Med Flexybox Workforce app giver du dine medarbejdere en platform, hvor de kan udføre forskellige arbejdsopgaver ved hjælp af få klik.
De kan bl.a. lave lageroptælling ved at registrere vare eller se og udføre procedurelister. De har samtidig mulighed for at registrere ind- og udbetalinger, se vagtplan eller få push beskeder, når en vagt kommer i udbud.
Dine medarbejdere er på den måde altid opdateret ift. deres vagtplan og tilgængelige vagter, som de kan byde på. Det er ligeledes et redskab til at se og registrere deres arbejdsopgaver, så dokumentationen er fyldestgørende.
For opsætning i FlexyPlan se følgende vejledning: Kom godt i gang: FlexyNet/FlexyPlan
Hent og installer Flexybox WorkForce app
Du henter og installerer FlexyBox WorkForce app ved at følge disse trin:
Trin 1:
Gå til App store eller Google Play
Trin 2:
Søg på Flexybox WorkForce, og tryk på Installer.
Trin 3:
Åben app'en, og indtast Brugernavn og kort kode.
Husk! Hvis app'en er downloadet på en virksomheds enhed, skal du læse denne vejled-ning: Virksomheds log ind på App
Rettigheder og licenser til FlexyBox WorkForce
For at bruge FlexyBox WorkForce skal du bruge forskellige rettigheder og licenser.
Disse er beskrevet nedenfor.
For at finde frem til funktioner og rettigheder se denne vejledning: Sådan finder du rettighedssystemet og vælger om medarbejdere selv kan redigere oplysninger
Trin 1: Vagtplan
På app'en har du mulighed for at få vist en vagtplan. Denne funktion kræver licens til Online vagtplan. Samtidig kan du sætte rettigheder til vagtplanen op i 'Funktioner og rettigheder'.
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Personale, og tryk efterfølgende på Funktioner og rettigheder.
Der åbnes et nyt vindue. Tryk på Personalehåndtering (nr. 1).
Rul ned indtil du kommer til Vagtplan. Du kan her ændre på adgang til rettigheder ved at trykke på fluebene i højre side (nr. 2).
Trin 2: Lager optælling
Dette kræver licens, og der skal sættes rettigheder op.
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Personale, og tryk efterfølgende på Funktioner og rettigheder.
Tryk på Kassesystem (nr. 1).
Rul ned indtil du kommer til Lagerstyring (nr. 2). Her kan du ændre på adgang til rettigheder ved at trykke på fluebene i højre side.
Trin 3: Betalinger (ind- og udbetalinger)
For at en medarbejder kan lave ind- og udbetalinger.
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Personale, og tryk efterfølgende på Funktioner og rettigheder.
Tryk på Kassesystem (nr. 1).
Rul ned indtil du kommer til Indbetaling til kassen (nr. 2) og Udbetaling fra kassen (nr. 3). Her kan du ændre på adgang til rettigheder ved at trykke på fluebene i højre side.
Trin 4: Procedurelister
For at en medarbejder kan se procedurelister skal de have rettigheder til dette.
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Personale, og tryk efterfølgende på Funktioner og rettigheder.
Tryk på Online (nr. 1).
Tryk på pil ned under Medarbejder App, hvis mappen ikke er foldet ud.
Under mappen finder du Vis Procedure Lister (nr. 2). Her kan du ændre på adgang til rettigheder ved at trykke på fluebenet i højre side.
Du kan opsætte procedurelister ved at bruge disse vejledninger:
Trin 5: FlexyNet
For at medarbejdere kan se vagtplanen i deres WorkForce app skal følgende rettighed aktiveres:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Personale, og tryk efterfølgende på Funktioner og rettigheder.
Tryk på Online (nr. 1).
Ved FlexyNet kan du ændre på adgang til rettigheder ved at trykke på fluebenet i højre side (nr. 2).
Oversigt i FlexyBox WorkForce - medarbejder app
I FlexyBox WorkForce er der et punkt, som hedder Oversigt.
Trin 1:
Tryk på Oversigt (nr. 1).
Trin 1
Du kommer nu ind på nedenstående billede. Her vil vi gennemgå, hvad punkterne betyder.
