typer af værelser til udlejning.
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på FlexyBook classic, og tryk efterfølgende på Periode Udlejning.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Typer (nr. 1).
Tryk på Opret (nr. 2).
Der åbnes et nyt vindue. Udfyld vinduet (nr. 3). Det er vigtigt, at alle felter, som er udfyldt på billedet, skal være udfyldt.
Tryk på Ok.
Info: Ved flere værelsestyper skal du skrive det samme i knapnavn, da du ellers vil få to forskellige knapper på bookingbilledet.
Trin 3:
For at oprette værelserne skal du følge disse trin:
Tryk på Værdier (nr. 4).
Tryk på Opret.
Der åbnes et nyt vindue. Du kan her oprette værelserne enkeltvis, hvor du vælger Udlejnings navn og Type (nr. 5).
Tryk på Ok.
Du kan også oprette flere af samme type. Dertil trykkes der blot på Opret flere. Derinde vil du blive bedt om at taste startnummer og slutnummer.
Husk! Værelsestypen skal være valgt, før du trykker på knappen, og at det kun må indtastes med numre og ikke bogstaver.
Opret et hoteltilbud
I systemet kan du oprette et hoteltilbud.
Funktionen gør, at du kan oprette et tilbud, der er målrettet bestemte målgrupper og på den måde motivere bestemte kunder til at købe på bestemte tidspunkter. Det kan eksempelvis være en børnefamilie på fire personer, som du gerne vil have til at booke et tilbud i vinterferien.
Du skal samtidig oprette hoteltilbud for at kunne sælge de værelser, som du har oprettet.
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på FlexyBook classic, og tryk efterfølgende på Hotel Tilbud.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Opret Ny (nr. 1).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue. Du skal nu udfylde følgende felter:
Indtast navn på tilbud ved Tilbuddets navn (nr. 2).
Indtast antal personer ved Min / max personer, og indtast antal nætter ved Min / max nætter (nr. 3), som tilbuddet skal gælde for.
Tryk på de tre prikker ved Vare nummer (nr. 4), og vælg hvilken vare salget skal foretages på. Husk! Det er vigtigt, at du i varenummer vælger en vare, ellers kan du ikke tage imod den korrekte betaling, når der betales.
Sæt flueben ved de dage, som tilbuddet skal være tilgængeligt (nr. 5).
Sæt flueben ved Inkl morgenmad (nr. 6), hvis morgenmad skal været inkluderet og udfyld feltet ved Standard tidspunkt for at vælge tiden for morgenmad. Husk! Der skal laves to hoteltilbud, hvis du har et tilbud med morgenmad og uden morgenmad.
Sæt flueben ved En vare pr dag (nr. 7), hvis varen skal fremgå af regningen for hver dag. Dette anbefales ikke ved tilbud, som går over flere dage.
Du skal også oprette en periode, hvor tilbuddet er gældende.
Tryk på kalender-symbolet (nr. 8), og vælg tidsrummet for tilbuddet.
Tryk på Tilføj (nr. 9). Det valgte tidspunkt vil blive vist i feltet under Tilbudsperioder og priser (nr. 10).
Trin 4: I eksemplet har vi lavet en standard pris og en anden pris i vinterferien.
Dobbeltklik på perioden for at indsætte priserne (nr. 11).
Trin 5:
Vælg, hvor mange personer prisen er gældende for ved Antal Personer (nr. 12).
Udfyld med prisen for de enkelte dage ved ugedage og værelsestype (nr. 13).
Info: Det samme skal vælges på to personer, hvis der kan være flere personer i et værelse. Eksempelvis et enkelt værelse med to senge/ en dobbeltseng.
Trin 6:
Ønsker du, at der skal være et tillæg, skal du sætte det ind under Ankomst (nr. 14).
Tryk på Ok.
Info: Dette er ikke noget, kunden vil kunne se, da prisen først påføres ved ankomst.
Slet linjer i en hotelbooking
Du sletter en linje i en hotelbooking ved at følge disse trin:
Trin 1:
Gå til bookingoversigt.
Åben den ønskede booking, som du gerne vil slette linjer på (nr. 1).
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på det røde kryds under SI (nr. 2).
Træk en rapport til Danmarks statistik om antal gæster på dit hotel
Som hotel har du pligt til at rapportere til Danmarks statistik ift. hvor mange gæster du har, og hvordan de er fordelt på nationalitet. Denne rapport ligger som standard i Flexybook Classic hotel booking.
Rapporten viser følgende:
Antal gæste nætter i alt:
Antal forretningsrejsende:
Antal Ferierejsende:
Antal værelses nætter:
Antal ankomster :
Gæste nætter fordelt på nationalitet:
DK :
DE :
NO :
SE :
Ankomster fordelt på nationalitet:
DK :
DE :
NO :
SE :
Du trækker rapporten ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Udskrift (nr. 1).
Tryk på Rapport til Danmarks statistik (nr. 2).
