Introduktion
Triggersystemet er et kraftfuldt værktøj, der giver dig mulighed for at automatisere kommunikation og arbejdsgange i Flexybox. I stedet for at håndtere gentagne opgaver manuelt, kan du opsætte regler, der automatisk reagerer, når noget sker i systemet.
En trigger-regel består af tre grundelementer:
Udløser — den hændelse der starter reglen, f.eks. at en kunde opsiger sit medlemskab, gennemfører et køb, eller at det skal ske dagligt.
Filter — en afgrænsning af hvilke kunder eller objekter reglen gælder for, f.eks. kun kunder med et bestemt medlemskab eller et specifikt kundetag
Handling — det der skal ske, f.eks. at sende en email, tilføje et kundetag eller notificere en medarbejder
Systemet understøtter både hændelsesbaserede triggers, der aktiveres i det øjeblik noget sker, og tidsbaserede triggers, der kører dagligt på et fast tidspunkt og behandler kunder baseret på datoer
Du finder triggersystemet under Opsætning → Flexybox Administration → Moduler → Triggersystem i Flexybox.
Bemærk – systembelastning ved mange triggers
⚠️Bemærk – systembelastning ved mange triggers
Triggersystemet er ressourcekrævende, og hvis der er opsat mange regler der kører dagligt, kan det påvirke systemets hastighed i det tidsrum hvor de afvikles. Dette gælder særligt i perioder med høj aktivitet.
For daglige triggers anbefales det kraftigt, at du indstiller afviklingstidspunktet til uden for travle perioder — f.eks. om natten eller tidligt om morgenen inden centeret / lokationen åbner. På den måde sikrer du, at systemet kører optimalt i åbningstiden, og at dine kunder og medarbejdere ikke oplever forsinkelser.
Sådan opretter du en trigger eller redigere en trigger
En triggerregel gør det muligt at automatisere processer i systemet. Før du gemmer din trigger, skal du konfigurere de tre elementer, som definerer triggerens adfærd.
Gå til triggersystemet
Step 1:
Tryk på Opsætning, og tryk på Flexybox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk på Triggersystem.
Vælg den relevante triggertype
Step 2:
Her skal du vælge hvilken triggertype du ønsker at lave ud fra listen over triggertyper (nr. 1). Se listen af triggertyper her samt tilhørende beskrivelser og eksempler på brug af triggers.
Når du har valgt den triggertype du ønsker at oprette, trykker du på Ny trigger (nr. 2).
Begreb | Definition |
Triggertype | Den type trigger område som reglen er knyttet til — f.eks. Medlemskab eller Kunde. Triggertypen er en overordnet kategorisering af triggere, som bestemmer hvilke udløsere og filtre der er tilgængelige, samt en måde at holde overblik over ens aktive triggere |
Triggertype | Beskrivelse | Eksempler på brug / handlinger |
Automatisk opkrævning | Aktiveres når en automatisk betaling forsøges — ved succes eller fejl. | 1. Send kvittering via email ved vellykket betaling |
Medlemskab opsagt | Aktiveres når et medlemskab opsiges. | 1. Send afskedsmail med tilbud om at vende tilbage |
Medlemskaber | Datostyret trigger knyttet til et medlemskab — f.eks. X dage før udløb. | 1. Send fornyelsespåmindelse 30 dage før udløb |
Kundetidtagning | Aktiveres når en kundes tidtagning ændres. | 1. Send bekræftelsesmail til kunden om ændringen |
Fremmøde | Aktiveres når et fremmøde registreres på en kunde. | 1. Send 'Tak for besøget'-email |
Kunde afmeldt hold | Aktiveres når en kunde afmeldes et hold. | 1. Send afmeldingsbekræftelse pr. email |
Kunde tilmeldt til hold | Aktiveres når en kunde tilmeldes et hold. | 1. Send tilmeldingsbekræftelse pr. email |
Holdaktivitet ændres | Aktiveres når en holdaktivitet ændres. | 1. Send besked til alle holddeltagere om ændringen |
Før holds seneste fremmøde | Aktiveres 5/10/20 min. før et holds seneste fremmøde. | 1. Send besked til holddeltagere med påmindelse |
Først til mølle-oprykning | Aktiveres når en kunde rykkes op via 'Først til mølle'. | 1. Send besked til kunden om den ledige plads |
Første-til-mølle-vinduet åbnet | Aktiveres når et bookingvindue åbner. | 1. Send email til relevante kunder om åbent vindue |
Mistet plads via først-til-mølle | Aktiveres når en kunde mister sin plads. | 1. Send besked om at pladsen er mistet |
Hold aflyst | Aktiveres når et hold aflyses. | 1. Send aflysningsbesked til alle holddeltagere |
Fra venteliste til tilmeldt | Aktiveres når en kunde rykkes fra venteliste til bekræftet plads. | 1. Send bekræftelsesmail til kunden |
Ny kundekontrakt | Aktiveres når en kontrakt knyttes til en kunde. | 1. Send kopi af kontrakten pr. email |
Dagsrapporter | Daglig trigger knyttet til dagsluk. | 1. Send daglig rapport pr. email |
Salg foretaget | Aktiveres når et salg gennemføres. | 1. Send kvittering pr. email |
Ind- og udbetalinger | Aktiveres ved oprettelse af betaling eller PBS-afsendelse. | 1. Send betalingsbekræftelse pr. email |
Rykker procedure påbegyndt | Aktiveres når en rykker- eller inkassoprocedure igangsættes. | 1. Send første rykker-email til kunden |
Kunder | Generel trigger ved ændringer på en kundeprofil. | 1. Send velkomstmail ved oprettelse |
Kunde identifikation | Aktiveres når en kunde identificerer sig via adgangskontrol, app eller chip. | 1. Send velkomst-email ved første besøg |
Restaurantguide-advarsel | Aktiveres når en vares margin falder under en grænse. | 1. Send intern email om lav margin |
Procedurelister | Aktiveres når en procedureliste afsluttes. | 1. Send rapport med resultat pr. email |
Opsæt din trigger
Step 3:
En trigger-regel består som sagt af tre grundelementer, du skal tage stilling til, når du laver en ny trigger. Læs definitioner på de tre ting herunder:
Begreb | Definition |
Udløser (HVORNÅR skal reglen udføres) | Den specifikke hændelse der får reglen til at aktivere sig — f.eks. Medlemskab opsagt eller Automatisk opkrævning fejlet. Uden en udløser kører reglen dagligt på et fast tidspunkt. |
Filter (Kun hvis følgende er opfyldt) | En betingelse der afgrænser hvilke kunder eller objekter reglen gælder for — f.eks. kun kunder med et bestemt tag, eller kun medlemskaber af en bestemt type. Alle filtre skal matche for at handlingen udføres. |
Handlinger (HVAD skal der ske?) | Det der skal ske, når udløseren affyres og filtrene er opfyldt — f.eks. send en e-mail, tilføj et kundetag, eller opret en notifikation. En regel kan have flere handlinger. |
Disse felter skal du tage stilling til, når du laver en ny trigger
1 - Titel til triggerne - Giv en beskrivende titel (Denne bruges kun internt)
1 - Titel til triggerne - Giv en beskrivende titel (Denne bruges kun internt)
Formålet er at gøre det nemt for jer at se, hvad triggeren gør.
2 - HVORNÅR triggeren skal udføres (Udløser)
2 - HVORNÅR triggeren skal udføres (Udløser)
Her vælger du, hvornår triggerne skal udføres. Dette felt varierer for de forskellig triggertyper.
Du kan dog altid vælge 'HVORNÅR' ved at klikke på pilen til dropdown-menuen.
(De andre dele vil variere alt efter dit valg af trigger og hvornår)
3 - KUN HVIS følgende er opfyldt (filter)
3 - KUN HVIS følgende er opfyldt (filter)
Her kan du specificere kriterier/filtre for hvem/hvad reglen skal berør.
