Introduktion

Triggersystemet er et kraftfuldt værktøj, der giver dig mulighed for at automatisere kommunikation og arbejdsgange i FlexyBox. I stedet for at håndtere gentagne opgaver manuelt, kan du opsætte regler, der automatisk reagerer, når noget sker i systemet.

En trigger-regel består af tre grundelementer:

Udløser — den hændelse der starter reglen, f.eks. at en kunde opsiger sit medlemskab, gennemfører et køb, eller dagligt.
Filter — en afgrænsning af hvilke kunder eller objekter reglen gælder for, f.eks. kun kunder med et bestemt medlemskab eller et specifikt kundetag
Handling — det der skal ske, f.eks. at sende en email, tilføje et kundetag eller notificere en medarbejder

Systemet understøtter både hændelsesbaserede triggers, der aktiveres i det øjeblik noget sker, og tidsbaserede triggers, der kører dagligt på et fast tidspunkt og behandler kunder baseret på datoer

Du finder triggersystemet under Opsætning → Flexybox Administration → Moduler → Triggersystem i FlexyBox.

Bemærk – systembelastning ved mange triggers

⚠️ Bemærk – systembelastning ved mange triggers

Triggersystemet er ressourcekrævende, og hvis der er opsat mange regler der kører dagligt, kan det påvirke systemets hastighed i det tidsrum hvor de afvikles. Dette gælder særligt i perioder med høj aktivitet.

For daglige triggers anbefales det kraftigt, at du indstiller afviklingstidspunktet til uden for travle perioder — f.eks. om natten eller tidligt om morgenen inden centeret / Lokationen åbner. På den måde sikrer du, at systemet kører optimalt i åbningstiden, og at dine kunder og medarbejdere ikke oplever forsinkelser.

Sådan opretter du en trigger eller redigere en trigger

En triggerregel gør det muligt at automatisere processer i systemet. Før du gemmer din trigger, skal du konfigurere de tre elementer, som definerer triggerens adfærd.

Step 1 - Gå til triggersystemet:

Tryk på Opsætning, og tryk derefter på Flexybox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk efterfølgende på Triggersystem.

Step 2 - Vælg den relevante triggertype:

Her skal du vælge hvilken triggertype du ønsker at lave ud fra listen over triggertyper. Se listen af triggertyper her samt tilhørende beskrivelser og eksempler på brug af triggers.

Når du har valgt den triggertype du ønsker at oprette, klikker du på "Ny trigger"

Begreb	Definition
Triggertype	Den type trigger område som reglen er knyttet til — f.eks. Medlemskab eller Kunde. Triggertypen er en overordnedet kategorisering af triggere, som bestemmer hvilke udløsere og filtre der er tilgængelige, samt en måde at holde overblik over ens aktive triggere

