Med Bestillingsappen fra FlexyBox gør du det nemt for dine medarbejdere at yde en god service til gæsterne.
I appen kan du bl.a. oprette bestillinger og skrive kommentarer, hvilket sikrer, at bestillingen hurtigt bliver leveret til køkkenet, og hvis kunden har særlige ønsker, bliver disse noteret.
Medarbejderne kan i appen også få et overblik over de borde, som de er ansvarlige for. De kan blive gjort opmærksom på, hvornår de har været ved et bord, samt hvilke ting de skal huske at spørge gæsterne om. Dette øger chancen for, at gæsterne går fra bordet med en god oplevelse af servicen.
Denne vejledning indeholder følgende emner ift. at sætte bestillingsappen op:
Installer og registrer bestillingsapp / FlexyOrder
Denne vejledning forklarer, hvordan du installerer og opsætter en bestillingsapp til håndholdte enheder som eksempelvis iPad eller iPod.
Husk! Bestillingsapp'en fungerer kun med IOS styresystemer som eksempelvis iPad, iPod og iPhone.
Husk! For at opsætte din bestillingsapp, skal du følge denne vejledning: Opsætning af bestillings-app
Installer bestillingsapp
Trin 1:
Gå ind på App store og søg på 'FlexyOrder' på den enhed, som du ønsker at installere appen på (nr. 1).
Tryk på Hent.
Trin 2:
Nu er bestillingsappen installeret, og du skal have registreret appen i dit system.
Registrer bestillingsapp i Flexybox-systemet
For at fortælle appen, at den skal kommunikere med FlexyBox systemet, skal du hente en nøgle. Nøglen finder du ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning (nr. 1).
Tryk på Hent Nøgle (nr. 2) Denne kan også hedde Hent startup kode.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Du finder nøglen på siden (nr. 3). Du skal nu indtaste den i bestillingsapp'en.
Trin 3:
Når du åbner appen første gang, vil du blive bedt om at skrive en Startup Kode (nr. 4). Det er nøglen fra FlexyBox systemet.
Tryk på Tilslut (nr. 5).
Appen er nu forbundet til dit system.
Trin 4:
For at medarbejderne kan logge ind i systemet, skal de indtaste et Bruger ID (nr. 6) og efterfølgende trykke på Login (nr. 7). Du finder dit bruger ID ved at følge vejledningen: Sådan finder du bruger ID, som du finder nedenfor.
Find et bruger ID
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på Kunde- og personalekartotek.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Personale (nr. 1).
Tryk på den ønskede medarbejder (nr. 2).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Medarbejder (nr. 3).
Se Bruger ID i feltet ved Almindelig kode (nr. 4).
Opret områder til håndholdte enheder ved bestillingsapp / FlexyOrder
I systemet kan du oprette områder til dine håndholdte enheder, som du kan bruge til bestillingsapp'en.
Dette kan sikre, at du kan få de håndholdte enheder til at udskrive.
Opret områder til håndholdte enheder
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk på Systemindstillinger.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Kassesystem (nr. 1).
Tryk på Håndholdte enheder (nr. 2).
Tryk på Rediger ved Områder (nr. 3).
Trin 3:
Tryk på det grønne plus (nr. 4).
Angiv Navn (nr. 5). Navnet bliver vist for dette område i områdeoversigten i bestillingsapp'en.
Angiv Område ID for dette område (nr. 6).
Tryk på pil ned under Startop side og vælg den side, der skal åbnes som standard (nr. 7).
Tryk på pil ned under Icon og vælg det ikon, der bliver vist for dette område i områdeoversigten i bestillingsapp'en (nr. 8).
Tryk på pil ned under Arbejdsstation og vælg den arbejdsstation, som salg og andre handlinger bliver foretaget på (nr. 9).
Tryk på de tre prikker under Printer overstyring, og vælg en anden printer, hvis du ikke ønsker at bruge arbejdsstationens standard printer (nr. 10).
Sæt flueben under Print ikke bestillings bon (nr. 11), hvis du ikke ønsker, at en bestillingsbon bliver printet, når en bestilling oprettes eller ændres.