Du kan vælge mellem følgende handlinger.
Tilføj filter - Der bliver åbnet et nyt vindue med de mulige filtre.
Listen vil variere alt efter hvilken trigger du laver.Rediger filter - Du kan redigere det markerede filter.
Slet filter - Du kan slette det markerede filter.
4. HVAD skal der ske (handling)
4. HVAD skal der ske (handling)
Her skal du vælge, hvad triggeren skal gøre, når 'hvornår' og 'Kun hvis' er opfyldt.
Du kan vælge mellem følgende handlinger.
Tilføj handling - Der bliver åbnet et nyt vindue, med de mulige handlinger.
Listen vil variere alt efter hvilken trigger du laver.Rediger handling - Du kan redigere den markerede handling.
Slet handling - Du kan slette den markerede handling.
Triggertypen - Kunder
"Kunder" er den mest centrale triggertype i Triggersystemet og fungerer som motoren for løbende kundepleje, loyalitet og genaktivering. Triggertypen bruges, når du vil omsætte kundedata og adfærd til konkrete handlinger uden manuelle rutiner.
Du finder kunde triggertype her:
Opsætning -> Flexybox Administration -> Moduler -> Triggersystem -> Kunder
Kort sagt
- Du vælger, hvornår reglen skal starte.
- Du vælger, hvem reglen skal gælde for.
- Du vælger, hvad der skal ske.
Hvis du tænker på triggeren som en simpel sætning, er det nemt:
Når dette sker -> Kun hvis disse kunder matcher -> Så gør systemet dette.
Guide: Sådan bygger du en Kunder-trigger
Step 1: Vælg HVORNÅR reglen skal køre
Typiske muligheder i Kunder:
- Dagligt: God til opfølgning og påmindelser.
- Kunde ændret: God når noget ændres i kundens profil.
- Kundes tag ændret: God til flows, der afhænger af segmenter.
- Kunde åbner Loyalty app: God til adfærdsbaseret kommunikation.
Sådan vælger du rigtigt
- Vælg Dagligt, når du vil finde kunder med en bestemt tilstand eller sikre noget sker hver dag.
- Vælg en hændelse, når du vil reagere med det samme på noget, der lige er sket.
Step 2: Vælg KUN HVIS (filtre)
Filtre bestemmer, hvem der skal rammes. Jo bedre filtre, jo mere relevant besked.
Typiske filtre under Kunder
- Hvis kunden har et aktivt medlemskab.
- Hvis kunden har bestemte tags.
- Hvis kunden har fødselsdag.
- Hvis kunden ikke har fremmødt i et stykke tid.
- Hvis kundens betalingskort er ved at udløbe.
- Hvis kunden er tilmeldt hold i fremtiden.
Step 3: Vælg HVAD der skal ske (handlinger)
Her vælger du, hvad systemet skal gøre, når kunden matcher.
Ofte brugte handlinger
- Send besked (mail, SMS, push eller intern besked).
- Send rabatkupon.
- Opret gavekort til kunden.
- Webhook til eksternt system.
- Tilføj point til pointkonto.
- Tilføj/sæt/fjern tags på matchende kunder.
- Sæt kundetype på matchende kunder.
Vælg handling efter formål
- Vil du informere kunder? Brug Send besked.
- Vil du segmentere kunder? Brug tags eller kundetype.
- Vil du belønne adfærd? rabatter, kupon eller gavekort.
Test af en trigger
Når du har oprettet en trigger-regel, kan du teste den inden den går i drift — uden at skulle vente på, at udløseren sker naturligt.
Sådan tester du en trigger
Step 1:
Åbn trigger-reglen
Tryk på Test regel-knappen i værktøjslinjen (nr. 1). Systemet vil herefter beregne, hvilke kunder, der vil blive ramt af reglen på den valgte dato, baseret på dine filtre (nr. 2).
⚠️ Bemærk: Testfunktionen er kun tilgængelig for tidsbaserede triggers (de triggere uden en udløser, der kører dagligt). Hændelsesbaserede triggers — f.eks. Medlemskab opsagt — kan ikke testes manuelt på samme måde, da de aktiveres automatisk, når hændelsen sker.
Hvem kan man teste med?
Når du trykker på Test regel, vises en liste over de kunder, der matcher reglens filtre på den valgte dato. Du kan:
Vælge en enkelt kunde og udføre triggeren kun for den pågældende — praktisk til at verificere, at handlingen virker korrekt, f.eks. at den rigtige email sendes.
Se hele listen over kunder, der vil blive ramt, og vurdere om afgrænsningen er som forventet.
Testen er reel — udføres den for en kunde, vil handlingen faktisk blive gennemført (f.eks. sendes en email). Brug derfor en testkundes profil eller vær bevidst om, hvem du vælger, når du tester.
Use cases for triggersystemet
Triggersystemet kan anvendes til en lang række automatiseringer i Flexybox. Nedenfor finder du eksempler på typiske anvendelser, som kan hjælpe med at effektivisere arbejdsgange, reducere manuelle opgaver og sikre ensartede processer.
Find triggersystemet
For alle use cases / eksempler gælder det, at du skal gå i triggersystemet. Det gør du ved at gøre følgende:
Tryk på Opsætning, og tryk på Flexybox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk på Triggersystem.
Betalingskort
Påmind kunder om, at deres betalingskort er ved at udløbe
Påmind kunder om, at deres betalingskort er ved at udløbe
Det er med til at sikre, at kunden altid har et aktivt betalingskort i systemet.
Du kan se en videovejledning her: Hvordan sætter jeg en trigger op, der påminder kunder om, at deres betalingskort er ved at udløbe?
Step 1:
Tryk på Kunder (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn på trigger (nr. 1).
Angiv HVORNÅR skal reglen udføres og HVOR OFTE må reglen ske (nr. 2).
Tryk på det øverste grønne plus for oven (nr. 3).
Tryk på Hvis betalingskort er ved at udløbe (nr. 4).
Tryk på Fortsæt (nr. 5).
Step 3:
Vælg, antal dage før kunden skal modtage en besked om, at deres betalingskort udløber (nr. 1). I eksemplet er det 15 dage.
Tryk på OK (nr. 2).
Step 4:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 1).
Vælg en handling. I eksemplet er det Send besked (nr. 2).
Tryk på Fortsæt (nr. 3).
Step 5:
Sæt beskeden op ift. type, skabelon, modtager og rettet mod (nr. 1).
Tryk på OK (nr. 2).
Step 6:
Tryk på OK for at gemme triggeren (nr. 1).
Bookinger / Reservation
Filtr på kunder med en specifik reservation
Filtr på kunder med en specifik reservation
Det kan være relevant, hvis du vil automatisere, at der sendes noget ud til kunder, der har en reservation. Det kan f.eks. være en rabatkode, eller at der kan blive tilføjet et tag til kunderne, der gør dem til VIP.
Du kan på den måde målrette din kommunikation, så den bliver endnu mere relevant for dine kunder.
Du kan se en videovejledning her: Hvordan sætter jeg en trigger op, der filtrerer på kunder med en specifik reservation?
Step 1:
Tryk på Kunder (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn på Trigger (nr. 3). Det kan f.eks. være Kunder der har haft en booking sidste uge.
Vælg, hvornår og hvor ofte reglen skal udføres (nr. 4).
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 5).
Tryk på Hvis kunden har en specifik reservation (nr. 6).
Tryk på Fortsæt (nr. 7).
Step 3:
Angiv om det skal være en relativ periode eller en fast periode (nr. 8).
Ved relativ periode kan du filtrere på interval, hvornår det skal starte og varigheden af det.
Ved fast periode kan du vælge en startdato og en slutdato.
Du kan samtidig filtrere på om kunderne skal have eller ikke skal have et bestemt produkt eller tilbud for, at triggeren går i gang (nr. 9).