Triggertype	Beskrivelse	Eksempler på brug / handlinger
Automatisk opkrævning	Aktiveres når en automatisk betaling forsøges — ved succes eller fejl.	1. Send kvittering via email ved vellykket betaling 2. Send email til kunden ved fejlet betaling 3. Sæt kundetype til "Restance" ved fejlet betaling 4. Send besked med vedhæftet faktura 5. Kald webhook til eksternt system ved fejl
Medlemskab opsagt	Aktiveres når et medlemskab opsiges.	1. Send afskedsmail med tilbud om at vende tilbage 2. Sæt kundetype til "Opsagt" 3. Send rabatkupon med genaktiveringsstilbud 4. Kald webhook til eksternt marketing-system 5. Send email til intern medarbejder via beskedskabelon
Medlemskaber	Datostyret trigger knyttet til et medlemskab — f.eks. X dage før udløb.	1. Send fornyelsespåmindelse 30 dage før udløb 2. Send "Sidste chance"-email 7 dage før udløb 3. Send rabatkupon med fornyelsestilbud 4. Sæt kundetype til "Udløbende snart" 5. Tilføj point til konto som fastholdelsesbonus
Kundetidtagning	Aktiveres når en kundes tidtagning ændres.	1. Send bekræftelsesmail til kunden om ændringen 2. Send opdateret skema pr. email 3. Sæt kundetype baseret på ny tidtagningsstatus 4. Kald webhook til eksternt system
Fremmøde	Aktiveres når et fremmøde registreres på en kunde.	1. Send "Tak for besøget"-email 2. Tilføj point til konto pr. fremmøde 3. Send besked ved milepæl (f.eks. 100. fremmøde) 4. Sæt kundetype til "Aktiv" 5. Send gavekort ved opnået fremmødemål
Kunde afmeldt hold	Aktiveres når en kunde afmeldes et hold.	1. Send afmeldings-bekræftelse pr. email 2. Send besked med tilbud om alternativt hold 3. Sæt kundetype til "Afmeldt hold" 4. Kald webhook til eksternt bookingsystem
Kunde tilmeldt til hold	Aktiveres når en kunde tilmeldes et hold.	1. Send tilmeldingsbekræftelse pr. email 2. Send holdinfo og praktiske oplysninger 3. Sæt kundetype til "Aktiv på hold" 4. Send besked til holddeltagere om ny deltager 5. Tilføj point til konto ved tilmelding
Holdaktivitet ændres	Aktiveres når en holdaktivitet ændres.	1. Send besked til alle holddeltagere om ændringen 2. Send opdateret tidsoversigt pr. email 3. Kald webhook til eksternt kalender-system 4. Send SMS/email ved instruktørskift
Før holds seneste fremmøde	Aktiveres 5/10/20 min. før et holds seneste fremmøde.	1. Send besked til holddeltagere med påmindelse 2. Send intern email om næsten tomt hold 3. Kald webhook til eksternt notifikationssystem
Først til mølle-oprykning	Aktiveres når en kunde rykkes op via "Først til mølle".	1. Send besked til kunden om den ledige plads 2. Send email med bookingbekræftelse 3. Sæt kundetype til "Oprykkede via FTM" 4. Tilføj point til konto
Første-til-mølle-vinduet åbnet	Aktiveres når et bookingvindue åbner.	1. Send email til relevante kunder om åbent vindue 2. Send besked til holddeltagere 3. Kald webhook til eksternt system
Mistet plads via først-til-mølle	Aktiveres når en kunde mister sin plads.	1. Send besked om at pladsen er mistet 2. Send email med tilbud om alternativt hold 3. Send rabatkupon som kompensation 4. Sæt kundetype til "Mistet FTM-plads"
Hold aflyst	Aktiveres når et hold aflyses.	1. Send aflysningsbesked til alle holddeltagere 2. Send email med tilbud om alternativt hold 3. Send gavekort som kompensation 4. Kald webhook til eksternt system
Fra venteliste til tilmeldt	Aktiveres når en kunde rykkes fra venteliste til bekræftet plads.	1. Send bekræftelsesmail til kunden 2. Send holdinfo og praktiske oplysninger 3. Sæt kundetype til "Tilmeldt fra venteliste" 4. Anmod om ventelistebetaling
Ny kundekontrakt	Aktiveres når en kontrakt knyttes til en kunde.	1. Send kopi af kontrakten pr. email 2. Send velkomstmail med praktisk information 3. Sæt kundetype til "Ny kontrakt" 4. Kald webhook til eksternt CRM-system
Dagsrapporter	Daglig trigger knyttet til dagsluk.	1. Send daglig rapport pr. email 2. Eksportér fil via FTP til eksternt system 3. Kald webhook med dagens data 4. Send intern oversigt til medarbejdere
Salg foretaget	Aktiveres når et salg gennemføres.	1. Send kvittering pr. email 2. Tilføj point til konto 3. Send rabatkupon ved køb af specifikke produkter 4. Sæt kundetype baseret på køb 5. Kald webhook til eksternt lagersystem
Ind- og udbetalinger	Aktiveres ved oprettelse af betaling eller PBS-afsendelse.	1. Send betalingsbekræftelse pr. email 2. Send besked med vedhæftet faktura 3. Eksportér betalingsdata til eksternt system via FTP 4. Kald webhook til bogføringssystem
Rykker procedure påbegyndt	Aktiveres når en rykker- eller inkassoprocedure igangsættes.	1. Send første rykker-email til kunden 2. Sæt kundetype til "Rykker" 3. Send internt besked til regnskabsafdeling 4. Kald webhook til eksternt inkassosystem
Kunder	Generel trigger ved ændringer på en kundeprofil.	1. Send velkomstmail ved oprettelse 2. Send bekræftelse ved profilopdatering 3. Sæt kundetype baseret på profildata 4. Kald webhook til eksternt CRM 5. Tilføj point som velkomstbonus
Kunde identifikation	Aktiveres når en kunde identificerer sig via adgangskontrol, app eller chip.	1. Send velkomst-email ved første besøg 2. Tilføj point til konto pr. identifikation 3. Sæt kundetype til "Aktiv besøgende" 4. Send gavekort ved jubilæumsbesøg
Restaurantguide-advarsel	Aktiveres når en vares margin falder under en grænse.	1. Send intern email om lav margin 2. Eksportér rapport via FTP 3. Kald webhook til eksternt prissystem
Procedurelister	Aktiveres når en procedureliste afsluttes.	1. Send rapport med resultat pr. email 2. Eksportér data via FTP til eksternt system 3. Kald webhook ved afslutning 4. Send intern besked om afsluttet procedure

