Introduktion
Triggersystemet er et kraftfuldt værktøj, der giver dig mulighed for at automatisere kommunikation og arbejdsgange i Flexybox. I stedet for at håndtere gentagne opgaver manuelt, kan du opsætte regler, der automatisk reagerer, når noget sker i systemet.
En trigger-regel består af tre grundelementer:
Udløser — den hændelse der starter reglen, f.eks. at en kunde opsiger sit medlemskab, gennemfører et køb, eller at det skal ske dagligt.
Filter — en afgrænsning af hvilke kunder eller objekter reglen gælder for, f.eks. kun kunder med et bestemt medlemskab eller et specifikt kundetag
Handling — det der skal ske, f.eks. at sende en email, tilføje et kundetag eller notificere en medarbejder
Systemet understøtter både hændelsesbaserede triggers, der aktiveres i det øjeblik noget sker, og tidsbaserede triggers, der kører dagligt på et fast tidspunkt og behandler kunder baseret på datoer
Du finder triggersystemet under Opsætning → Flexybox Administration → Moduler → Triggersystem i Flexybox.
Bemærk – systembelastning ved mange triggers
⚠️Bemærk – systembelastning ved mange triggers
Triggersystemet er ressourcekrævende, og hvis der er opsat mange regler der kører dagligt, kan det påvirke systemets hastighed i det tidsrum hvor de afvikles. Dette gælder særligt i perioder med høj aktivitet.
For daglige triggers anbefales det kraftigt, at du indstiller afviklingstidspunktet til uden for travle perioder — f.eks. om natten eller tidligt om morgenen inden centeret / lokationen åbner. På den måde sikrer du, at systemet kører optimalt i åbningstiden, og at dine kunder og medarbejdere ikke oplever forsinkelser.
Sådan opretter du en trigger eller redigere en trigger
En triggerregel gør det muligt at automatisere processer i systemet. Før du gemmer din trigger, skal du konfigurere de tre elementer, som definerer triggerens adfærd.
Gå til triggersystemet
Step 1:
Tryk på Opsætning, og tryk på Flexybox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk på Triggersystem.
Vælg den relevante triggertype
Step 2:
Her skal du vælge hvilken triggertype du ønsker at lave ud fra listen over triggertyper (nr. 1). Se listen af triggertyper her samt tilhørende beskrivelser og eksempler på brug af triggers.
Når du har valgt den triggertype du ønsker at oprette, trykker du på Ny trigger (nr. 2).
Begreb | Definition |
Triggertype | Den type trigger område som reglen er knyttet til — f.eks. Medlemskab eller Kunde. Triggertypen er en overordnet kategorisering af triggere, som bestemmer hvilke udløsere og filtre der er tilgængelige, samt en måde at holde overblik over ens aktive triggere |
Triggertype | Beskrivelse | Eksempler på brug / handlinger |
Automatisk opkrævning | Aktiveres når en automatisk betaling forsøges — ved succes eller fejl. | 1. Send kvittering via email ved vellykket betaling |
Medlemskab opsagt | Aktiveres når et medlemskab opsiges. | 1. Send afskedsmail med tilbud om at vende tilbage |
Medlemskaber | Datostyret trigger knyttet til et medlemskab — f.eks. X dage før udløb. | 1. Send fornyelsespåmindelse 30 dage før udløb |
Kundetidtagning | Aktiveres når en kundes tidtagning ændres. | 1. Send bekræftelsesmail til kunden om ændringen |
Fremmøde | Aktiveres når et fremmøde registreres på en kunde. | 1. Send 'Tak for besøget'-email |
Kunde afmeldt hold | Aktiveres når en kunde afmeldes et hold. | 1. Send afmeldingsbekræftelse pr. email |
Kunde tilmeldt til hold | Aktiveres når en kunde tilmeldes et hold. | 1. Send tilmeldingsbekræftelse pr. email |
Holdaktivitet ændres | Aktiveres når en holdaktivitet ændres. | 1. Send besked til alle holddeltagere om ændringen |
Før holds seneste fremmøde | Aktiveres 5/10/20 min. før et holds seneste fremmøde. | 1. Send besked til holddeltagere med påmindelse |
Først til mølle-oprykning | Aktiveres når en kunde rykkes op via 'Først til mølle'. | 1. Send besked til kunden om den ledige plads |