Tryk på OK for at gemme ændringerne (nr. 10).
Step 4:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 11).
Vælg, hvilken handling der skal ske (nr. 12). I eksemplet vælger vi Sæt tag på matchende kunder.
Tryk på Fortsæt (nr. 13).
Step 5:
Vælg et tag (nr. 14).
Tryk på Gem ændringer (nr. 15).
Step 6:
Tryk på OK for at gemme triggeren (nr. 16).
Send en besked om fremtidige bookinger til et medlem/kunde
Send en besked om fremtidige bookinger til et medlem/kunde
Dette giver medlemmer/kunder en reminder om, hvilke bookinger de har på den pågældende dag.
Step 1:
Tryk på Kunder (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn på trigger (nr. 3). I eksemplet er det Fremtidige bookinger (nr. 3).
Angiv hvornår og hvor ofte reglen skal ske.
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 4).
Tryk på Hvis kunden er tilmeldt et hold i fremtiden (nr. 5).
Tryk på Fortsæt (nr. 6).
Step 3:
Angiv antal dage før kunden er tilmeldt et hold, som ikke er aflyst (nr. 7).
Hvis du eksempelvis skriver 1, så får kunden en besked om, at han/hun har bookinger om en dag.Tryk på OK (nr. 8).
Step 4:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 9).
Tryk på Send besked (nr. 10).
Tryk på Fortsæt (nr. 11).
Step 5:
Angiv type besked, eksempelvis Mail. Tag stilling til skabelon og hvem det skal sendes til (nr. 12).
Tryk på OK (nr. 13).
Step 6:
Tryk på OK (nr. 14).
Sådan finder du beskeden om fremtidige bookinger
Step 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Dokument skabeloner.
Step 2:
Tryk på Skabeloner (nr. 1).
Tryk på Kunde besked (nr. 2).
Find den rette skabelon i toppen af fanen (nr. 3).
Tryk på Email (HTML) (nr. 4).
Du kan herinde se e-mail beskeden (nr. 5).
Fremmøde
Send en besked til kunder, som ikke har været fremmødt/aktive i en bestemt periode
Send en besked til kunder, som ikke har været fremmødt/aktive i en bestemt periode
Info: Skabelonen er en 'kundebesked', vejledningen her under viser hvordan.
Sådan sætter du en standard besked ind på dokument skabeloner ved email/SMS afsendelse
Step 1:
Tryk på Kunder (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn på trigger (nr. 3).
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 4)
Tryk på Hvis kunden ikke har fremmødt i et stykke tid (nr. 5).
Tryk på Fortsæt (nr. 6).
Step 3:
Angiv, hvor mange dage kunden ikke skal være fremmødt for, at triggeren aktiveres (nr. 7).
Angiv om følgende funktion skal være aktiveret. Hvis ja, skal du angive antal dage inde for, hvor kunden skal have reservationer eller holdbookinger for, at triggeren skal ignoreres (nr. 8).
Angiv, hvilke aktiviteter kunden ikke skal være fremmødt til (nr. 9).
Tryk på OK (nr. 10).
Step 4:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 11)
Tryk på Send besked (nr. 12).
Tryk på Fortsæt (nr. 13).
Step 5:
Angiv, hvilken besked type du ønsker at sende (nr. 14).
Angiv, hvilken skabelon du ønsker at bruge (Denne styrer hvilken tekst der bliver sendt til modtageren) (nr. 15).
Angiv, om der skal være fast modtager, eller der skal sendes til profilerne der matcher triggeren (nr. 16).
Tryk på OK (nr. 17).
Step 6:
Tryk på OK (nr. 18)
Gavekort
Send en mail til personalet, når en kunde køber et særligt gavekort
Send en mail til personalet, når en kunde køber et særligt gavekort
Det kan f.eks. være relevant, hvis gæsten også skal have tilsendt en ekstra PDF med indhold.
Step 1:
Tryk på Salg foretaget (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn på trigger (nr. 3). I eksemplet er det Send email til INFO@ når der sælges et gavekort på webshoppen.
Vælg HVORNÅR skal reglen udføres (nr. 4).
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 5).
Der åbnes et nyt vindue. Tryk på Salget er (ikke) foretaget af en bestemt bruger (nr. 6).
Tryk på Fortsæt (nr. 7).
Step 3:
Vælg Være foretaget af en af de valgte brugere (nr. 8).
Tryk på pil ned ved Brugere (nr. 9).
Vælg WebShop system (nr. 10).
Tryk på OK (nr. 11) for at vælge bruger.
Tryk på OK (nr. 12) for at oprette filter.
Step 4:
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 13).
Tryk på Salget indeholder (ikke) specifikke varer (nr. 14).
Tryk på Fortsæt (nr. 15).
Step 5:
Tryk på Indeholde en af de valgte varer (nr. 16).
Vælg varer. Enten ved at trykke på pil ned eller på plus (nr. 17).
Tryk på OK (nr. 18).
Step 6:
Tryk på den grønne plus (nr. 19)
Tryk på Send besked (nr. 20).
Tryk på Fortsæt (nr. 21).
Step 7:
Vælg type besked der skal sendes (nr. 22). I eksemplet er det Mail.
Tag stilling til skabelon, modtager og målretning (nr. 23).
Tryk på OK (nr. 24).
Step 8:
OK (nr. 25).
Find mail der sendes til personalet, når en kunde køber et særligt gavekort
Du kan finde mailen ved at følge disse trin:
Step 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Dokument skabeloner.
Trin 2:
Tryk på Skabeloner (nr. 1)
Tryk på Salg foretaget (nr. 2).
Vælg skabelon (nr. 3).
Tryk på Email (HTML) (nr. 4).
Du kan nu se beskeden (nr. 5).
Hold
Send en besked til medlemmer vedr. ændring af instruktør på hold
Send en besked til medlemmer vedr. ændring af instruktør på hold
I systemet kan du automatisk sende en besked til medlemmer, som fortæller, hvis der sker ændringer på hold. Det kan eksempelvis være relevant, hvis en anden instruktør overtager holdet.
Du sender automatisk en besked til medlemmer ved ændringer på hold ved først at oprette en skabelon og derefter at oprette en trigger:
Opret skabelon
Step 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Dokumentskabeloner.
Step 2:
Tryk på Skabeloner (nr. 1).
Tryk på Hold ændret (nr. 2).
Tryk på Email (HTML) (nr. 3) for at ændre i den mail der sendes ud.
Indtast den besked du vil sende til kunden i feltet (nr. 4). Du kan tilføje koder ved at trække dem hen i feltet (nr. 5).
Tryk på Gem (nr. 6).
Tryk på kryds i øverste højre hjørne (nr. 7).
Opret trigger
Step 1:
Tryk på Holdaktivitet ændres (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Indtast beskrivelse af reglen (nr. 3). Det kan eksempelvis være Mail hvis hold bliver ændret.
Tryk på pil ned ved HVORNÅR skal reglen udføres (nr. 4) og vælg Holdaktivitet ændret.
Vælg HVOR OFTE reglen sker (nr. 5).
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 6).
Tryk på Instruktøren ændres (nr. 7).
Tryk på Fortsæt. (nr. 8).
Step 3:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 9).
Tryk på Send besked til deltagere (nr. 10).
Tryk på Fortsæt (nr. 11).
Step 4:
Tryk på pil ned ved Send besked som og vælg Email (nr. 12).
Tryk på pil ned ved Dokumentskabelon (nr. 13) og vælg skabelonen, som du lavede i første del af vejledningen; Opret skabelon.
Tryk på Gem (nr. 14).
Step 5:
Tryk på OK (nr. 15).
Send en standard besked, som påmindelse dagen før holdstart til instruktører og medlemmer
Send en standard besked, som påmindelse dagen før holdstart til instruktører og medlemmer
Her kan beskeden sendes til instruktør og/eller medlemmer, der er tilmeldt holdet. Vi viser både trigger til standard besked til medlemmer og standard besked til instruktør.