Step 3: Opsæt din trigger

En trigger-regel består som sagt af tre grundelementer, du skal tage stilling til, når du laver en ny trigger. Læs definitioner på de tre ting herunder:

Begreb	Definition
Udløser (HVORNÅR skal reglen udføres)	Den specifikke hændelse der får reglen til at aktivere sig — f.eks. Medlemskab opsagt eller Automatisk opkrævning fejlet. Uden en udløser kører reglen dagligt på et fast tidspunkt.
Filter (Kun hvis følgende er opfyldt)	En betingelse der afgrænser hvilke kunder eller objekter reglen gælder for — f.eks. kun kunder med et bestemt tag, eller kun medlemskaber af en bestemt type. Alle filtre skal matche for at handlingen udføres.
Handlinger (HVAD skal der ske?)	Det der skal ske, når udløseren affyres og filtrene er opfyldt — f.eks. send en e-mail, tilføj et kundetag, eller opret en notifikation. En regel kan have flere handlinger.

Billede som viser hvad du skal tage stilling til når du laver en ny trigger

a. Titel til triggerne - Giv en beskrivende titel (kun intern)

Denne tekst er intern.
Formålet er at gøre det nemt for jer selv at se hvad triggeren gør.

b. HVORNÅR triggeren skal udføres (Udløser)

Her vælger du hvornår triggerne skal udføres, dette felt er variere for de forskellig trigger i trin 2.

Du kan dog altid vælge "HVORNÅR" ved at klikke på pilen til dropdown menuen.

(De andre dele vil variere alt efter dit valg af trigger og hvornår)

c. KUN HVIS følgende er opfyldt (filter)

Her kan du specificere kriterier/filtre for hvem/hvad reglen skal berør.
Du kan vælge mellem følgende handlinger.

Tilføj filter - Der bliver åbnet et nyt vindue, med de mulige filtre.
Listen vil variere alt efter hvilken trigger du laver.
Rediger filter - det markerede
Slet filter

d. HVAD skal der ske (handling)

Her skal du vælge hvad triggeren skal gøre, når "hvornår" og "Kun hvis" er opfyldt.
Du kan vælge mellem følgende handlinger.

Tilføj handling - Der bliver åbnet et nyt vindue, med de mulige handlinger.
Listen vil variere alt efter hvilken trigger du laver.
Rediger handling - det markerede
Slet handling

Test af en trigger

Når du har oprettet en trigger-regel, kan du teste den inden den går i drift — uden at skulle vente på, at udløseren sker naturligt.

Sådan tester du en trigger

Åbn trigger-reglen og klik på Test-knappen i værktøjslinjen. Systemet vil herefter beregne, hvilke kunder der ville blive ramt af reglen på den valgte dato, baseret på dine filtre.

Bemærk: Testfunktionen er kun tilgængelig for tidsbaserede triggers (dem uden en udløser, der kører dagligt). Hændelsesbaserede triggers — f.eks. Medlemskab opsagt — kan ikke testes manuelt på samme måde, da de aktiveres automatisk når hændelsen sker.

Hvem kan man teste med?

Når du klikker Test, vises en liste over de kunder, der matcher reglens filtre på den valgte dato. Du kan:

Vælge en enkelt kunde og udføre triggeren kun for den pågældende — praktisk til at verificere at handlingen virker korrekt, f.eks. at den rigtige email sendes
Se hele listen over kunder der ville blive ramt, og vurdere om afgrænsningen er som forventet

Testen er reel — udføres den for en kunde, vil handlingen faktisk blive gennemført (f.eks. sendes en email). Brug derfor en testkundes profil eller vær bevidst om, hvem du vælger, når du tester.

Eksempler på måde at bruge triggersystemet (Use cases for triggersystemet)

Triggersystemet kan anvendes til en lang række automatiseringer i Flexybox. Nedenfor finder du eksempler på typiske anvendelser, som kan hjælpe med at effektivisere arbejdsgange, reducere manuelle opgaver og sikre ensartede processer.