Hvad er FlexyStaff
FlexyStaff er en app, der bruges til holdadministration og administrative opgaver for medarbejdere i Flexybox-systemet.
Med FlexyStaff kan du:
Aflyse hold
Ændre dato og tid for hold
Skifte instruktør på hold
Fremmøderegistrere deltagere
Appen er primært rettet mod personale, der har behov for hurtigt at kunne håndtere hold og deltageradministration. For at bruge FlexyStaff skal du være oprettet som medarbejder i Flexybox, have de nødvendige rettigheder, og logge ind med din e-mail og kundekode (ikke kort eller lang kode).
Forskel ml. FlexyStaff og FlexyWorkforce
Flexybox WorkForce og FlexyStaff er to forskellige apps med forskellige formål:
Flexybox WorkForce er en alsidig app for medarbejdere, hvor de kan:
Se og byde på vagter
Udføre lageroptælling
Håndtere procedurelister
Registrere ind- og udbetalinger
Modtage push-beskeder om ledige vagter
FlexyStaff er primært rettet mod personale med holdadministration og administrative opgaver:
Aflysning af hold
Ændring af dato/tid for hold
Skift af instruktør på hold
Fremmøderegistrering af deltagere
Begge apps kræver specifikke rettigheder for at kunne bruges fuldt ud.
Anbefaling: Vi anbefaler at vælge den app, der passer bedst til dine arbejdsopgaver.
Download FlexyStaff
For at benytte FlexyStaff skal du hente den i Apple App Store her samt:
Være oprettet som medarbejder i Flexybox
Logge ind med din E-mail og kundekode (ikke kort eller lang kode) (nr. 1 til nr. 3).
Have rettigheder til at aflyse hold, rette dato/tid samt ændre instruktør på hold
Info:
Hvis du er ansat ved to virksomheder, som begge benytter Flexybox, kan du ikke benytte samme email og Kundekode til Flexystaff. Det kan godt være samme emailadresse men kundekoderne kan må ikke være ens.
Årsagen til dette er, at FlexyStaff er for alle Flexybox-kunder, og den kigger dermed på tværs af alle brugere og finder det første og bedste bruger med email / kode kombination.
Gennemgang af FlexyStaff
Denne vejledning viser en gennemgang af FlexyStaff.
Du kan se en videovejledning her: Sådan håndterer du FlexyStaff appen
Trin 1:
Installér FlexyStaff app (nr. 1).
Log ind med din E-mail og din kundekode (ikke din lange eller korte kode) (nr. 2).
Info: Du finder din kundekode på din profil under Oplysninger i Kunde- og personalekartoteket (nr. 3 og nr. 4).
Skabelon
Denne vejledning viser hvilken skabelon du skal bruge ved aflysning af hold.
Ved holdaflysning
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk på Flexybox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk på Dokumentskabeloner (nr. 1 og nr. 2).
Vælg skabelonen; TeamActivityCancelled (nr. 3)
Tryk på E-mail (nr. 4)
Du kan her se og redigere hvad der sendes til dine medlemmer udover den besked du har indtastet i FlexyStaff appen (nr. 5).
Trin 2:
OBS! Den besked, du indtaster i FlexyStaff appen, vil IKKE indgå i den SMS du sender til dine medlemmer. De modtager udelukkende teksten fra skabelonen.
Tryk på SMS (nr. 6)
Du kan her se og redigere hvad der sendes ud via SMS. Det er vigtigt, at du indtaster en afsender under Afsender ID (nr. 7)
Ved skift af Instruktør
Vigtigt! Du kan i forbindelse med skift af instruktør, ikke sende en besked til deltagerne via FlexyStaff appen. For at give medlemmerne besked om at instruktøren er ændret, skal du sætte en trigger op. Det kan du gøre ved at følge denne vejledning: Hvordan sætter jeg en trigger op, der automatisk sender en besked til medlemmer vedr. ændring af instruktør på hold?
Ved ændring af dato og tidspunkt
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk på Flexybox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk på Dokumentskabeloner (nr. 1 og nr. 2).
Vælg skabelonen; Hold ændret (nr. 3)
Tryk på E-mail (nr. 4)
Du kan her se og redigere hvad der sendes til dine medlemmer udover den besked du har indtastet (nr. 5).
Trin 2:
OBS! Den besked du indtaster i FlexyStaff appen vil IKKE indgå i den SMS du sender til dine medlemmer. De modtager udelukkende teksten fra skabelonen.