Standard besked til medlemmer
Step 1:
Tryk på Kunder (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn på trigger (nr. 3). I eksemplet er det Fremtidige bookinger.
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 4).
Tryk på Hvis kunden er tilmeldt et hold i fremtiden (nr. 5).
Tryk på Fortsæt (nr. 6).
Step 3:
Angiv antal dage (nr. 7).
Tryk på OK.
Step 4:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 9).
Tryk på Send besked (nr. 10).
Tryk på Fortsæt (nr. 11).
Step 5:
Angiv type, skabelon og modtager (nr. 12).
Tryk på OK (nr. 13).
Info: Du sætter en skabelon op ved at følge denne vejledning: Sådan sætter du en skabelon til kundebesked op
Step 6:
Tryk på OK for at oprette trigger (nr. 14).
Standard besked til instruktør
Step 1:
Tryk på Kunder (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn på trigger (nr. 3). I eksemplet er det Fremtidige hold - Instruktør.
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 4).
Tryk på Hvis medarbejderen er instruktør for et ikke aflyst hold i fremtiden (nr. 5).
Tryk på Fortsæt (nr. 6).
Step 3:
Angiv antal dage (nr. 7).
Tryk på OK (nr. 8).
Step 4:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 9).
Tryk på Send besked (nr. 10).
Tryk på Fortsæt (nr. 11).
Step 5:
Angiv type, skabelon og modtager (nr. 12).
Tryk på OK (nr. 13).
Step 6:
Tryk på OK for at oprette trigger (nr. 14).
Send en besked med streaming link til medlemmer på et hold
Send en besked med streaming link til medlemmer på et hold
Når du har oprettet et møde på en streaming tjeneste som eksempelvis Zoom, tilføjet streaming linket til et hold og hentet en dokumentskabelon ned, som indeholde en besked med streaming link, kan du sætte en trigger op, som gør, at der sendes en besked ud med streaming linket til medlemmer, som har tilmeldt sig holdet.
Step 1:
Tryk på Kunde tilmeldt til hold (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Indtast beskrivelse af triggeren (nr. 3).
Angiv hvornår reglen skal udføres (nr. 4).
Angiv hvor ofte reglen må ske (nr. 5).
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 6).
Tryk på Holdet har et stream link (nr. 7).
Tryk på Fortsæt (nr. 8).
Step 3:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 9).
Tryk på Send besked (nr. 10).
Tryk på Fortsæt (nr. 11).
Step 4:
Tag stilling til format (SMS, mail el intern) (nr. 12). I eksemplet har vi valgt en mail.
Vælg den skabelon, du har hentet (nr. 13). I eksemplet er det Tilmeldt til online stream hold.
Vælg modtagere (nr. 14).
Vælg Rettet mod (nr. 15). Vi anbefaler her, at du vælger Transaktionel. Hvis du vælger Marketing, kan du risikere, at nogle kunder ikke får besked, hvis de har frameldt sig.
Tryk på OK (nr. 16).
Step 5:
Tryk på OK for at oprette triggeren (nr. 17).
Triggeren er nu oprettet, så den sender en mail ud med den vedhæftede dokumentskabelon til hold, som har et streaming link.
Send en besked om fremtidige hold til en instruktør
Send en besked om fremtidige hold til en instruktør
Dette giver instruktører en reminder om, hvilke hold de har på den pågældende dag.
Step 1:
Tryk på Kunder (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2: Der åbnes et nyt vindue.
Angiv navn på trigger (nr. 3). I eksemplet er det Fremtidige hold - Instruktør.
Angiv hvornår og hvor ofte reglen skal ske.
Tryk på det grønne plus ved øverste felt (nr. 4).
Tryk på Hvis medarbejderen er instruktør for et ikke aflyst hold i fremtiden (nr. 5).
Tryk på Fortsæt (nr. 6).
Step 3:
Angiv antal dage medarbejderen er instruktør for et ikke aflyst hold (nr. 7).
Hvis du eksempelvis skriver 1, så får instruktøren en besked om, at han/hun har hold om en dag.Tryk på OK (nr. 7).
Step 4:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 9).
Tryk på Send besked (nr. 10).
Tryk på Fortsæt (nr. 11).
Step 5:
Angiv type besked, eksempelvis Mail. Tag stilling til skabelon og hvem det skal sendes til (nr. 12).
Tryk på OK (nr. 13).
Step 6:
Tryk på OK (nr. 14).
Sådan finder du beskeden om fremtidige hold
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Dokument skabeloner.
Trin 2:
Tryk på Skabeloner (nr. 1).
Tryk på Kunde besked (nr. 2).
Find den rette skabelon i toppen af fanen (nr. 3).
Tryk på Email (HTML) (nr. 4).
Du kan herinde se e-mail beskeden (nr. 5).
Send en besked til medlemmer hvis bero/pause snart ophører
Send en besked til medlemmer hvis bero/pause snart ophører
Du kan se en videovejledning her: Sådan sender du en besked til medlemmer hvis bero/pause snart ophører
Du finder dokumentskabeloner således:
Step 1:
Tryk på Opsætning, og tryk på Flexybox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk på Dokumentskabeloner.
Send besked til medlemmer før holds seneste fremmøde
Send besked til medlemmer før holds seneste fremmøde
Denne vejledning viser, hvordan du kan lave en opsætning, der gør, at medlemmer, der er booket på hold, som starter inden for et givet tidsrum, får en besked, hvis ikke de er fremmødt på holdet. Det gør f.eks., at du kan minde medlemmerne om, at de har et hold, som snart begynder, og de skal huske at fremmøde for at undgå at få en bøde.
Bemærk! Beskeden kan sendes som en sms, mail og pushbesked. Vær opmærksom på, at vi ikke gemmer pushbeskeder. Det vil sige, når den er modtaget på telefonen, og hvis man swiper den væk, så er den væk.
Opsæt trigger
Step 1:
Tryk på Før holds seneste fremmøde (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn på trigger (nr. 1). Det kan f.eks. være 5 minutter før seneste fremmøde
Vælg Hvornår reglen skal udføres (nr. 2). Der er tre valgmuligheder, der hedder 5, 10 eller 20 minutter før seneste fremmøde.
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 3).
Tryk på Hvis kunden (ikke) har fremmødt (nr. 4).
Tryk på Fortsæt (nr. 5).
Step 3:
Vælg, hvis kunden ikke har fremmødt (nr. 1)
Tryk på OK (nr. 2).
Step 4:
Tryk på det øverste grønne plus igen (nr. 1).
Vælg Er (ikke) på venteliste (nr. 2).
Info: Det er for at sikre, at medlemmet ikke er på venteliste, når de modtager den her besked, fordi det ikke er givet, at medlemmer på venteliste skal fremmøde til et hold, de ikke er kommet på.
Tryk på Fortsæt (nr. 3).
Step 5:
Tryk på Gem ændringer (nr. 1).
Step 6:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 1).
Tryk på Send besked (nr. 2).
Tryk på Fortsæt (nr. 3).
Step 7:
Vælg type besked der skal sendes (nr. 1). Det kan f.eks. være Pushbesked.
Vælg, hvad for en skabelon, der skal anvendes (nr. 2).
Info: Den besked, du skal bruges, kan du finde ved at følge vejledningen længere nede med overskriften 'Opsæt besked'. Når du har valgt skabelonen, så kan du se en forhåndsvisning af den til højre.
Vælg Send til standard modtageren (nr. 3). Standard modtageren er medlemmet, der er booket på holdet, som ikke er fremmødt. Det vil sige, at det er den person, der rent faktisk skal modtage den.
Sæt flueben ved Send besked til inaktive kunder (nr. 4). Det er relevant, hvis der er et medlem, som ikke har været der længe.
