Som FlexyBox kunde bruger du som standard vores emailserver.
Dette kan i nogle tilfælde give problemer med spam.
FlexyBox e-mailserver
FlexyBox systemer benytter som standard SendGrid.com som e-mailafsender. Dette giver os en lang række tracking muligheder, hvor vi eksempelvis kan se om e-mails bliver afvist eller om kunder åbner e-mails.
Udfordring
En af de største udfordringer med e-mails i dag er spam, da enhver person på internettet kan udgive sig for at sende e-mails på vegne af alle andre. Derfor kan vores server også uden videre sende på vegne af jeres egne mailadresser.
Det er grunden til, at mange benytter spamfiltre, der undersøger, hvor e-mails kommer fra, og om det er den "rigtige" server, der har sendt e-mailen.
Selvom vores server har en meget høj "reputation", og altså generelt set anses for at være legitime e-mails, så kan der opstå problemer:
Ved brug af mail hotel - fx mail.com, gmail.com eller lignende:
Hvis du ikke ejer det domæne, du sender e-mails fra, så vil du ikke kunne opnå en god spam score, hvis du bruger vores SendGrid mailserver.
I disse tilfælde anbefaler vi, at du bruger dit mail hotels SMTP server til at afsende e-mails.
Kontakt din mail leverandør og få oplyst SMTP server, brugernavn og password samt evt. portnummer.
Herefter skal dette aktiveres i FlexyBox systemet som beskrevet her:
Email/SMTP opsætning
Løsninger hvis du ejer dit mail domæne:
HURTIG LØSNING: Brug egen mail server
FlexyBox systemer understøtter, at systemet bruger jeres egen mailserver. Det eneste dette kræver, er jeres mailserveradresse, portnummer, brugernavn og adgangskode.
Ulempen ved at bruge sin egen mailserver er, at man mister alle fordele ved en stor mailsever som SendGrid - heriblandt alt tracking, statistik og kapacitet. Derudover kan der også forekomme begrænsninger på andre SMTP løsninger såsom emails pr time eller total antal emails pr måned.
Derfor stiller FlexyBox gratis Sendgrid til rådighed til alle vores kunder, for at opnå optimal leveringssikkerhed kræver dette dog ændringer på ens eget domæne som beskrevet i næste afsnit.
DEN BEDRE OG HURTIGE LØSNING: Tilføj SPF record til jeres DNS
Med denne løsning skal der tilføjes lidt oplysninger til jeres "domænenavn", så andre mailservere kan se, at I har godkendt, at vi sender på vegne af jer.
Dette vil for de fleste være nok til, at jeres e-mails aldrig markeres som SPAM.
Rent teknisk skal der tilføjes en SPF record (Sender Policy Framework) på jeres DNS server, hvilket I skal bede dem, der er ansvarlige for jeres e-mail/hjemmeside/DNS om at gøre. Send dem en mail og giv dem evt. et link til nedenstående tabel, så ved de, hvad der skal gøres:
location | type | value |
TXT | v=spf1 include:sendgrid.net ~all |
Husk! Denne løsning understøtter ikke DKIM som kan være nødvendigt for at få 100% DMARC understøttelse https://sendgrid.com/blog/what-is-dmarc/DEN HELT RIGTIGE LØSNING - Fuld integration af SendGrid og jeres domæne.
Selvom tilføjelsen af en SPF record bør løse de fleste problemer med spam, så vil der stadig blive peget på email.flexybox.com fra jeres emails. Det er på denne måde, at alt tracking finder sted.
Et DKIM opslag vil også fejle med løsningen der er nævnt i sidste afsnit og kan derfor ved nogle emails resultere i at DMARC fejler som så afhængig af jeres domænes DMARC regel kan resultere i at en mail ender i spam.
Hvis du ønsker at ændre dette, så kræver det, at du beder FlexyBox om at få oprettet din egen SendGrid konto (Oprettelse DKK 999,-).
Inden du får aktiveret din egen konto, kan du med fordel lave følgende DNS pegninger:
Når du har fået loginoplysninger til den helt rigtige løsning, skal du opretter din afsender mailadresse og taste dit brugernavn og password ind i flexyBox:
Test af spam score
Du kan teste din Spam score vha:
https://www.mail-tester.com/
Info: Hvis du benytter FlexyBox mailservice kræver det, at der er åben for trafik imod smtp.sengrid.net (IP 159.122.224.196) på port 587.
Kendte problemer hvis du ikke bruger "DEN HELT RIGTIGE LØSNING"
Mailscanner er et produkt, som forsøger at advare, når der er noget, der kan ligne ”phishing”.
”Problemet” er, at vores mailserver SendGrid som standard er sat op til at lave klik-tracking.
Fordelen ved dette er, at du kan se, hvem der klikker på hvilke links i alle emails. For at kunne gøre dette laver du en omdirigering af alle links.
Det betyder, at hvis du eksempelvis har et link til http://www.tv2.dk i din mail, så bliver det lavet om, så det linker til:
At det er langt betyder for så vidt ikke noget, problemet er dog, at det peger på ”email.flexybox.com” istedet for "email.tv2.dk". Det er altså et helt andet domæne, og derfor får du med Mailscanner en advarsel. Hvis du ønsker at undgå dette, er der tre muligheder:
De tre muligheder er følgende:
Benyt jer af ”DEN HELT RIGTIGE LØSNING - Fuld integration af SendGrid og jeres domæne.”
Ignorer advarslen og vær klar over, at nogle kunder måske ser denne advarsel, hvis de også bruger ”Mailscanner”.
Slå tracking af email links fra.