Tryk på OK i Bestilligns app område-vinduet for at oprette områder.
Tryk på OK i indstillings-vinduet for at gemme ændringer.
Opret hovedgrupper, varer og varegrupper i bestillingsapp / FlexyOrder
Når du har installeret din bestillingsapp, er den til at begynde med tom. Der er altså ikke nogle varer i den. Disse skal du selv tilføje.
Vejledningen indeholder følgende:
Sådan opretter du en hovedgrupper
Sådan tilføjer du en vare
Sådan tilføjer du en varegruppe
Opret en hovedgruppe
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Kassesystem, og tryk efterfølgende på Håndholdte varegrupper (Du skal muligvis rulle op indtil Håndholdte varegrupper bliver synlig).
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Du skal nu oprette de forskellige hovedgrupper, som du ønsker at have i bestillingsapp'en.
Tryk på det blå plus (nr. 1).
Den nye hovedgruppe kommer under Opret ny (nr. 2). I eksemplet er det Test.
Angiv navn på den nye hovedgruppe (nr. 3). I eksemplet har vi blot kaldt den Test.
Tryk på det røde kryds for at slette en hovedgruppe eller tryk på enten pil op eller pil ned for at ændre på rækkefølgen af en hovedgruppe i bestillingsapp'en (nr. 4).
Gentag trin 2 indtil du har alle de hovedgrupper, du ønsker i bestillingsapp'en.
Du har nu oprettet en hovedgruppe, og du skal herefter tilføje enten en vare eller en varegruppe. Det gør du ved at følge de to nedenstående vejledninger.
Tilføj en vare
Trin 1: Du skal nu tilføje en eller flere varer til de hovedgrupper, du har oprettet.
Tryk på den hovedgruppe, du vil tilføje varer til (nr. 1).
Tryk på Tilføj (nr. 2).
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Dobbeltklik på de varer, du ønsker at tilføje (nr. 3).
De valgte varer bliver placeret i feltet under Valgte varer (nr. 4).
Tryk på OK (nr. 5).
Trin 3: Varerne er nu blevet tilføjet til hovedgruppen (nr. 6).
Gentag trin 1 og trin 2 ved de andre hovedgrupper, som du har oprettet, for også at tilføje varer i disse.
Tryk på Gem.
Du har også mulighed for at tilføje varegrupper. Det gør du ved at følge den næste vejledning.
Tilføj en varegruppe
Trin 1:
Du kan tilføje hele varegrupper fra varekartoteket. På den måde kommer alle varer, som ligger under den valgte varegruppe med, hvor du efterfølgende kan fravælge dem individuelt.
Tryk på den hovedgruppe, du vil tilføje varegrupper til (nr. 1).
Tryk på pil ned ved Type (nr. 2)
Tryk på Varegruppe (nr. 3).
Trin 2:
Du har nu valgt typen Varegruppe (nr. 4).
Tryk på pil ned ved Gruppe (nr. 5).
Tryk på den varegruppe, du ønsker at tilføje (nr. 6).
Trin 3:
Varegruppen med varerne er nu automatisk blevet tilføjet til hovedgruppen (nr. 7).
Trin 4: Ud for hver vare er der et grønt flueben.
Hvis du trykker på det grønne flueben, så bliver det lavet om til et rødt kryds, hvilket betyder, at du har fravalgt varen (nr. 8).
Tryk på Gem (nr. 9), når du er færdig med at tilføje varer til alle dine hovedgrupper.
Du er nu klar til at tage imod bestillinger.
Opret spørgsmål på varer til bestillingsapp / FlexyOrder
I systemet kan du oprette spørgsmål på varer til bestillingsapp.
Funktionen gør, at du kan styre, hvilke spørgsmål der skal stilles til kunden, hvis kunden vælger at bestille bestemte varer.
Dette kan være relevant, hvis du gerne vil huske dine medarbejdere på, at de skal spørge ind til madoplevelsen eller om kunderne ønsker flere drikkevarer til maden.