Vælg den app, beskeden skal sendes til (nr. 5). Det kan være, at du f.eks. har flere forskellige afdelinger, men kun vil sende beskeden til én af afdelinger.
Vælg transaktionel ved Rettet mod (nr. 6).
Tryk på OK (nr. 7).
Step 8:
Tryk på OK (nr. 1).
Opsæt besked
Du kan opsætte den besked, d ugerne vil have sendt afsted til medlemmet.
Step 1:
Tryk på Opsætning, og tryk på Flexybox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk på Dokumentskabeloner.
Step 2:
Tryk på Skabeloner (nr. 1).
Tryk på Før hold seneste fremmøde (nr. 2).
Her kan du se standardbeskeden (nr. 3).
Du kan se navn på beskeden (nr. 4).
Du kan se emne på beskeden, som indeholder et tag, der viser om du har valgt 5, 10 eller 20 minutter (nr. 5).
Du kan se email, SMS og Pushbesked (nr. 6). I eksemplet vælger vi Pushbesked.
Angiv titel på beskeden. Det er overskriften på pushbeskeden (nr. 7). I eksemplet er det Du skal fremmøde om senest 5 minutter.
Angiv tekst i beskeden (nr. 8). Husk at begræns den, så den ikke bliver for lang. Det kan eksempelvis være Husk at fremmøde for at undgå at få en bøde.
Nu er dette vores standard skabelon, som vi kan vælge i triggeren, der bliver brugt til at sende beskeden.
Tryk på Gem (nr. 9).
Kunde / Medarbejder
Påkræv, at kunder blev oprettet for X dage siden for at der sker en bestemt handling
Påkræv, at kunder blev oprettet for X dage siden for at der sker en bestemt handling
Step 1:
Tryk på Kunder (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Indtast navn på trigger (nr. 3).
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 4).
Tryk på Hvis kunde blev oprettet for angivet antal dage siden (nr. 5).
Tryk på Fortsæt (nr. 6).
Step 3:
Angiv antal dage (nr. 7). I eksemplet er det 10 dage siden oprettelse af kunde.
Tryk på Gem ændringer (nr. 8).
Step 4:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 9).
Vælg den handling du vil tilføje (nr. 10).
Tryk på Fortsæt (nr. 11), og sæt handlingen op.
Step 5:
Når handlingen er tilføjet, skal du trykke OK (nr. 12). Handlingen vil ske, hvis kunden blev oprettet for 10 dage siden.
Send en kunde/medarbejder en besked på en speciel dag
Send en kunde/medarbejder en besked på en speciel dag
Det er relevant, hvis du vil sende en besked på kunden eller medarbejderens fødselsdag, på en rund fødselsdag eller hvis medlemmet ikke har fremmødt i et angivet stykke tid.
Du kan også sætte trigger-reglen op til at sende besked til en anden og på et andet tidspunkt. Det kan eksempelvis være at sende en besked til chefen dagen før en medarbejders fødselsdag.
Step 1:
Tryk på Kunder (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn på reglen (nr. 1).
Angiv, hvornår reglen skal udføres og på hvilket tidspunkt (nr. 2). Ved eksemplet med at sende besked på medarbejderens fødselsdag, skal du vælge Dagligt og et tidspunkt, som du finder passende.
Angiv hvor ofte reglen skal ske (nr. 3). Det kan f.eks. være relevant, hvis du vil begrænse antal beskeder til kunden. Du kan her skrive et maksimalt antal gange reglen må udføres. Det kan være nyttigt, hvis du ikke vil skrive til en kunde HVER gang de ikke har fremmødt i X antal dage, men maksimalt én gang om måneden.
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 4) for at bestemme, hvad der gør, at beskeden skal sende.
Tryk på Hvis kunden (ikke) er medarbejder (nr. 5).
Tryk på Fortsæt (nr. 6).
Step 3:
Du skal nu vælge om kunden skal være markeret som medarbejder (nr. 1). I eksemplet vælger vi Kunden skal være medarbejder.
Tryk på OK (nr. 2).
Step 4:
Tryk på det øverste grønne plus igen (nr. 1).
Tryk på Hvis kunden har fødselsdag (nr. 2).
Tryk på Fortsæt (nr. 3).
Step 5:
Du skal nu vælge hvornår den skal udføres (nr. 1). I eksemplet vælger vi, at reglen udføres på dagen. Det er også her, at reglen udføres dagen før, hvis det er chefen, der skal have beskeden.
Tryk på OK (nr. 2).
Step 6:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 1).
Tryk på Send besked (nr. 2).
Tryk på Fortsæt (nr. 3).
Step 7:
Vælg hvilket medie (SMS, Mail, Intern), du vil afsende beskeden på, og hvem du sender beskeden til (nr. 1).
Du kan også benytte en standard skabelon, hvis du eksempelvis vil give medarbejderen eller kunden en gave eller rabat. Hvis den rette skabelon ikke findes i listen, kan du oprette en. Se et eksempel på oprettelse af en skabelon i denne vejledning: Sådan opretter du en skabelon
Send altid til en anden fast person: Denne skal du anvende, hvis du gerne vil sende en besked om mærkedage/fødselsdage til en fast person, som f.eks. chefen eller centerleder der gerne vil have besked om medarbejdernes fødselsdag/jubilæum. Vælg herefter mail på den pågældende person.
Tryk på OK (nr. 2).
Step 8:
Du kan i Triggersystemet teste reglen.
Du skal først oprette en kunde med en fødselsdag, og derefter trykke på Test regel (nr. 1).
Step 9:
Fremsøg kunden (nr. 1).
For at ovenstående regel virker, er det et krav, at fødselsdagen er sat ind på medarbejderen.
Lagerstyring
Send en lagerrapport, når lageroptælling afsluttes
Send en lagerrapport, når lageroptælling afsluttes
Det kan være relevant, hvis du gerne vil automatisere, at en rapport med lagerstatus sendes, når lageroptællingen afsluttes. Du slipper derved for manuelt at trække rapporten og sende den.
Step 1:
Tryk på Dagsrapporter (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn på trigger (nr. 1).
Angiv HVORNÅR skal reglen udføres og vælg Lageroptælling afsluttet (nr. 2).
Aggiv HVOR OFTE må reglen ske (nr. 3).
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 4)
Vælg hvilket kriterie du vil tilføje (nr. 5).
Step 3:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 1).
Vælg hvilken handling du vil tilføje (nr. 2).
Step 4:
Når du har tilføjet de relevante kriterier og handlinger trykker du OK (nr. 1).
Loyalitetsapp / loyalty app
Send pushbesked i loyalty app, når kunden har fødselsdag
Send pushbesked i loyalty app, når kunden har fødselsdag
Vejledningen viser, hvordan du sætter en trigger op til at sende en pushbesked, når en kunde åbner sin loyalty app og har fødselsdag.
Funktionen kan både bruges på selve dagen for kundens fødselsdag, men også før eller efter kundens fødselsdag. Det gør det nemmere at sende kampagner, påmindelser eller fødselsdagsrelateret kommunikation over en længere periode i stedet for kun på én specifik dag.
Step 1:
Tryk på Kunder (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv en beskrivende tekst for reglen (nr. 1).
Vælg HVORNÅR reglen skal udføres. I eksemplet er det Kunde åbner Loyalty app (nr. 2 og nr. 3).
Step 3:
Tryk på det øverste det grønne plus ved filter (nr. 1).
Tryk på Hvis kunden har fødselsdag (nr. 2).
Tryk på Fortsæt (nr. 3).
Step 4:
Du har nu fire valgmuligheder (nr. 1):
Skal udføres på samme dag som kunden har fødselsdag.
Skal udføres FØR fødselsdagen. Du skal vælge antal dage før.
Skal udføres EFTER fødselsdagen. Du skal vælge antal dage efter.
Skal udføres i en periode. Du skal vælge perioden. Det er antal dage før og efter fødselsdagen. Triggeren vil her blive udført hver dag i perioden.