Tryk på SMS (nr. 6)
Du kan her se og redigere hvad der sendes ud via SMS. Det er vigtigt, at du indtaster en afsender under Afsender ID (nr. 7)
Holdændringer
Aflys hold
Med vores FlexyStaff kan du nemt aflyse et hold og samtidig sende en besked ud til deltagerne.
Denne vejledning viser, hvordan du aflyser et hold.
OBS. Det er ikke muligt at aflyse et hold, der allerede er startet. Holdet skal aflyses før timen starter.
Du kan se en videovejledning her: Sådan aflyser du hold
Trin 1:
Installér FlexyStaff app (nr. 1).
Log ind med din E-mail og din personlige kode (ikke din lange eller korte kode) (nr. 2).
Trin 2:
Vælg det ønskede hold (nr. 3).
Trin 3:
Tryk på de tre prikker oppe i højre hjørne og vælg Aflys hold (nr. 4 og nr. 5).
Trin 4:
VIGTIGT! Skriv en besked i feltet og vælg enten E-mail, SMS eller begge. Hvis man IKKE sender en besked ud, så får medlemmerne ikke besked (nr. 6 og nr. 7).
Tryk Aflys hold (nr. 8).
Trin 5:
Holdet er nu aflyst (nr. 9 og nr. 10).
Skift instruktør
Du kan med vores FlexyStaff app nemt skifte instruktør på et hold
Denne vejledning viser, hvordan du skifter instruktør på et hold.
Du kan se en videovejledning her: Sådan skifter du instruktør på et hold
Vigtigt! Du kan i forbindelse med skift af instruktør, ikke sende en besked til deltagerne via FlexyStaff appen. For at give medlemmerne besked om at instruktøren er ændret, skal du sætte en trigger op. Det kan du gøre ved at følge denne vejledning: Hvordan sætter jeg en trigger op, der automatisk sender en besked til medlemmer vedr. ændring af instruktør på hold?
Trin 1:
Installér FlexyStaff app (nr. 1).
Log ind med din E-mail og din personlige kode (ikke din lange eller korte kode) (nr. 2).
Trin 2:
Vælg det ønskede hold (nr. 3).
Trin 3:
Tryk på blyanten-ikonet ud for den nuværende instruktør (nr. 4).
OBS! Så snart du har valgt den nye instruktør og trykket Anvend, så er instruktøren skiftet. Derfor skal du være sikker på, at du har valgt den korrekte instruktør (nr. 5 og nr. 6).
Trin 4:
Hvis du gerne vil sende en besked til medlemmerne, skal du trykke på Send besked (nr. 7).
Skriv den ønskede besked i beskedfeltet (nr. 8)
Vælg om det skal sendes som E-mail, SMS eller begge (nr. 9).
Info: Hvis du vælger ikke at skrive noget, så får deltagerne IKKE besked om at instruktøren er ændret.
Tryk på Send besked (nr. 10).
Ændr dato
Du kan med vores FlexyStaff app nemt ændre datoen på et hold
Denne vejledning viser hvordan du ændrer dato på et hold.
Du kan se en videovejledning her: Sådan ændrer du dato på et hold
Trin 1:
Installér FlexyStaff app (nr. 1).
Log ind med din E-mail og din personlige kode (ikke din lange eller korte kode) (nr. 2).
Trin 2:
Vælg det ønskede hold (nr. 3).
Trin 3:
Tryk på dato-feltet (nr. 4).
Trin 4:
Vælg den ønskede dato holdet skal ændres til (nr. 5).
Tryk Fortsæt (nr. 6).
Trin 5:
Vælg om du ønsker at sende en besked ud til medlemmer via E-mail, SMS eller begge (nr. 7 og nr. 8).
Tryk Holdflyt og holdet er flyttet (nr. 9).
Ændr tidspunkt
Med vores FlexyStaff app kan du nemt ændre tidspunktet på et hold.
Denne vejledning viser, hvordan du ændrer tidspunkt på et hold.
Du kan se en videovejledning her: Sådan ændrer du tidspunkt på et hold
Trin 1:
Installér FlexyStaff app (nr. 1).
Log ind med din E-mail og din personlige kode (ikke din lange eller korte kode) (nr. 2).
Trin 2:
Vælg det ønskede hold (nr. 3).
Trin 3:
Tryk på tidspunkt-ikonet (nr. 4).
Trin 4:
Vælg det nye tidspunkt og tryk på Fortsæt (nr. 5 og nr. 6).