Ulæste nyheder og Tilføj nyheder (nr. 2). Her kan du lave interne nyheder og beskeder til dine ansatte. Disse nyheder forsvinder ikke i oversigten, før modtager har været inde og læse dem.
Afventer godkendelse (nr. 3). Dette er, hvis du har budt på en vagt, og den mangler godkendelse.
Næste vagt (nr. 4). Du kan her se din næste vagt.
Du kan herinde eksempelvis frigive vagter. Det gør du ved at følge denne vejledning: Frigiv en vagt i FlexyBox WorkForce - medarbejder app
Tilgængeligt vagter (nr. 5). Du kan her se, hvilke vagter du kan byde ind på.
Vagtplan i Flexybox WorkForce - Medarbejder App
I FlexyBox WorkForce - Medarbejder App kan du tilgå den online vagtplan.
Personalet vil her have adgang til deres vagtplan og se vagtoversigt for de forskellige dage samt have mulighed for at udbyde/byde på vagter.
Info: Som administrator vil du kunne rette i allerede eksisterende vagter og oprette nye vagter. Du vil kunne tildele vagter til personalet direkte i app'en.
Husk! Dette kræver licens til Online vagtplan.
Trin 1:
Åben app'en.
Indtast Brugernavn og Password, og tryk derefter på Log ind.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Vagtplan (nr. 1).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue. Dette er en kalender, som viser vagtplanen for en måned ad gangen.
Tryk på de to pile (nr. 2) for at skifte måned.
Tilgængelige vagter fremgår som blå prikker (nr. 3).
Egne vagter fremgår som grønne prikker (nr. 4).
Trykker du på en bestemt dag, vil du kunne se vagtoversigten for dagen under kalenderen (nr. 5).
Info: Som administrator kan du klikke ind på en vagt og redigere denne.
Hvis der er en kommentar på en vagt, vil denne indikeres med et notat-ikon (nr. 6) på vagten.
Tryk på plus i øverste højre hjørne (nr. 7) for at oprette nye vagter. Dette er dog kun administrator, som kan dette.
Trin 4
Hvis du vælger enten at redigere en vagt eller oprette en ny vagt, vil du blive mødt af nedenstående vindue.
Info: Den eneste forskel på at oprette en ny vagt og redigere en eksisterende vagt er, at ved en eksisterende vagt redigerer du i felter, som allerede er udfyldt. Ud over dette er vinduet ens.
Angiv dato (nr. 8).
Angiv start- og sluttidspunkt for vagten ved Tid (nr. 9).
Vælg vagtgruppe under Vagtgruppe (nr. 10).
Tilknyt en medarbejder til vagten under Medarbejder (nr. 11).
Tryk på feltet under Vagt type (nr. 12) og vælg evt. vagttype.
Tryk på feltet under Kommentar (nr. 13) og tilføj evt. en kommentar til vagten.
Tag stilling til om Send vagt besked (nr. 14) skal aktiveres. Funktionen gør, at den medarbejder, der er tilknyttet vagten, vil modtage en push meddelelse fra app'en om at der er blevet lavet en ændring i medarbejderens vagtplan.
Tryk på Gem (nr. 15) for at gemme ny vagt eller ændringer ved en eksisterende vagt.
Trin 5:
På vagterne kan du swipe fra højre til venstre. Det synliggør to muligheder.
Du kan redigere vagten (nr. 16).
Du kan byde på vagten, hvis den er udbudt eller udbyde din egen vagt (nr. 17).
Sådan bruger du Lageroptælling i FlexyBox WorkForce - Medarbejder App
I FlexyBox WorkForce kan du registrere optælling af lager.
Det giver dig en hurtig måde at lave status på. Det mindsker tastearbejde og letter processen med lager.
Trin 1:
Tryk på Lager Optælling (nr. 1).
Trin 2:
Find den råvare du vil lave lageroptælling på (nr. 2).
Angiv antal af råvare (nr. 3).
Du kan trykke på næste (nr. 4) for at finde den næste råvare i rækken eller søge på den oppe i søgefeltet (nr. 2).
Hvis varen har en stregkode kan du trykke på stregkode-ikonet (nr. 5) og scanne stregkoden.
