Hier erfahren Sie, wie Sie mit dem Abzugssystem den täglichen automatischen Versand benutzerdefinierter Berichte per E-Mail einrichten. So erhalten Sie Auslastungsberichte, Umsatzberichte oder andere Kennzahlen jeden Tag zur gleichen Uhrzeit.

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Mit dem Abzugssystem sendet FlexyBox jeden benutzerdefinierten Bericht täglich zu einer festen Uhrzeit per E-Mail. Sie legen selbst fest, wann der Bericht gesendet wird, welchen Bericht Sie senden und wer ihn erhält.

So behalten Sie wichtige Kennzahlen im Blick, ohne jeden Tag daran denken zu müssen, Berichte manuell abzurufen.

Um einen Auslöser zu erstellen, der Ihren Bericht täglich automatisch sendet, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Gehen Sie zu Konfiguration > FlexyBox Administration > Module > Abzugssystem.

Schritt 2: Wählen Sie unter Auslösertypen die Option Kunden aus.

Schritt 3: Klicken Sie auf Neuer Auslöser.

Schritt 4: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Auslöser ein, z. B. „Auslastungsbericht täglich um 8 Uhr senden“ oder „Täglicher Umsatzbericht“.

Schritt 5: Wählen Sie unter Wann soll die Regel ausgeführt werden die Option Täglich aus, und geben Sie im Feld Datum die Uhrzeit ein, z. B. 8:00 Uhr.

Schritt 6: Lassen Sie den Bereich Nur wenn Folgendes erfüllt ist leer. Für den Versand des Berichts sind keine Bedingungen nötig.

Schritt 7: Wählen Sie unter Was wird passieren die Option Nachricht mit Anhängen senden aus.

Schritt 8: Geben Sie im Feld Empfänger eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein, an die der Bericht gesendet werden soll.

Schritt 9: Lassen Sie das Feld Dokumentvorlage leer.

Schritt 10: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Senden Sie eine Nachricht an inaktive Kunden.

Schritt 11: Klicken Sie unter Anhänge auf Neue Aktion, um Ihren Bericht hinzuzufügen.

Schritt 12: Geben Sie im Feld Name des Anhangs eine Bezeichnung ein, z. B. „Auslastungsbericht“.

Schritt 13: Wählen Sie im Fenster Neuer/bearbeitender Anhang im Feld Dokumentvorlage den benutzerdefinierten Bericht aus, den Sie senden möchten.

Schritt 14: Wählen Sie unter Datei Format das gewünschte Dateiformat für den Bericht aus, z. B. PDF oder Excel.

Schritt 15: Klicken Sie auf OK, um den Auslöser zu speichern.

Wichtig: Der Auslöser sendet den Bericht nun jeden Tag zur angegebenen Uhrzeit. Wenn Sie Uhrzeit, Empfänger oder Bericht ändern möchten, bearbeiten Sie den Auslöser im Abzugssystem.

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Wenn Sie jeden Morgen um 8:00 Uhr einen Auslastungsbericht erhalten möchten, erstellen Sie einen Auslöser mit dem Namen „Auslastungsbericht täglich um 8 Uhr senden“. Stellen Sie dann den täglichen Versand auf 8:00 Uhr ein, und fügen Sie Ihren benutzerdefinierten Auslastungsbericht als Anhang im PDF-Format hinzu.

Ab dem nächsten Tag erhalten Sie den Bericht jeden Morgen um 8:00 Uhr automatisch per E-Mail.