Første-til-mølle-vinduet åbnet | Aktiveres når et bookingvindue åbner. | 1. Send email til relevante kunder om åbent vindue |
Mistet plads via først-til-mølle | Aktiveres når en kunde mister sin plads. | 1. Send besked om at pladsen er mistet |
Hold aflyst | Aktiveres når et hold aflyses. | 1. Send aflysningsbesked til alle holddeltagere |
Fra venteliste til tilmeldt | Aktiveres når en kunde rykkes fra venteliste til bekræftet plads. | 1. Send bekræftelsesmail til kunden |
Ny kundekontrakt | Aktiveres når en kontrakt knyttes til en kunde. | 1. Send kopi af kontrakten pr. email |
Dagsrapporter | Daglig trigger knyttet til dagsluk. | 1. Send daglig rapport pr. email |
Salg foretaget | Aktiveres når et salg gennemføres. | 1. Send kvittering pr. email |
Ind- og udbetalinger | Aktiveres ved oprettelse af betaling eller PBS-afsendelse. | 1. Send betalingsbekræftelse pr. email |
Rykker procedure påbegyndt | Aktiveres når en rykker- eller inkassoprocedure igangsættes. | 1. Send første rykker-email til kunden |
Kunder | Generel trigger ved ændringer på en kundeprofil. | 1. Send velkomstmail ved oprettelse |
Kunde identifikation | Aktiveres når en kunde identificerer sig via adgangskontrol, app eller chip. | 1. Send velkomst-email ved første besøg |
Restaurantguide-advarsel | Aktiveres når en vares margin falder under en grænse. | 1. Send intern email om lav margin |
Procedurelister | Aktiveres når en procedureliste afsluttes. | 1. Send rapport med resultat pr. email |
Opsæt din trigger
Step 3:
En trigger-regel består som sagt af tre grundelementer, du skal tage stilling til, når du laver en ny trigger. Læs definitioner på de tre ting herunder:
Begreb | Definition |
Udløser (HVORNÅR skal reglen udføres) | Den specifikke hændelse der får reglen til at aktivere sig — f.eks. Medlemskab opsagt eller Automatisk opkrævning fejlet. Uden en udløser kører reglen dagligt på et fast tidspunkt. |
Filter (Kun hvis følgende er opfyldt) | En betingelse der afgrænser hvilke kunder eller objekter reglen gælder for — f.eks. kun kunder med et bestemt tag, eller kun medlemskaber af en bestemt type. Alle filtre skal matche for at handlingen udføres. |
Handlinger (HVAD skal der ske?) | Det der skal ske, når udløseren affyres og filtrene er opfyldt — f.eks. send en e-mail, tilføj et kundetag, eller opret en notifikation. En regel kan have flere handlinger. |
Disse felter skal du tage stilling til, når du laver en ny trigger
1 - Titel til triggerne - Giv en beskrivende titel (Denne bruges kun internt)
1 - Titel til triggerne - Giv en beskrivende titel (Denne bruges kun internt)
Formålet er at gøre det nemt for jer at se, hvad triggeren gør.
2 - HVORNÅR triggeren skal udføres (Udløser)
2 - HVORNÅR triggeren skal udføres (Udløser)
Her vælger du, hvornår triggerne skal udføres. Dette felt varierer for de forskellig triggertyper.
Du kan dog altid vælge 'HVORNÅR' ved at klikke på pilen til dropdown-menuen.
(De andre dele vil variere alt efter dit valg af trigger og hvornår)
3 - KUN HVIS følgende er opfyldt (filter)
3 - KUN HVIS følgende er opfyldt (filter)
Her kan du specificere kriterier/filtre for hvem/hvad reglen skal berør.
Du kan vælge mellem følgende handlinger.
Tilføj filter - Der bliver åbnet et nyt vindue med de mulige filtre.
Listen vil variere alt efter hvilken trigger du laver.Rediger filter - Du kan redigere det markerede filter.
Slet filter - Du kan slette det markerede filter.
4. HVAD skal der ske (handling)
4. HVAD skal der ske (handling)
Her skal du vælge, hvad triggeren skal gøre, når 'hvornår' og 'Kun hvis' er opfyldt.
Du kan vælge mellem følgende handlinger.
Tilføj handling - Der bliver åbnet et nyt vindue, med de mulige handlinger.
Listen vil variere alt efter hvilken trigger du laver.Rediger handling - Du kan redigere den markerede handling.