Step 5:
Tryk på det nederste grønne plus ved handlinger (nr. 1).
Tryk på Send besked (nr. 2).
Tryk på Fortsæt (nr. 3).
Step 6:
Tryk på Pushbesked (nr. 1).
Vælg en standard skabelon (nr. 2).
Tag stilling til resten af felterne (nr. 3).
Tryk på OK (nr. 3).
Step 7:
I eksemplet sendes der en pushbesked, hvis kunden har fødselsdag i morgen, når kunden åbner sin Loyalty app (nr. 1).
Tryk på OK (nr. 2).
Løn og opkrævning
Send en besked til de medlemmer, der skylder penge for en bestemt vare?
Send en besked til de medlemmer, der skylder penge for en bestemt vare?
Du sætter triggeren op ved at følge denne videovejledning: Hvordan sætter jeg en trigger op, der sender en besked til de medlemmer, der skylder penge for en bestemt vare?
Info: Du skal have lavet beskeden som en dokumentskabelon, hvor du skriver teksten som medlemmerne skal have. Det gør du ved at følge denne vejledning: Sådan sætter du en skabelon til kundebesked op
Informer om lønstigninger
Informer om lønstigninger
Funktionen gør, at du har mulighed for at sende en besked til en medarbejder på en speciel dag, der informerer om lønstigninger.
Step 1:
Tryk på Kunder (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Tryk på feltet med Indtast beskrivende tekst for reglen (nr. 3) og indtast beskrivelse. Det kan f.eks. være Send mail ved lønstigninger.
Tryk på pil ned under HVORNÅR skal reglen udføres (nr. 4) og vælg Løn trin ændret (nr. 4).
BEMÆRK: Du skal ikke sætte noget krav for triggeren, da dette er i HVORNÅR skal reglen udføres.
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 5).
Tryk på Send besked (nr. 6).
Tryk på Fortsæt (nr. 7).
Step 3:
Vælg den type besked, der skal sendes (nr. 8). I eksemplet er det Mail.
Tryk på pil ned ved Vælg skabelon der skal anvendes (nr. 9) og vælg skabelon.
Info: Der ligger i den forbindelse to Flexybox-skabeloner under kunde besked, som skal downloades.
Den ene hedder Løntrin ændret. Du downloader skabelonen ved at følge denne vejledning: Sådan finder du løntrin ændret skabelon
Den anden skabelon hedder Standard Kunde besked. Du downloader skabelonen ved at følge denne vejledning: Sådan finder du Standard Kunde besked
Vælg hvem der skal modtage denne besked (nr. 10). I eksemplet vælger vi Send altid til en anden fast person. Derfor skal du trykke på de tre prikker (nr. 11) og vælge den modtager, der skal modtage beskeden.
Tag stilling til feltet; Rettet mod (nr. 12).
Tryk på OK (nr. 13).
Step 4:
Tryk på OK for at gemme triggeren (nr. 14).
Tillad manuelt at genaktivere opkrævning, som er gennemført via trigger
Tillad manuelt at genaktivere opkrævning, som er gennemført via trigger
Det er muligt at genaktivere opkrævning, som er gennemført via trigger, så triggerens handlinger bliver udført igen.
Du kan se en videovejledning her: Hvordan tillader jeg manuelt at genaktivere opkrævning, som er gennemført via trigger
Step 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Step 2:
Tryk på pil ned ved Generelt (nr. 1).
Tryk på pil ned ved Nye funktioner (beta) (nr. 2).
Tryk på Automatisk opkrævning (nr. 3).
Sæt flueben ved Tillad manuelt at genaktivere opkrævning gennemført trigger (nr. 4). Det gør det muligt at genaktivere opkrævning gennemført trigger, så triggerens handlinger bliver udført igen.
Tryk på OK for at gemme ændringen (nr. 5).
En vedhæftet skabelon til brug ved afsendelse af kvittering / faktura ved automatisk opkrævning
En vedhæftet skabelon til brug ved afsendelse af kvittering / faktura ved automatisk opkrævning
Step 1:
Tryk på Automatisk opkrævning (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv en beskrivende tekst for reglen (nr. 3).
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 4).
Vælg kriterie for triggeren (nr. 5).
Tryk på Fortsæt (nr. 6).
Tilpas herefter det pågældende kriterie.
Step 3:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 7).
Tryk på Send besked (nr. 8).
Tryk på Fortsæt (nr. 9).
Step 4:
Vælg type besked der skal sendes (nr. 10). I eksemplet er det en mail.
Vælg den skabelon, der skal anvendes (nr. 11). I eksemplet er det Kvittering. Du kan finde vejledning til at finde skabelonen længere nede.
Sæt flueben ved Send besked til inaktive kunder (nr. 12).
Vælg Transaktionel under Rettet mod (nr. 13).
Tryk på OK (nr. 14).
Step 5:
Tryk på OK for at oprette triggeren (nr. 15).
Find skabelon til kvittering / faktura ved automatisk opkrævning
Du finder skabelonen ved at følge disse trin:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på Flexybox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Dokument skabeloner.
Trin 7:
Tryk på Skabeloner (nr. 1)
Tryk på Automatisk opkrævning (nr. 2).
Vælg skabelonen (nr. 3). I eksemplet er det Kvittering.
Du kan herinde rette i skabelonen (nr. 4).
Aktiver vedhæft faktura til trigger kvitterings e-mail
Aktiver vedhæft faktura til trigger kvitterings e-mail
Det vil gøre, at når en kvitterings e-mail sendes som resultat af en trigger for en gennemført opkrævning, så vedhæftes faktura for de opkrævede salg til e-mailen.
Husk: For at funktionen virker skal du oprette en trigger med en vedhæftet skabelon. Det gør du ved at følge denne vejledning: En vedhæftet skabelon til brug ved afsendelse af kvittering / faktura ved automatisk opkrævning
Du aktiverer vedhæft faktura til trigger kvitterings e-mail ved at følge disse trin:
Step 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Step 2:
Tryk på pil ned ved Generelt (nr. 1).
Tryk på pil ned ved Nye funktioner (beta) (nr. 2).
Tryk på Automatisk opkrævning (nr. 3).
Sæt flueben ved Vedhæft faktura til trigger kvitterings e-mail (nr. 4).
Tryk på OK for at gemme ændringen (nr. 5).
Medlemskab / kontrakter
Bloker medlemskaber ved 3 bøder eller over
Bloker medlemskaber ved 3 bøder eller over
Det kan hjælpe med at motivere medlemmer til at betale deres bøder, da de ellers ikke har mulighed for at anvende deres medlemskab.
Det sikrer også, at I ikke bliver ved med at bruge ressourcer på medlemmer, som bliver ved med ikke at møde op til hold, som de har tilmeldt sig.
Step 1:
Tryk på Kunder (nr. 1), og tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn (nr. 3). Et eksempel kunne være Bloker medlemskab ved 3 udeblivelser.
Angiv Hvornår reglen skal udføres og Hvor ofte reglen må ske (nr. 4). I eksemplet er det dagligt kl. 08:00.
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 5).
Tryk på Hvis kunden skylder penge for et bestemt antal vare (nr. 6)
Tryk på Fortsæt (nr. 7).
Step 3:
Angiv Minimum antal vare (nr. 8).
Tryk på plus og tilføj vare (nr. 9).
Husk! Det skal være samme vare, som du har sat i Standard bøde for alle medlemmer. Se længere ned i vejledningen.
Tryk på Gem ændringer (nr. 10).
Step 4:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 11)
Tryk på Deaktiver kontrakter (nr. 12)
Tryk på Fortsæt (nr. 13).
Step 5:
Du har nu sat systemet op til at blokere medlemskaber ved 3 bøder eller over.
Tryk på OK (nr. 14).