Info: Du kan se, hvordan du markerer, at spørgsmålet er blevet stillet af medarbejderen i bestillings-app'en ved at følge denne vejledning: Sådan bruger du swipe i bestillingsapp'en
Du opretter spørgsmål på varer til bestillingsapp ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Kassesystem, og tryk efterfølgende på Regningsliste punkter.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Tilføj (nr. 1).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Indtast navn ved Indtast punktets navn (nr. 2).
Tryk på pil ned ved Ikonet der vises når punktet ikke er løst og vælg et ikon, der er relevant for punktet/spørgsmålet (nr. 3).
Tryk på pil ned ved Ikonet der vises når punktet er løst og vælg et ikon, der er relevant for punktet/spørgsmålet (nr. 4) .
Info: Ikonerne er ofte ens.
Tryk på Tilføj (nr. 5) for at tilføje varer til punktet/ spørgsmålet.
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Dobbeltklik på den vare, hvor medarbejderen skal stille spørgsmålet. (nr. 6).
Varen bliver nu tilføjet i feltet under Valgte varer (nr. 7).
Tryk på OK.
Trin 5:
Når du har udfyldt felterne og tilføjet varerne, skal du trykke på OK i Regningsliste punkt-vinduet for at oprette punktet/spørgsmålet.
Skjul fanen 'Aktiviteter' i Bestillingsapp / FlexyOrder?
Du kan skjule fanen 'Aktiviteter' i Bestillingsapp / FlexyOrder ved at slette de baner, du har oprettet i systemet.
Du kan se, hvordan du administrerer dine baner i denne vejledning: Sådan opretter du baner
Hvis du ikke skal bruge de oprettede baner, kan du markere og slette dem. Når der ikke længere er oprettet nogle baner, vil Bestillingsapp / FlexyOrder ikke længere vise fanen 'Aktiviteter' (nr. 1).
Aktiver ankomstlisten på FlexyOrder
I systemet kan du aktiverer ankomstlisten på FlexyOrder.
Du kan på den måde se ankomstlisten og tillade check in.
Funktionen er tilgængelig fra 22.2.253
Du aktiverer ankomstlisten på FlexyOrder ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Kassesystem (nr. 1).
Tryk på Håndholdte enheder (nr. 2).
Rul ned indtil du kommer til Vis 'ankomst liste'.
Sæt flueben ved Vis 'ankomst liste' (nr. 3).
Tryk på OK (nr. 4).
Hvordan finder jeg versionsnummer på bestillingsapp / FlexyOrder?
På bestillingsapp'en kan det være nødvendigt at finde versionsnummeret, hvis du får brug for hjælp af FlexyBox support.
Når FlexyBox support ved, hvilken version af app'en du arbejder i, er det lettere for dem at finde evt. fejl.
Du finder versionsnummer på FlexyBox ved at følge disse trin:
Trin 1:
Hvis du er logget ind i app'en, skal du først logge ud af app'en, så du får forsiden frem.
Tryk derefter på FlexyBox logoet (nr. 1).
Trin 2:
Der kommer nu et versionnummer frem i bunden af app'en (nr. 2).
Informer FlexyBox support om versionsnummeret.
Lav setup iPods i FlexyBox bestillingsapp / FlexyOrder
Du kan have behov for at ændre, hvilken virksomhed bestillingsapp'en skal tilknyttes.
Dette kan eksempelvis være relevant, hvis du skifter afdeling eller arbejdsplads.
Du laver setup iPods af FlexyBox Bestillingsapp ved at følge disse trin:
Trin 1:
Åben bestillingsapp'en.
Tryk på feltet under Bruger ID og skriv setup (nr. 1).
Tryk på Login (nr. 2).
Trin 2:
Indtast koden under Startup Kode (nr. 3). Du finder startup koden / nøglen ved at følge denne vejledning: Sådan finder du startkoden
Tryk på Tilslut (nr. 4).
Du er nu logget ind i bestillingsapp'en på en ny virksomhed.
Aktiver varekommentar / intern kommentar i bestillingsapp / FlexyOrder
I systemet kan du aktivere, at du kan tilføje en varekommentar til app'en.