Trin 5:
Skriv den ønskede besked i beskedfeltet og vælg om det skal sendes som E-mail, SMS eller begge. Hvis du vælger ikke at skrive noget, så får deltagerne IKKE besked om at tidspunktet er ændret. (nr. 7 og nr. 8).
Tryk på Holdflyt, og tidspunktet er nu ændret (nr. 9).
Fremmød el. fjern deltagere på et hold
Du kan med vores FlexyStaff nemt enten fremmøde eller fjerne deltagere på et hold.
Denne vejledning viser, hvordan du fremmøder eller fjerner deltagere på et hold.
Du kan se en videovejledning her: Sådan fremmøder eller fjerner du deltagere på et hold
For at Fremmøde en eller flere deltagere skal du gøre følgende:
Trin 1:
Installér FlexyStaff app (nr. 1).
Log ind med din E-mail og din personlige kode (ikke din lange eller korte kode) (nr. 2).
Trin 2:
Vælg det ønskede hold (nr. 3).
Trin 3:
Tryk på fanen Deltagere i toppen (nr. 4).
Markér på de deltagere du ønsker at fremmøde og tryk "fremmød" (nr. 4 og nr. 5).
Trin 4:
Medlemmerne vil nu fremstå som "Fremmødt" under deres navn (nr. 7).
For at fjerne en eller flere deltagere skal du gøre følgende:
Trin 1:
Vælg det ønskede hold (nr. 1).
Trin 2:
Tryk på fanen Deltagere i toppen (nr. 2).
Markér på de deltagere du ønsker at fjerne og tryk på den røde knap (nr. 3 og nr. 4).
Trin 3:
Deltageren bliver nu fjernet fra holdet og eventuelle deltagere på venteliste vil blive rykket (alt afhængigt af jeres venteliste/først til mølle opsætning)
Tildel el. fjern rettigheder
FlexyStaff appens funktioner følger de rettigheder den enkelte medarbejder har fået tildelt. Derfor kan det være nødvendigt at ændre disse.
For at kunne benytte FlexyStaff skal den medarbejder, som benytter appen, have rettigheder til at bruge appens funktioner. Omvendt skal brugeren fratages rettigheder, hvis der er funktioner, som medarbejderen ikke må benytte.
Info: For at finde funktioner og rettigheder skal du følge denne vejledning:
Husk: Den rettighedsgruppe du har ændret skal også være den rettighedsgruppe som er tildelt den ønskede medarbejder. Se denne vejledning under trin 4:
FAQ: Hvordan opretter jeg personale / medarbejder?
Tillad/tillad ikke at aflyse hold:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på Flexybox Administration.
Tryk på Personale, og tryk efterfølgende på Funktioner og rettigheder.
Trin 2:
Vælg den ønskede rettighedsgruppe (nr. 1).
Vælg fanen Booking (nr. 2) og find rettigheden Aflys hold (nr. 3).
Vælg om det er tilladt eller ikke tilladt (nr. 4).
Tillad/tillad ikke skift af dato og tidspunkt, samt skift af instruktør:
Bemærk! Rettigheden Rediger holddag dækker over skift af tidspunkt, dato og instruktør. Det er desværre ikke muligt at skille disse rettigheder ad.
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på Flexybox Administration.
Tryk på Personale, og tryk efterfølgende på Funktioner og rettigheder.
Trin 2:
Vælg den ønskede rettighedsgruppe (nr. 1).
Vælg fanen Booking (nr. 2) og find rettigheden Rediger holddag (nr. 3).
Vælg om det er tilladt eller ikke tilladt (nr. 4).
Tillad/tillad ikke at fremmøde deltagere:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på Flexybox Administration.
Tryk på Personale, og tryk efterfølgende på Funktioner og rettigheder.
Trin 2:
Vælg den ønskede rettighedsgruppe (nr. 1).
Vælg fanen Kunder (nr. 2) og find rettigheden Fremmød til aktivitet (web) (nr. 3).
Vælg om det er tilladt eller ikke tilladt (nr. 4).
Tillad/tillad ikke afmeld kunde fra hold:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på Flexybox Administration.
Tryk på Personale, og tryk efterfølgende på Funktioner og rettigheder.
Trin 2:
Vælg den ønskede rettighedsgruppe (nr. 1).
Vælg fanen Booking (nr. 2) og find rettigheden Afmeld kunde fra hold (nr. 3).
Vælg om det er tilladt eller ikke tilladt (nr. 4).