Standard bøde for alle medlemmer
Den vare du skal indsætte i step 3, er samme vare, som du har indsat i nedenstående vindue. Du finder den ved at gøre følgende:
Step 1:
Tryk på Opsætning, og tryk på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk på Systemindstillinger.
Step 2:
Tryk på pil ned ved Medlemskaber (nr. 1).
Tryk på Bødesystem (nr. 2).
Rul ned indtil du kommer til Standard bøde for alle medlemskaber. Det er denne vare, som skal være ens med varen i step 3.
Tryk på OK (nr. 4).
Trigger til nye kundekontrakter
Trigger til nye kundekontrakter
Du kan tilpasse, hvad der skal ske, når der oprettes nye kundekontrakter. Det kan eksempelvis været hvor, hvornår, hvor ofte og hvad der skal ske, når der oprettes nye kundekontrakter.
Step 1:
Tryk på Ny kundekontrakt (nr. 1)
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Tilføj en overskrift til Triggerreglen (nr. 1). Det kan f.eks. være Mail ved ny kontrakt.
Tilføj HVORNÅR reglen skal udføres (nr. 2). I eksemplet er det ved Ny kundekontrakt.
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 3).
Tryk på Kontrakt købt online (nr. 4).Tryk på Fortsæt (nr. 5).
Step 3:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 1).
Tryk på Send besked (nr. 2).Tryk på Fortsæt (nr. 3).
Step 4:
Tag stilling til Besked (nr. 1).
Vælg den type besked, der skal sendes. I eksemplet er det SMS.
Vælg den skabelon der skal anvendes. Det kan eksempelvis være Ny kundekontrakt (trigger) (nr. 3).
Væg hvem beskeden skal sendes til.
Tryk på OK (nr. 2).
Step 5:
Tryk på OK (nr. 1).
Send en SMS til nye kundekontrakter
Send en SMS til nye kundekontrakter
Det kan være en fordel, da kunderne selv kan tilføje deres betalingskort eller få deres dørkode, så GDPR-reglerne bliver overholdt.
Info:
Du kan indsætte link til betalingskort i SMS ved at følge denne vejledning: Hvordan indsætter jeg link til betalingskort i SMS ved oprettelse af nye kundekontrakter
Du kan indsætte link til dørkode i SMS ved at følge denne vejledning: Hvordan indsætter jeg link til dørkode i SMS ved oprettelse af nye kundekontrakter?
Step 1:
Tryk på Ny kundekontrakt (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Trin 3:
Angiv navn på trigger (nr. 3). I eksemplet er det Kortlink sendes som sms.
Angiv hvornår reglen skal udføres (nr. 4).
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 5).
Tryk på Send besked (nr. 6).
Tryk på Fortsæt (nr. 7).
Trin 4:
Vælg SMS (nr. 8).
Tryk på pil ned ved Vælg skabelon, der skal anvendes (nr. 9) og vælg den skabelon du har oprettet til formålet.
Sæt flueben ved Send besked til inaktive kunder (nr. 10).
Tryk på OK (nr. 11).
Trin 5:
Tryk på OK for at gemme trigger (nr. 12).
Send mail til kunder, når medlemskaber stopper
Send mail til kunder, når medlemskaber stopper
Det kan være med til at optimere oplevelsen for medlemmer, der lige skal prøve medlemskabet af eller opfordre medlemmer, der stopper, til at prøve eller købet noget andet.
Step 1:
Tryk på Kunder (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Indtast en beskrivelse af reglen (nr. 3).
Angiv hvornår og hvor ofte reglen skal udføres (nr. 4)
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 5).
Tryk på Hvis kunden er et tidligere medlem (nr. 7).
Tryk på Fortsæt (nr. 8).
Step 3:
Vælg hvornår kundens sidste medlemskab skal være stoppet (nr. 8).
Tryk på OK (nr. 9).
Step 4:
Tryk på OK for at oprette triggeren (nr. 10).
Send en besked, når et kontant medlemskab er ved at udløbe
Send en besked, når et kontant medlemskab er ved at udløbe
Det kan være relevant, for at gøre kunder, som har et kontant medlemskab opmærksom på, at det snart udløber.
Step 1:
Tryk på Kunder (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn på regel (nr. 1).
Angiv hvornår og hvor ofte reglen skal udføres (nr. 2).
Tryk på det grønne plus (nr. 3).
Der åbnes et nyt vindue. Tryk på Hvis kundens medlemskab snart udløber (nr. 4).
Tryk på Fortsæt (nr. 5).
Step 3:
Vælg hvornår kundens medlemskab skal udløbe (nr. 1). I eksemplet vælger vi følgende: Betalingstype: Kontant, Skal udføres FØR kontrakten udløber og antal dage: 31 dage før.
Tryk på OK (nr. 2).
Step 4:
Tryk på det øverste grønne plus igen (nr. 1).
Tryk på Hvis kunden har et aktivt medlemskab (nr. 2).
Tryk på Fortsæt (nr. 3).
Step 5:
Vælg kundens medlemskab (nr. 1).
Kunden skal have et af følgende aktive medlemskaber. Sæt flueben ved de ønskede medlemskaber.
Sæt flueben ved Medlemskabet skal ikke være i bero.
Tryk på OK (nr. 2).
Step 6:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 1).
Tryk på Send besked (nr. 2).
Tryk på Fortsæt (nr. 3).
Step 7:
Du skal nu tage stilling til følgende (nr. 19)
Vælg den type besked du vil sende. I eksemplet er det Mail.
Vælg skabelon. Denne sættes op under Dokument skabeloner - Kunde besked til at sætte dette op, kan du følge vejledningen: Redigering af dokument skabeloner
Vælg Send til standard modtager.
Husk! Det er her vigtigt, at det er de korrekte medlemskaber, der at valgt, så denne trigger ikke sender besked til forkerte medlemmer.
Tryk på OK (nr. 2).
Trin 9:
Tryk på OK for at oprette triggeren (nr. 1).
Rabat
Sæt automatisk rabat op til kunder med tags
Sæt automatisk rabat op til kunder med tags
Følg denne vejledning: Sådan sætter du automatisk rabat op til kunder med tags
Send en rabatkupon til et medlem
Send en rabatkupon til et medlem
Dette kan være en måde at fastholde dine eksisterende medlemmer på eller øge mersalget. Det er en personlig rabatkupon, som sendes til medlemmet.
Du kan se en videovejledning her: Sådan sætter du en trigger op, der sender en rabatkupon til et medlem
Step 1: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Kunder (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn på trigger (nr. 3).
Angiv Hvornår og hvor ofte triggeren skal udføres (nr. 4).
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 5).
Vælg det, der skal udløse, at der sendes en rabatkupon til et medlem (nr. 6). Det kan eksempelvis være, at et medlemskab er ved at udløbe, og at medlemmet får en rabatkupon, så medlemmet kan forlænge medlemskabet til en billigere pris.
Når du har valgt det, der skal udløse, at der bliver sendt en rabat til et medlem, skal du tage stilling til det vindue der dukker op bagefter. Vinduet vil variere afhængig af, hvad du vælger.
I eksemplet skal du vælge, hvornår kundens medlemskab skal udløbe.
Her kan du vælge mellem betalingstyper og kontrakter og angive hvilken.
Vælg hvordan det skal matche med klippekort.
Vælg hvornår det skal udføres.
Tag stilling til om der er noget som skal ignoreres, hvis der er en anden fremtidig kontrakt.
Tryk på OK, når du har taget stilling til felterne.
Step 3:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 7).
Tryk på Send rabatkupon (nr. 8).
Tryk på Fortsæt (nr. 9).
Step 4:
Du skal nu sætte den besked op som medlemmet får med sin rabatkupon.
Angiv Titel. Den bruges kun som overskrift på selve kuponen.
Angiv Beskrivelse. Du kan her indsætte den/de varetyper rabatkoden virker på.
Vælg Rabattype.
Vælg Antal klip.
Vælg type besked der skal sendes.