Dette kan være relevant, hvis du gerne vil give mulighed for, at der kan blive skrevet en kommentar til en eller flere varer.
Du aktiverer varekommentar / intern kommentar i bestillingsapp:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Kassesystem (nr. 1).
Tryk på Håndholdte enheder (nr. 2).
Sæt flueben ved Aktivér varekommentar på alle vare (nr. 3).
Tryk på OK for at gemme ændringen.
Trin 3: Du skal nu gå ind i bestillingsapp'en.
Du skal holde den vare nede, som du gerne vil tilføje en kommentar til (nr. 4). I eksemplet er det Grønne asparges.
Der vil efterfølgende komme et vindue frem, hvor du kan tilføje en kommentar (nr. 5).
Slå push-beskeder til, så du får besked, når et bord skifter farve i bestillingsapp / FlexyOrder
I systemet kan du slå push-beskeder til, når et bord skifter farve, så medarbejderen, som har ansvaret for bordet, får besked på sin iPod eller iPhone.
Funktionen gør, at medarbejderne bliver gjort opmærksom på, at de ikke har besøgt et bord i længere tid. Det sikrer fokus på besøgsflowet af bordene og optimerer kundeservicen.
Du slår push-beskeder til, så du får besked, når et bord skifter farve ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Booking systemer (nr. 1).
Tryk på Bordbestilling (nr. 2).
Rul ned indtil du kommer til Bord farve styring.
Tryk på Rediger ved Bord farve styring (nr. 3).
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på den bordfarve du ønsker at sende push-beskeder fra (nr. 4). I eksemplet er det 15 min inaktiv.
Sæt flueben ved Send push besked når denne farve vises (nr. 5).
Tryk på OK i Bord farve styringsvinduet for at slå push-beskeder til.
Tryk på OK i indstillingsvinduet for at gemme ændringen.
Aktiver/deaktiver automatisk print af salgskvitteringer / bestillingsbon på håndholdte bestillingsapp / FlexyOrder
I systemet kan du aktivere eller deaktivere, at der automatisk bliver printet en bestillingsbon på jeres håndholdte bestillingsbon.
Du kan på den måde selv bestemme, hvor meget papir I har behov for at printe.
Du aktiverer/deaktiverer automatisk print af bestillingsbon på håndholdte bestillingsapp ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Kassesystem (nr. 1).
Tryk på Håndholdte enheder (nr. 2).
Tryk på Redigér ved Områder (nr. 3).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på det grønne plus eller på et eksisterende område (nr. 4).
Rul ned indtil du kommer til Print ikke bestillings bon.
Sæt flueben eller fjern flueben (nr. 5). Hvis du sætter et flueben, så fjerner du bestillingsbon, der bliver printet, når en bestilling oprettes eller ændres.
Tryk på OK i Bestillings app områder-vinduet (nr. 6).
Tryk på OK i Indstillingsvinduet for gemme ændringer.
Se egne borde og overdrage et bord til en anden medarbejder i bestillingsapp / FlexyOrder
I bestillingsapp'en kan du se alle borde i dit område, men du kan også få lov til kun at se dine egne borde. Det skaber et større overblik over egne borde.
Du kan samtidig overdrage et bord til en anden kollega. Det kan være relevant, hvis din vagt er ovre, men bordet har endnu ikke afregnet.
Vejledningen indeholder følgende:
Sådan ser du egne borde
Sådan overfører du et bord til en anden medarbejder
Du ser egne borde og overdrager et bord til en anden medarbejder i bestillingsapp'en ved at følge disse trin:
Se egne borde
Trin 1:
Opret et bord (nr. 1).
Under Borde (nr. 2) kan du se alle borde i dit område.
Tryk på Dine regninger (nr. 3). Her kan du se dine egne borde (nr. 4).
Overfør et bord til en anden medarbejder
Trin 1:
Tryk på FlexyPOS (nr. 1), og tryk derefter på Vis alle regninger (nr. 2).
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på den ønskede regning (nr. 3).
Trin 3: Regningen åbnes.
Tryk på Flere muligheder i den øverste fane (nr. 4).
Tryk på Overdrag reg. (nr. 5).