Slet handling - Du kan slette den markerede handling.
Test af en trigger
Når du har oprettet en trigger-regel, kan du teste den inden den går i drift — uden at skulle vente på, at udløseren sker naturligt.
Sådan tester du en trigger
Step 1:
Åbn trigger-reglen
Tryk på Test regel-knappen i værktøjslinjen (nr. 1). Systemet vil herefter beregne, hvilke kunder, der vil blive ramt af reglen på den valgte dato, baseret på dine filtre (nr. 2).
⚠️ Bemærk: Testfunktionen er kun tilgængelig for tidsbaserede triggers (de triggere uden en udløser, der kører dagligt). Hændelsesbaserede triggers — f.eks. Medlemskab opsagt — kan ikke testes manuelt på samme måde, da de aktiveres automatisk, når hændelsen sker.
Hvem kan man teste med?
Når du trykker på Test regel, vises en liste over de kunder, der matcher reglens filtre på den valgte dato. Du kan:
Vælge en enkelt kunde og udføre triggeren kun for den pågældende — praktisk til at verificere, at handlingen virker korrekt, f.eks. at den rigtige email sendes.
Se hele listen over kunder, der vil blive ramt, og vurdere om afgrænsningen er som forventet.
Testen er reel — udføres den for en kunde, vil handlingen faktisk blive gennemført (f.eks. sendes en email). Brug derfor en testkundes profil eller vær bevidst om, hvem du vælger, når du tester.
Use cases for triggersystemet
Triggersystemet kan anvendes til en lang række automatiseringer i Flexybox. Nedenfor finder du eksempler på typiske anvendelser, som kan hjælpe med at effektivisere arbejdsgange, reducere manuelle opgaver og sikre ensartede processer.
Find triggersystemet
For alle use cases / eksempler gælder det, at du skal gå i triggersystemet. Det gør du ved at gøre følgende:
Tryk på Opsætning, og tryk på Flexybox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk på Triggersystem.
Rabat
Sæt automatisk rabat op til kunder med tags
Sæt automatisk rabat op til kunder med tags
Følg denne vejledning: Sådan sætter du automatisk rabat op til kunder med tags
Send en rabatkupon til et medlem
Send en rabatkupon til et medlem
Dette kan være en måde at fastholde dine eksisterende medlemmer på eller øge mersalget. Det er en personlig rabatkupon, som sendes til medlemmet.
Du kan se en videovejledning her: Sådan sætter du en trigger op, der sender en rabatkupon til et medlem
Step 1: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Kunder (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn på trigger (nr. 3).
Angiv Hvornår og hvor ofte triggeren skal udføres (nr. 4).
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 5).
Vælg det, der skal udløse, at der sendes en rabatkupon til et medlem (nr. 6). Det kan eksempelvis være, at et medlemskab er ved at udløbe, og at medlemmet får en rabatkupon, så medlemmet kan forlænge medlemskabet til en billigere pris.
Når du har valgt det, der skal udløse, at der bliver sendt en rabat til et medlem, skal du tage stilling til det vindue der dukker op bagefter. Vinduet vil variere afhængig af, hvad du vælger.
I eksemplet skal du vælge, hvornår kundens medlemskab skal udløbe.
Her kan du vælge mellem betalingstyper og kontrakter og angive hvilken.
Vælg hvordan det skal matche med klippekort.
Vælg hvornår det skal udføres.
Tag stilling til om der er noget som skal ignoreres, hvis der er en anden fremtidig kontrakt.
Tryk på OK, når du har taget stilling til felterne.
Step 3:
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 7).
Tryk på Send rabatkupon (nr. 8).
Tryk på Fortsæt (nr. 9).
Step 4:
Du skal nu sætte den besked op som medlemmet får med sin rabatkupon.
Angiv Titel. Den bruges kun som overskrift på selve kuponen.
Angiv Beskrivelse. Du kan her indsætte den/de varetyper rabatkoden virker på.
Vælg Rabattype.
Vælg Antal klip.
Vælg type besked der skal sendes.
Vælg skabelon der skal anvendes.
Vælg om der skal sendes besked til inaktive kunder.
Vælg Gyldighed.
Tryk på OK (nr. 11).
Tryk på OK i regel-vinduet for at oprette triggeren.
Du kan nu sende en rabatkupon ud til dine medlemmer.