Vælg skabelon der skal anvendes.
Vælg om der skal sendes besked til inaktive kunder.
Vælg Gyldighed.
Tryk på OK (nr. 11).
Tryk på OK i regel-vinduet for at oprette triggeren.
Du kan nu sende en rabatkupon ud til dine medlemmer.
Rapport
Automatisk opsætning af en dagsrapport
Automatisk opsætning af en dagsrapport
Du kan sætte en dagsrapport op til automatisk at blive sendt til bestemte personer.
På den måde sikrer du, at relevante informationer bliver sendt til de rette personer. Du får samtidig et overblik over dagen, hvilket du kan bruge ift. evt. afvigelser eller statistik.
Step 1:
Tryk på Dagsrapporter (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn på tigger (nr. 3). I eksemplet er det Automatisk dagsrapport.
Vælg hvornår og hvor ofte reglen skal udføres (nr. 4). I eksemplet er det dagligt kl. 08:00.
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 5).
Tryk på Send besked (nr. 6).
Tryk på Fortsæt (nr. 7).
Step 3:
Vælg hvilken type besked, der skal sendes (nr. 8). I eksemplet er det Mail.
Vælg den skabelon, der skal anvendes (nr. 9). I eksemplet er det Standard dagsrapport.
Vælg hvem der skal have beskeden (nr. 10). I eksemplet er det en bestemt medarbejder.
Tryk på OK (nr. 11).
Trin 6:
Tryk på OK (nr. 12).
Send en dagsrapport ved dagsafslutning
Send en dagsrapport ved dagsafslutning
Funktionen gør, at du sikrer, at dokumentation for dagen bliver sendt til relevante personer. En dagsrapport er relevant for bogføringen, men også udviklingen af din virksomhed, da du har mulighed for at lave statistik og se områder, du skal have fokus på for at optimere fremadrettet.
Step 1:
Tryk på Dagsrapporter (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Indtast en beskrivende tekst for reglen (nr. 1).
Tryk på pil ned under HVORNÅR skal reglen udføres og vælg Ved dagsafslutning (nr. 2).
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 3) for at bestemme, hvad der skal ske.
Tryk på den handling, som du vil tilføje (nr. 4). I eksemplet er det Send besked.
Tryk på Fortsæt (nr. 5).
Step 3:
Tag stilling til nedenstående punkter (nr. 1).
Vælg den type besked, der skal sendes. I eksemplet er det Mail.
Tryk på pil ned og vælg den skabelon, der skal anvendes. I eksemplet er det Standard dagsrapport.
Vælg hvem dagsrapporten skal sendes til og tilføj personen ved at trykke på de tre prikker.
Tryk på OK (nr. 2).
Info: Hvis du ønsker flere modtagere, skal du oprette flere triggerregler.
Husk! Hvis du ønsker, at din trigger skal vedhæfte PDF-dokumentet, så er det vigtigt, at dette er valgt i dokumentskabelonen; Vedhæft automatisk dokument ved emailafsendelse. Rediger dokument skabelon
Webhook
En webhook er en funktion, der gør det muligt for et system automatisk at sende information til et andet system, når en bestemt hændelse opstår. I stedet for, at eksterne systemer løbende skal kontrollere, om der er sket ændringer, sendes data med det samme, når en relevant begivenhed finder sted. Det kan eksempelvis være en ny booking, en oprettelse eller ændring af et medlemskab, en reservation eller en gennemført betaling.
Webhooks gør det muligt at integrere forskellige systemer og automatisere arbejdsgange, så data deles hurtigt, sikkert og i realtid. Dette reducerer behovet for manuelle processer og sikrer, at alle tilknyttede systemer altid arbejder med de nyeste oplysninger.
Opret en webhook, som automatisk sker, når en ny tidstagning starter
Opret en webhook, som automatisk sker, når en ny tidstagning starter
Denne trigger skal du bruge for at kunne opdatere din oversigt, som viser top 10 lister.
Step 1:
Tryk på Kunde identifikation (nr. 1).
Tryk på Ny Trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn på trigger (nr. 3). I eksemplet er det Når kunde starter en ny tidstagning.
Angiv hvornår reglen skal udføres (nr. 4). I eksemplet er det Kundetidtagning (oprettet/ændret).
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 5).
Step 4:
Tryk på Webhook (nr. 6).
Tryk på Fortsæt (nr. 7).
Step 5:
Vælg POST ved Metode (nr. 8).
Indtast https://apitocall ved URL (nr. 9).
Tryk på pil ved Indhold (nr. 10).
Træk StartTime ind i feltet (nr. 11).
Indtast kode som vist på nedenstående billede (nr. 12).
Tryk på OK (nr. 13).
Step 6:
Tryk på OK for at gemme triggeren (nr. 14).
Opret en webhook, der automatisk sker, når du indlæser et kort på en vilkårlig læser i systemet
Opret en webhook, der automatisk sker, når du indlæser et kort på en vilkårlig læser i systemet
Step 1:
Tryk på Kunde identifikation (nr. 1).
Tryk på Ny Trigger (nr. 2).
Step 3:
Angiv navn på trigger (nr. 3). I eksemplet er det Send webhook når kunde indlæser kort.
Angiv hvornår reglen skal udføres (nr. 4). I eksemplet er det Kunde identifikation.
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 5).
Step 4:
Tryk på Hvis det er et specifikt hardware (nr. 6).
Tryk på Fortsæt (nr. 7).
Step 5:
Tryk på Tilføj (nr. 8).
Step 6:
Vælg hardware (nr. 9).
Tryk på OK (nr. 10).
Step 7:
Hardware er nu tilføjet (nr. 11).
Tryk på OK (nr. 12).
Step 8:
Filter er nu tilføjet (nr. 13).
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 14)
Step 9:
Tryk på Webhook (nr. 15).
Tryk på Fortsæt (nr. 16).
Step 10:
Vælg POST ved Metode (nr. 17).
Indtast https://urltocal ved URL (nr. 18)
Tryk på pil ved Indhold (nr. 19).
Step 11:
Træk Key ind i feltet (nr. 20).
Step 12:
Indtast kode som vist på nedenstående billede (nr. 21).
Tryk på OK (nr. 22).
Step 13:
Triggeren er nu opsat og du kan trykke OK for at gemme triggeren (nr. 23).
Webhook - Headers
Webhook - Headers
Hvis du ønsker at have specifikke headers i dit Request kan dette gøres via Headers på Webhooks.
Et eksempel er vist her hvor en Authorization header er er tilføjet.
Headers tilføjes altid i følgende format
HEADERNAVN: VÆRDI
Send en besked med webhook ved ind- og udbetalinger
Send en besked med webhook ved ind- og udbetalinger
Det skal bruges for, at to it-systemer kan tale sammen.
Anbefaling: Flexybox anbefaler, at du får en udvikler eller IT-leverandør til at sætte dette op. Du kan sende dem denne vejledning.
Step 1: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Ind- og udbetalinger (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2: Der åbnes et nyt vindue.
Indtast en beskrivende tekst for reglen (nr. 3). Det kan eksempelvis være Send salgsinformation til Zapier
Vælg hvornår reglen skal udføres (nr. 4).
Tryk på det grønne plus (nr. 5).
Der åbnes et nyt vindue. Tryk på Webhook (nr. 6).
Tryk på Fortsæt (nr. 7).
Step 3: Det åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Metode og vælg mellem: GET, POST, PUT, DELETE (nr. 8).
Indtast URL ved Url (nr. 9).
Indtast evt. headers i feltet under Headers (nr. 10).
Indtast information, som du gerne vil sende afsted, i feltet under Body (nr. 11). Du kan læse mere om, hvad du kan indsætte her: Disse informationskoder kan du indsætte i FlexyBox
Tryk på OK (nr. 12).
Step 4:
Du har nu tilføjet handlingen (nr. 13).
Tryk på OK for at gemme triggeren.
