Spørgsmål:
Hvordan sætter jeg en trigger op, der sender en kunde/medarbejder en besked på en speciel dag?
Svar:
I systemet kan du oprette en trigger-regel, som kan sende en kunde eller medarbejder en besked på en speciel dag.
Det er relevant, hvis du eksempelvis vil sende en besked på kunden eller medarbejderens fødselsdag, på en rund fødselsdag eller hvis medlemmet ikke har fremmødt i et angivet stykke tid.
Du kan også sætte trigger-reglen op til at sende besked til en anden og på et andet tidspunkt. Det kan eksempelvis være at sende en besked til chefen dagen før en medarbejders fødselsdag.
Du sætter trigger-reglen op ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk efterfølgende på Trigger system.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Kunder (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Angiv navn på reglen (nr. 3).
Angiv, hvornår reglen skal udføres og på hvilket tidspunkt (nr. 4). Ved eksemplet med at sende besked på medarbejderens fødselsdag, skal du vælge Dagligt og et tidspunkt, som du finder passende.
Angiv hvor ofte reglen skal ske (nr. 5). Det kan eksempelvis være relevant, hvis du vil begrænse antal beskeder til kunden. Du kan her skrive et maksimalt antal gange reglen må udføres. Det kan være nyttigt, hvis du ikke vil skrive til en kunde HVER gang de ikke har fremmødt i X antal dage, men maksimalt én gang om måneden.
Tryk på det grønne plus (nr,. 6) for at bestemme, hvad der gør, at beskeden skal sende.
Der åbnes et nyt vindue. Tryk på Hvis kunden (ikke) er medarbejder (nr. 7).
Tryk på Fortsæt (nr. 8).
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Du skal nu vælge om kunden skal være markeret som medarbejder (nr. 9). I eksemplet vælger vi Kunden skal være medarbejder.
Tryk på OK.
Trin 5: Filtret er tilføjet (nr. 10).
Tryk på det grønne plus igen (nr. 11).
Tryk på Hvis kunden har fødselsdag (nr. 12).
Tryk på Fortsæt (nr. 13).
Trin 6: Der åbnes et nyt vindue.
Du skal nu vælge hvornår den skal udføres (nr. 14). I eksemplet vælger vi, at reglen udføres på dagen. Det er også her, at reglen udføres dagen før, hvis det er chefen, der skal have beskeden.
Trin 7: Filtret er tilføjet (nr. 15).
Tryk på det grønne plus (nr. 16).
Der åbnes et nyt vindue. Tryk på Send besked (nr. 18).
Tryk på Fortsæt (nr. 18).
Trin 8: Der åbnes et nyt vindue.
Vælg hvilket medie (SMS, Mail, Intern), du vil afsende beskeden på, og hvem du sender beskeden til (nr. 19).
Du kan også benytte en standard skabelon, hvis du eksempelvis vil give medarbejderen eller kunden en gave eller rabat. Hvis den rette skabelon ikke findes i listen, kan du oprette en. Se et eksempel på oprettelse af en skabelon i denne vejledning: Sådan opretter du en skabelon
Send altid til en anden fast person: Denne skal du anvende, hvis du gerne vil sende en besked om mærkedage/fødselsdage til en fast person, som f.eks. chefen eller centerleder der gerne vil have besked om medarbejdernes fødselsdag/jubilæum. Vælg herefter mail på den pågældende person.
Tryk på OK.
Trin 9: Handlingen er tilføjet (nr. 20).
Du kan i triggersystemet teste reglen.
Du skal først oprette en kunde med en fødselsdag, og derefter trykke på Test regel (nr. 21).
Trin 10: Der åbnes et nyt vindue.
Fremsøg kunden (nr. 22).
For at ovenstående regel virker, er det naturligvis et krav, at fødselsdagen er sat ind på medarbejderen.