Webhook
Opret en webhook, som automatisk sker, når en ny tidstagning starter
Opret en webhook, som automatisk sker, når en ny tidstagning starter
Denne trigger skal du bruge for at kunne opdatere din oversigt, som viser top 10 lister.
Step 1:
Tryk på Kunde identifikation (nr. 1).
Tryk på Ny Trigger (nr. 2).
Step 2:
Angiv navn på trigger (nr. 3). I eksemplet er det Når kunde starter en ny tidstagning.
Angiv hvornår reglen skal udføres (nr. 4). I eksemplet er det Kundetidtagning (oprettet/ændret).
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 5).
Step 4:
Tryk på Webhook (nr. 6).
Tryk på Fortsæt (nr. 7).
Step 5:
Vælg POST ved Metode (nr. 8).
Indtast https://apitocall ved URL (nr. 9).
Tryk på pil ved Indhold (nr. 10).
Træk StartTime ind i feltet (nr. 11).
Indtast kode som vist på nedenstående billede (nr. 12).
Tryk på OK (nr. 13).
Step 6:
Tryk på OK for at gemme triggeren (nr. 14).
Opret en webhook, der automatisk sker, når du indlæser et kort på en vilkårlig læser i systemet
Opret en webhook, der automatisk sker, når du indlæser et kort på en vilkårlig læser i systemet
Step 1:
Tryk på Kunde identifikation (nr. 1).
Tryk på Ny Trigger (nr. 2).
Step 3:
Angiv navn på trigger (nr. 3). I eksemplet er det Send webhook når kunde indlæser kort.
Angiv hvornår reglen skal udføres (nr. 4). I eksemplet er det Kunde identifikation.
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 5).
Step 4:
Tryk på Hvis det er et specifikt hardware (nr. 6).
Tryk på Fortsæt (nr. 7).
Step 5:
Tryk på Tilføj (nr. 8).
Step 6:
Vælg hardware (nr. 9).
Tryk på OK (nr. 10).
Step 7:
Hardware er nu tilføjet (nr. 11).
Tryk på OK (nr. 12).
Step 8:
Filter er nu tilføjet (nr. 13).
Tryk på det nederste grønne plus (nr. 14)
Step 9:
Tryk på Webhook (nr. 15).
Tryk på Fortsæt (nr. 16).
Step 10:
Vælg POST ved Metode (nr. 17).
Indtast https://urltocal ved URL (nr. 18)
Tryk på pil ved Indhold (nr. 19).
Step 11:
Træk Key ind i feltet (nr. 20).
Step 12:
Indtast kode som vist på nedenstående billede (nr. 21).
Tryk på OK (nr. 22).
Step 13:
Triggeren er nu opsat og du kan trykke OK for at gemme triggeren (nr. 23).
Webhook - Headers
Webhook - Headers
Hvis du ønsker at have specifikke headers i dit Request kan dette gøres via Headers på Webhooks.
Et eksempel er vist her hvor en Authorization header er er tilføjet.
Headers tilføjes altid i følgende format
HEADERNAVN: VÆRDI
Send en besked med webhook ved ind- og udbetalinger
Send en besked med webhook ved ind- og udbetalinger
Det skal bruges for, at to it-systemer kan tale sammen.
Anbefaling: Flexybox anbefaler, at du får en udvikler eller IT-leverandør til at sætte dette op. Du kan sende dem denne vejledning.
Step 1: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Ind- og udbetalinger (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Step 2: Der åbnes et nyt vindue.
Indtast en beskrivende tekst for reglen (nr. 3). Det kan eksempelvis være Send salgsinformation til Zapier
Vælg hvornår reglen skal udføres (nr. 4).
Tryk på det grønne plus (nr. 5).
Der åbnes et nyt vindue. Tryk på Webhook (nr. 6).
Tryk på Fortsæt (nr. 7).
Step 3: Det åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Metode og vælg mellem: GET, POST, PUT, DELETE (nr. 8).
Indtast URL ved Url (nr. 9).
Indtast evt. headers i feltet under Headers (nr. 10).
Indtast information, som du gerne vil sende afsted, i feltet under Body (nr. 11). Du kan læse mere om, hvad du kan indsætte her: Disse informationskoder kan du indsætte i FlexyBox
Tryk på OK (nr. 12).
Step 4:
Du har nu tilføjet handlingen (nr. 13).
Tryk på OK for at gemme triggeren.