Tryk på papirflyver-ikonet for at tilføje optælling (nr. 6).
For at ændre på rækkefølgen af råvarerne skal du trykke på ikonet i højre øverste hjørne (nr. 7).
Trin 3:
Ikonet bliver nu til et flueben (nr 8).
Du har nu mulighed for at ændre rækkefølgen på den valgte råvare (nr. 9). Det kan være relevant, hvis du har en bestemt måde at stille råvarerne op på, så du hurtigere kan tælle dem op.
Procedurelister i FlexyBox WorkForce - Medarbejder App
I FlexyBox WorkForce kan du se og tjekke procedurelister.
Disse procedurelister kan hjælpe dine ansatte til at holde styr på hvilke opgaver der skal løses på dagen. Ledelsen kan samtidig bruge procedurelisterne til at sikre, at opgaverne bliver husket.
Trin 1:
Tryk på Procedurelister (nr. 1).
Trin 2:
Du kan nu trykke på de forskellige procedurelister (nr. 2).
Procedurelisterne kan oprettes ved at følge denne vejledning Sådan opretter du en procedureliste
Det er også muligt at se en oversigt over procedurelister, og hvem der har udført dem ved at følge denne vejledning: Procedureliste oversigt
Trin 3:
Du kan nu sætte flueben i de opgaver du har løst (nr. 3).
Trykker du på ikonet oppe i hjørnet (nr. 4), åbner du et kamera, som gør det muligt at scanne en QR-kode for at vise, at en bestemt opgave er løst.
Lagerstyring i Flexybox workForce
I FlexyBox WorkForce app kan du administrere lagerstyring.
Det kan give dig et overblik over ordreprocessen fra at en ordre er oprettet til at den er modtaget.
Trin 1:
Log på din WorkForce app.
Trin 2: Du er nu i oversigten over app'en.
Tryk på Lagerstyring (nr. 1).
Trin 3: Du er nu i oversigten over ordrestatus.
Tryk på Ny ordre (nr. 2) for at lave en ny ordre.
Vælg en leverandør (nr. 3)
Trin 4: Du kan nu se de varer, du kan bestille ved leverandøren.
Tryk på plus (nr. 4).
Tryk på plus og minus ift. at tilføje antal varer (nr. 5).
Tryk på Se Ordre.
Trin 6:
Tryk på Gem (nr. 6).
Du skal nu vælge om du vil gemme som kladde, sende til leverandør eller sende til en anden leverandør (nr. 7).
Trin 7: Du er nu ude i oversigten igen.
Tryk på Udkast til ordrer (nr. 8) for at se ordre, der er gemt som kladder.
Tryk på en kladde (nr. 9).
Trin 8:
Du kan nu ændre i ordren.
Tryk på gem (nr. 10), når ordren er klar, og bestem, hvad der skal ske med ordren (nr. 11).
Trin 9: Du er ude i oversigten igen.
Tryk på Afventer levering (nr. 12) for at se de ordre I venter levering på.
Tryk på en ordre (nr .13).
Trin 10:
Tryk på Marker som leveret (nr. 14), når ordren er kommet.
Trin 11: Du er nu i oversigten igen.
Tryk på Modtagne ordre (nr. 15) for at se ordre, der er nået frem (nr. 16).
Oversigt over push notifikationer i Flexybox WorkForce
I FlexyBox WorkForce kan du sende forskellige push notifikationer ud i forbindelse med vagter.
Oversigten giver dig et overblik over, hvilke notifikationer der bliver sendt ud på FlexyBox WorkForce app. Du kan derved se, om app'en sender de notifikationer ud, som den skal.