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på den medarbejder, som du vil overdrage regningen til (nr. 6).
Tryk på OK (nr. 7).
Regningen/bordet er nu bliver overdraget til din kollega.
Brug swipe i bestillingsapp / FlexyOrder
I bestilingsapp'en kan du anvende swipe-funktionen.
Funktionen gør, at du kan markere, hvad du har gjort ved det pågældende bord. Dette kan være relevant, hvis du vil holde øje med, om personalet er gode nok til at få besøgt bordene og spurgt ind til madoplevelsen eller mersalg.
Du bruger swipe i bestillingsapp'en ved at følge disse trin:
Trin 1:
Log ind på bestillingsapp'en.
Her skal du først bruge startkoden for afdelingen. Den finder du ved at følge denne vejledning: Sådan finder du startkodenLog ind med den pågældende medarbejders bruger ID.
Trin 2:
Gå ind i oversigten over dine borde (nr. 1).
Trin 3:
For at tilkendegive at medarbejderen har besøgt bordet, skal medarbejderen swipe fra venstre til højre.
Der dukker nu et bord-ikon med teksten Besøg op.
Tryk på Besøg-ikonet (nr. 2).
Trin 4:
Bordet vil nu blive grønt (nr. 3).
Trin 5:
For at tilkendegive at medarbejderen har spurgt kunderne om eksempelvis madoplevelsen eller mersalg, skal du swipe fra højre til venstre.
Der dukker nu forskellige ikoner op afhængig af, hvad du har oprettet af spørgsmål til bestemte varer.
Info: Du opretter spørgsmål på varer ved at følge denne vejledning: Opret spørgsmål på varer til bestillingsapp
Tryk på det ikon, du gerne vil markere som udført (nr. 4).
Trin 6:
Ikonet bliver nu grønt, hvilket viser, at medarbejdere har spurgt kunderne om det pågældende spørgsmål.
Lav statistik på regning med checklister i bestillingsapp / FlexyOrder
Du laver statistik ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk efterfølgende på Brugerdefinerede rapporter.
Trin 2:
Tryk på Ny almindelig (nr. 1).
Trin 3:
Tryk på Nyt felt (nr. 2).
Trin 4:
Tryk på Salgsinformation (nr. 3).
Trin 5:
Tryk på pil ned ved Feltet skal vise og rul ned (nr. 4).
Du kan nu vælge mellem Aktive checklister og Unikke og markeret checklister (nr. 5).
Udfyld resten af felterne ift. det du ønsker, at rapporten/statistikken skal vise.
Få vist mine borde på bestillingsapp / FlexyOrder
I systemet kan du aktivere fanen 'dine borde' i FlexyOrder, så du har mulighed for kun at se de borde, du har ansvaret for, i stedet for alle borde.
Funktionen er tilgængelig fra 21.4.114.0 og frem.
Du aktiverer fanen 'dine borde' ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Kassesystem (nr. 1).
Tryk på Håndholdte enheder (nr. 2).
Sæt flueben ved Vis 'Dine borde' fane (nr. 3). Dette vil gøre, at en ekstra fane med medarbejderens borde vil blive vist.
Tryk på OK for at gemme ændringen.
Trin 3:
Du kan nu logge ind i Bestillingsapp'en / FlexyOrder og se fanen: Dine borde (nr. 4).
Få vist mine regninger på bestillingsapp / FlexyOrder
I systemet kan du aktivere fanen 'dine regninger' i FlexyOrder, så du har mulighed for kun at se de regninger, du har ansvaret for, i stedet for alle regninger.
Funktionen er tilgængelig fra 21.4.114.0 og frem.
Du aktiverer fanen 'dine regninger' ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Kassesystem (nr. 1).
Tryk på Håndholdte enheder (nr. 2).
Sæt flueben ved Vis 'regninger' fane (nr. 3). Dette vil gøre, at en ekstra fane med medarbejderens regninger vil blive vist.
Tryk på OK for at gemme ændringen.
Trin 3:
Du kan nu logge ind i Bestillingsapp'en / FlexyOrder og se fanen: Dine regninger (nr. 4).