Opsæt, reserver og udfakturer skabsleje
I systemet har du mulighed for at opsætte skabsleje og udfakturering af udlejningsperiode af skabsleje.
Funktionen giver dine kunder mulighed for at leje et skab, som de kan have over en bestemt periode. Du får samtidig et overblik over, hvilke skabe der er udlejet og om udlejningen bliver betalt til tiden.
Sæt skabsleje op
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på FlexyBook classic, og tryk efterfølgende på Periode udlejning.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Du skal her være opmærksom på, at du under Typer (nr. 1) kan vælge, hvilken type du vil have. Det kan eksempelvis være skabe, værelser osv.
Tryk på Opret (nr. 2) for at oprette en ny type.
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Angiv hvilken type du ønsker at oprette ved Type navn (nr. 3). I eksemplet er det Test skabe.
Angiv navnet på knappen ved Knap navn (nr. 4). I eksemplet er det Test skabe.
Vælg det ikon, der skal vises i FlexyBook ved Knap Billede (nr. 5).
Tryk på Opret Ny (nr. 6) for at bestemme, hvilken periode du gerne vil kunne udleje typen i.
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Angiv navn på valgmulighed ved Valgmuligheds navn (nr. 7). I eksemplet er det Test skabe 2.
Tryk på de to prikker ved Vælg vare... (nr. 8) og vælg, hvilken varetype du ønsker at slå det ind på.
Angiv pris for periode ved Pris (nr. 9). I eksemplet er det 10,00 kr.
Tryk på felterne ved Starttidspunkt (nr. 10) og Sluttidspunkt (nr. 11) og vælg, hvor længe perioden skal være.
Tryk på Ok for at gemme ændringerne.
Trin 5:
Valgmuligheden er nu oprettet (nr. 12).
Tryk på Ok for at oprette typen.
Trin 6:
Nu skal du gå ind i Værdier (nr. 13), som eksempelvis bruges til at oprette skabe. Her gælder det samme, som da du oprettede typer.
Tryk på Opret (nr. 14).
Trin 7: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på feltet ved Udlejnings navn (nr. 15) og angiv, hvilken værdi det skal have. Det kan eksempelvis være skabe eller værelser.
Tryk på pil ned ved Type (nr. 16) og vælg, den type det skal være. Det kan eksempelvis være et stort skab eller lille skab. Du kan oprette typerne ved at følge trin 2, trin 3, trin 4 og trin 5 i denne vejledning.
Tryk på feltet under Kommentar (nr. 17). Du kan her eksempelvis skrive, om det er et stort skab eller lille skab, hvis du ikke ønsker at oprette flere typer.
Tryk på Ok for at gemme ændringerne.
Trin 8:
Du kan i oversigten se, hvor mange skabe du har oprette, og hvilken type de har (nr. 18).
Trin 9:
Du skal genstarte FlexyBook, for at du i toppen af Booking-fanen kan se funktionen; Skabe (nr. 19).
Reserver skabe til kunder
Trin 1:
Tryk på Skab oppe i toppen af Booking-fanen (nr. 1).
Du kan i oversigten se, hvilke skabe du har fri, og hvilke kunder der har lejet et skab.
Dobbeltklik under kunde ved det skab, som kunden ønsker at have (nr. 2) for at reservere skabet til kunden. Dette er kun, hvis du har flere typer af skabe.
Indtast derefter kundeinformationer i systemet (nr. 3), så de bliver oprettet som kunde.
Du kan her se, hvor meget kunderne skal betale (nr. 4), og om der er indbetalt depositum (nr. 5).
Tryk på Log oversigt (nr. 6) for at se hvem der har reserveret skabe, værelser osv.
Tryk på Reserver (nr. 7).
Udfakturer en periodeudlejning af skabe
Det giver mulighed for at opkræve kunder for den periode, de har lejet et skab i.
Trin 1:
Tryk på Skab (nr. 1) i toppen af booking-fanen.
Tryk på Avanceret (nr. 2).
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Du kan her Fakturere alle (nr. 3), Fornye alle bookinger (nr. 4), Udskrive alle fakturer (nr. 5) eller Udskrive alle kontrakter (nr. 6).
Tryk på Luk (nr. 7) for at lukke vinduet.
Trin 3:
Du skal ved fakturering vise og tage stilling til hver enkelt faktura. Nedenstående vindue vil blive vist (nr. 8).
For at sende fakturaen pr. brev gør du følgende:
Tryk på Udskriv (nr. 9)
Fakturaen bliver nu udskrevet på Windows standard printer.
For at sende fakturaen pr. email, fakturerer du kunderne hver for sig.
Flyt et betalt skab
Du flytter et betalt skab ved at følge disse trin:
Trin 1:
Dobbeltklik på den eksisterende skabsreservation.
Dobbeltklik herefter på skabet i venstre side i listen for at fjerne det.
Dobbeltklik efterfølgende på det nye skab i højre side.
Tryk på Opdater reservation.