Oversigt:
Notifikation 1
Udbud af vagt - Notifikation |
Denne notifikation bliver sendt: Når en vagt bliver udbudt. |
Notifikationen ser således ud:
Titel: Vagt bytte muligt
Besked: [Navn på medarbejder] vil gerne bytte sin vagt væk d. [Dato] |
Modtagere af notifikationen: Alle medarbejdere i afdelingen med de rette kompetencer til at overtage vagten eller alle i medarbejdergruppen, hvis der ikke er nogle specifikke kompetencer til vagten. Medarbejderen, der udbyder vagten, får ikke notifikationen. |
Notifikation 2
Tilgængelig vagt - Notifikation |
Denne notifikation bliver sendt: Når en ny vagt er gemt uden der er en medarbejder, som er tilknyttet vagten, og hvis man har slået "send notifikation" til. |
Notifikationen ser således ud:
Titel: Ny ledig vagt
Besked: Ny [Vagtgruppenavn] vagt ledig [Ugedag] den [Dato og Starttid]. |
Modtagere af notifikationen: Alle medarbejdere i afdelingen med de rette kompetencer til at overtage vagten eller alle i medarbejdergruppen, hvis der ikke er nogle specifikke kompetencer til vagten. |
Notifikation 3
Personlig opdatering på vagt - Notifikation |
Denne notifikation bliver sendt: Når en ny vagt er gemt med en medarbejder tilknyttet, og hvis man har slået "send notifikation" til. |
Notifikationen ser således ud:
Titel: Vagt ændret
Besked: Din vagt [Ugedag] den [Dato og Starttid] er blevet opdateret. |
Modtager af notifikationen: Den medarbejder som er tilknyttet vagten. |
Notifikation 4
Ny besked er tilføjet - Notifikation |
Denne notifikation bliver sendt: Når en ny besked er lavet. |
Notifikationen ser således ud:
Titel: Nyhed tilgængelig
Besked: [Beskedens overskrift] |
Modtagere af notifikationen: Alle medarbejdere i afdelingen. |
Notifikation 5
Slettet vagt - Notifikation |
Denne notifikation bliver sendt: Når en vagt er slettet. |
Notifikationen ser således ud:
Titel: Vagt slettet
Besked: Din vagt [Ugedag] den [dato og tid] er blevet slettet. |
Modtager af notifikationen: Den medarbejder som er tilknyttet vagten. |
Notifikation 6
Vagtbud - Notifikation - Tidligere medarbejder accepteret |
Denne notifikation bliver sendt: Når et vagtbytte sker, og når regler for vagtbytte notifikationer er sat op til at bruge push notifikationer. |
Notifikationen ser således ud:
Titel: Vagt bytte
Besked: Din udbudte vagt [Ugedag] den [Dato og Starttid] er blevet overtaget af [Navn på den nye medarbejder af vagten]. |
Modtager af notifikationen: Den tidligere medarbejder af vagten. |
Notifikation 7
Vagtbud - Notifikation - Ny medarbejder accepteret |
Denne notifikation bliver sendt: Når et vagtbytte sker, og når regler for vagtbytte notifikationer er sat op til at bruge push notifikationer. |
Notifikationen ser således ud:
Titel: Vagt bytte
Besked: Din udbudte vagt [Ugedag] den [Dato og Starttid] er blevet overtaget af [Navn på den nye medarbejder af vagten]. |
Modtager af notifikationen: Den nye medarbejder af vagten |
Notifikation 8
Vagtbud - Notifikation - Ny medarbejder afvist |
Denne notifikation bliver sendt: Når et vagtbytte bliver afvist, og når regler for vagtbytte notifikationer er sat op til at bruge push notifikationer. |
Notifikationen ser således ud:
Titel: Vagt bytte
Besked: Din udbudte vagt [Ugedag] den [Dato og Starttid] er blevet overtaget af [Navn på den nye medarbejder af vagten]. |
Modtager af notifikationen: Den nye medarbejder af vagten |
Notifikation 9
Vagtbud - Notifikation - Tidligere medarbejder afvist |
Denne notifikation bliver sendt: Når alle bud på vagten er afvist, og når regler for vagtbytte notifikationer er sat op til at bruge push notifikationer. |
Notifikationen ser således ud:
Titel: Vagt bytte
Besked: Din udbudte vagt [Ugedag] den [Dato og starttid] er blevet overtaget af [Navn på den nye medarbejder af vagten]. |
Modtager af notifikationen: Den nye medarbejder af vagten |
Log ind på virksomheds login på Flexybox WorkForce – medarbejder app
I systemet kan du logge ind med virksomheds login.
