Forberedelse
For at kunne integrere med et bogføringssystem har FlexyBook behov for kontonumre på:
alle varegrupper
alle betalingstyper (dankort/kontant/Nets mm.)
og nogle få special konti.
Når kontonumrene er tastet ind, vil systemet kunne eksportere data med dagsrapportens tal samt de tilhørende kontonumre.
Special konti:
Bankafstemningskonto
Hvis dit bogføringssystem ikke har indbygget en bankafstemningsfunktion, anbefaler FlexyBox, at du opretter en bankafstemningskonto, hvor du afstemmer de reelle bankindbetalinger fra banken med de indbetalinger, som er blevet registreret i systemet.
Således er det let at sikre, at opsætningen og registreringer er korrekt, da denne afstemningskonto altid bør være i nul.
Hvis du benytter en bankafstemningskonto, skal dette kontonummer indtastes på Bankindbetalingstypen i vores system.
Husk! Konto bør ikke oprettes, hvis du benytter economic. Benyt istedet den indbyggede bankafstemning.
Nets opkrævninger
Kunder, der benytter NETS, anbefaler vi at oprette yderligere 1 afstemningskonto.
1 afstemnings konto til alle Betalingsservice betalinger - fx "Afstemning BS betalinger"
Denne konto vil gå i 0 omkring d. 10. i hver måned afhængig af antallet af helligdage.
Opsætning
Sådan sætter du kontonumre op
Kontonumrene indtastes under henholdvis varegrupper, kasse opgørelsesværdier og i avanceret opsætning.
Indtastning af kontonumre for varegupper sker således:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Kasse system, og tryk efterfølgende på Varekartotek.
Højreklik på den varegruppe, som du ønsker at ændre/indtaste kontonummer på (nr. 1).
Indtastning af kontonumre for betalingstyperne sker således:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Kasse system, og tryk efterfølgende på kasse opgørelse
Tryk på Værdier (nr. 2), og tryk enten på Opret Ny (nr. 3)
eller
tryk på en eksisterende værdi (nr. 4) og tryk på Rediger (nr. 5).
Indtastning af kontonumre for specialkontoerne sker således:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grund opsætning, og tryk efterfølgende på Avanceret opsætning.
Tryk på Eksport af data (nr. 6) og indtast kontonumre i felterne (nr. 7)
Husk! Ændringer træder først i kraft efter service er genstartet. Det kan kun gøres af en Flexybox medarbejder.
Sådan sætter du moms op
Nogle bogføringssystemer kræver også en bogføringskode til moms (Disse er mange gange S25 eller U25 for 25% moms)
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Kasse system, og tryk efterfølgende på Varekartotek.
Tryk på Moms (nr. 8) og tryk på Opret moms (nr. 9).
Indtast Navn, Procentsats og Bogføringskode, og tryk Opret moms.
Valg af integration
For at aktivere din economic integration skal du besøge følgende side og følge vejledningen. http://v2.flexybox.com/#/bogfoering/economic
Herefter skal du benytte følgende vejledning til at godkende dagsrapporter. Direkte integration - godkendelse af dagsrapporter
Info: Integrationen kræver, at der i economic er oprettet en kassekladde, som hedder "FlexyBox". Ved flere afdelinger, skal der oprettes en kassekladde pr. afdeling.
Hvis du ønsker, at kladden skal have et andet navn, kan dette ændres ved at følge disse trin:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grund opsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Tryk på pil ned ved Integrationer (nr. 1),
Tryk på pil ned ved Bogføring (nr. 2)
Tryk på E-Conomic (nr. 3).
Du kan angive/ændre navn ved Klassekladde som der bogføres til (nr. 4).
Tryk på OK for at gemme ændringerne.
Systemet kan indstilles til automatisk at sende kommafiler, dagsrapporter, dankort, kvitteringer samt andre indlæste bilag til en eller flere emailadresser.
For at aktivere integrationen, skal du gøre følgende:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grund opsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Tryk på pil ned ved Kassesystem (nr. 1), og tryk på Bogføring (nr. 2).
Vælg det økonomisystem, du vil oprette integration til ved Økonomisystem (nr. 3).
Rul ned.
Vælg modtagere ved Modtagere ved email integration (nr. 4).
Vælge hvornår systemet skal sende email afsted (nr. 5). Som standard vil systemet sende en email pr dag. Emailen sendes så snart dagen er godkendt. Se Godkendelse af dagsrapporter
Der kan som et tilvalg opsættes en påmindelse som x dage efter dagen udsende information om at dagen endnu ikke er godkendt (nr. 6).
Hvis man ønsker, kan kommafilen udtrækkes for f.eks. 14 dage, hvorpå hver dag vil stå enkeltvis. Desuden kan der oprettes en påmindelse som automatisk sørger for at maile kommafilen, f.eks. én gang om måneden.
Systemet indeholder allerede en standard skabelon til kommafilen, som kan rettes efterfølgende hvis det pågældende bogføringssystem har behov for det. Ligeledes behøver man ikke vente til man har indtastet alle kontonumre, før man laver en kommafil. Kommafilen vil i så fald bare mangle disse numre, som man kan indtaste i systemet når det bliver relevant.
Man kan udtrække samme kommafil så mange gange man vil for samme periode, så hvis man finder ud af at der mangler rettelser til kommafilen, kan dette rettes i systemet og en ny kommafil kan dannes med rettelserne.