Dette kan være relevant, hvis app'en er på en virksomhedsenhed, der opholder sig fast i virksomheden.
Info: I denne vejledning benytter vi FlexyBox Medarbejder app som eksempel, men du kan også logge ind med samme startkode i bestillingsapp'en. Du kan her med fordel anvende følgende vejledning: Installation og registrering af bestillings app
Denne vejledning indeholder to delvejledninger:
Sådan logger du ind med virksomheds login på app
Sådan finder du startkoden
Sådan logger du ind med virksomheds login på app
Trin 1:
Åben app'en.
Tryk på hængelås-ikonet nederst i højre hjørne ved siden af Log ind-knappen (nr. 1).
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Indtast afdelingens kode (nr. 2), hvilket er startkoden. Du finder koden ved at følge vejledningen: Sådan finder du startkoden, som du finder nederst i denne vejledning.
Tryk på Anvend koden (nr. 3).
Info: Hvis du på et tidspunkt ønsker at skifte denne til en anden virksomhed, gøres dette ved at skrive Setup i stedet for den korte kode. Nu vil enheden gå tilbage til login-siden.
Sådan finder du startkoden
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på Hent Nøgle.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Du kan nu se startkoden, som du skal tilføje i app'en for at logge ind med virksomheds login (nr. 3).
Frigiv en vagt i FlexyBox WorkForce - medarbejder app
I FlexyBox WorkForce medarbejder app kan du frigive vagter.
Du kan nedenfor både se vejledningen via en video og læse den trin for trin.
Info: For at se videoen i den bedste kvalitet, anbefaler vi, at du ser videoen i fuld skærm ved at trykke på ikonet i højre nederste hjørne, og at du vælger 1080p HD ved at trykke på tandhjulet i bunden af videoen.
Det gør du ved at følge disse trin:
Trin 1:
Log ind i app'en.
Trin 2:
Tryk på Oversigt Dashboard (nr. 1).
Trin 3:
Find den pågældende vagt.
Swipe til venstre på vagten (nr. 2). Der dukker nu to ikoner op i højre side.
Husk! På Android kan du også trykke på vagten. Der dukker herefter også to ikoner op i højre side.
Tryk på ikonet med hånden (nr. 3).
Du har nu frigivet den pågældende vagt.
Info: Du kan også frigive en vagt i FlexyNet ved at følge denne vejledning: Hvordan udbyder / frigiver jeg en vagt i flexyNet?
Anmod om at få en vagt i FlexyBox WorkForce - medarbejder app
I FlexyBox WorkForce medarbejder app kan du anmode om at få en vagt.
Det gør du ved at følge disse trin:
Trin 1:
Log ind i app'en.
Trin 2:
Tryk på Vagtplan (nr. 1).
Trin 3:
Du kan her se de dage, der har ledige vagter, som du kan anmode om at få. Disse er markeret med en blå prik. Tryk på dagen med den blå prik (nr. 2).
Tryk på den pågældende vagt (nr. 3).
Trin 4:
Du kan nu se informationer på den pågældende vagt.
Tryk på Overtag (nr. 4).
Hvordan registrerer jeg bilag på FlexyBox WorkForce - medarbejder app? Betalinger (Ind- og udbetalinger)
I FlexyBox WorkForce app / medarbejderappen kan du registrere bilag.
Dette kan være relevant, hvis du skal have registreret et køb, hvor din virksomhed enten skal lave en ind- eller udbetaling på efterfølgende.
Info: Ved at registrere dem på denne måde, bliver bilagene automatisk hæftet ved dagsrapporten.
Du registrerer bilag på FlexyBox WorkForce app ved at følge disse trin:
Trin 1
Åben app'en.
Log ind med brugernavn og kode.
Tryk på Betalinger (nr. 1).
Trin 2:
Tryk på ikonet i øverste højre hjørne (nr. 2).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Vælg om du vil tage et nyt billede eller finde et billede fra dit album (nr. 3).
Trin 4:
Udfyld de relevante felter.
Tryk på Gem Betaling (nr. 4).
Dette billede vil automatisk blive overført som bilag til Economic.
Husk! Det er vigtigt, at du indberetter bilag før dagen slutter.