FlexyBox understøtter mange forskellige typer af gavekort, og hvordan man ønsker bogføring skal ske er afgørende for, hvordan man opsætter sin gavekortstype.
Gavekortstyper
Der findes følgende gavekortstyper:
Almindelig gavekort
Dette er normalt gavekort med en saldo. Gavekortet kan bruges ad flere omgange indtil det fulde beløb er brugt.
Bogføring vil ske ved udstedelse af gavekort og modposteres, når det benyttes.
Evt. rabat vil blive registreret som en omkostning omgående.Gratis gavekort, som skal indløses på én gang
Dette gavekort bruges, hvis man ønsker at give et gavekort væk uden at bogføre noget, når det udstedes. Omkostningen registreres altså først ved indløsning.
Gavekortet kan kun bruges én gang. Beløb, der ikke er brugt, vil være tabt.
Gratis gavekort, som kan indløses flere gange
Dette gavekort bruges hvis man ønsker at give et gavekort væk uden at bogføre noget, når det udstedes. Omkostningen registreres altså først ved indløsning. Gavekortet kan bruges flere gange indtil det fulde beløb er brugt.
Klippekort
Klippekort benyttes, hvis gavekortet er begrænset til specifikke vare. Gavekortet kan bruge det antal gange, der er klip til.
Opsætning
Der er fem indstillinger, der afgør, hvordan transaktioner på et gavekort bogføres.
Vare ved salg (nr. 1) på gavekortstypen
Bør bogføres på en balance konto, da der er tale om et udestående.Vare ved modtagelse (nr. 2) på gavekortstypen (alternativt betalingsmetode)
Bør bogføres på samme balance konto som "Vare ved salg"Rabat vare (kan findes under avanceret)
Bør bogføres på en udgifts driftskonto.
Tilgængeligt beløb
Kan være et valgfrit beløbFast salgsbeløb
Prisen som gavekortet skal sælges til uanset det tilgængelige beløb
Når et gavekort sælges vil "Vare ved salg" og muligvis "Rabat vare" blive brugt til at registrere salget korrekt.
Når et gavekort bliver indløst vil "Vare ved modtagelse" og muligvis "Rabat vare" blive brugt.
Hvilke varenumre skal jeg vælge?
FlexyBox anbefaler, at du vælger samme varenummer til "Vare ved salg" og "Vare ved modtagelse".
Du vil derved kun bruge ét varenummer pr. gavekortstype. Dette resulterer i, at den vare, som du sætter ind på gavekortet, også er den vare, som du trækker ud af gavekortet, når gavekortet bruges som betaling.
På den måde kan du hele tiden holde styr på den nuværende balance ved at se, hvad balancen er på kontoen for gavekort. Dette vil fremgå af bogholderi-systemet, men det forudsætter, at du har én konto for salg og brug af gavekort. For at kontoen stemmer er det også vigtigt, at du benytter dig af "Rabat vare", da evt. rabatter ellers vil trække kontoen ud af balance.
I stedet for at benytte et varenummer ved modtagelse af gavekort kan du benytte en betalingsmetode "Brug betalingsmetode ved modtagelse".
Det vil gøre at modtagelse af gavekort ikke modregnes i din omsætning på dagsrapporten.
Vi anbefaler fortsat, at du benytter samme bagved liggende konto for nemt at kunne afstemme din gavekorts saldo.
Du kan vælge forskellige varenumre til "Vare ved salg" og "Vare ved modtagelse" hvis du har en årsag til, at du gerne vil kunne adskille de 2.
Vi anbefaler fortsat, at du benytter samme bagved liggende konto for nemt at kunne afstemme din gavekorts saldo.
Eksempler på udstedelse
Her har vi samlet en række eksempler på hvilke bogføring der finder sted, når gavekort udstedes.
Almindelig gavekort - uden rabat
Hvis et "Almindeligt gavekort" udstedes til en værdi på 600 kroner til en pris på 600 kr. vil der bliver slået et salg af "Vare ved salg" i kassen.
Konto | Debet | Kredit |
Gavekortskonto |
| 600,00 |
Betalingsmiddel | 600,00 |
|
Almindelig gavekort - med rabat
Når et "Almindeligt gavekort" udstedes med rabat findes der en valgfrit indstilling "Rabat vare". Denne skal bruges, hvis man ønsker at bogføre rabatten separat.
Rabatten beregnes som forskellen mellem "Tilgængeligt beløb" og "Fast salgsbeløb".
Eksempel hvis der er opsat "Rabat vare"
Hvis et gavekort sælges til en værdi på 600 kroner til en pris på 500 kr. vil der bliver slået et salg af "Vare ved salg" i kassen, og der vil samtidig blive modregnet en rabat på "Rabat vare".
Konto | Debet | Kredit |
Gavekortskonto |
| 600,00 |
Gavekortsrabatkonto | 100,00 |
|
Betalingsmiddel | 500,00 |
|
Eksempel hvis der ikke er opsat "Rabat vare"
Hvis et gavekort sælges til en værdi på 600 kroner til en pris på 500 kr. vil der bliver slået et salg af "Vare ved salg" i kassen til den nedsatte pris.
Konto | Debet | Kredit |
Gavekortskonto |
| 500,00 |
Betalingsmiddel | 500,00 |
|
Klippekort - uden rabat
Hvis et Klippekort sælges til en værdi på 600 kroner til en pris på 600 kr. vil der bliver slået et salg af "Vare ved salg" i kassen.
Konto | Debet | Kredit |
Gavekortskonto |
| 600,00 |
Betalingsmiddel | 600,00 |
|
Klippekort - med rabat
Når der sælges "Klippekort" med rabat, findes der en valgfri indstilling "Rabat vare". Denne skal bruges, hvis man ønsker at bogføre rabatten separat.
Rabatten beregnes som forskellen mellem "Tilgængeligt beløb" og "Fast salgsbeløb".
Eksempel hvis der er opsat "Rabat vare"
Hvis et "Klippekort" sælges til et "Tilgængeligt beløb" på 600 kroner til et "Fast salgsbeløb" på 500 kr. vil der bliver slået et salg af "Vare ved salg" i kassen, og der vil samtidig blive modregnet en rabat på "Rabat vare".
Konto | Debet | Kredit |
Gavekortskonto |
| 600,00 |
Gavekortsrabatkonto | 100,00 |
|
Betalingsmiddel | 500,00 |
|
Eksempel hvis der ikke er opsat "Rabat vare"
Hvis et "Klippekort" sælges til et "Tilgængeligt beløb" på 600 kroner til et "Fast salgsbeløb" på 500 kr. vil der bliver slået et salg af "Vare ved salg" i kassen til den nedsatte pris.
Konto | Debet | Kredit |
Gavekortskonto |
| 500,00 |
Betalingsmiddel | 500,00 |
|
Gratis gavekort
Når der oprettes et "Gratis gavekort" vil der ikke foretages nogle salgstransaktioner og dermed heller ingen bogføring.
Man vil derfor heller ikke kunne følge med i den åbne saldo i bogføringssystemet, men derimod kun i FlexyBox oversigt over gavekort.
Eksempler på modtagelse
Almindelig gavekort
Hvis et "Almindeligt gavekort" indløses, og der bliver brugt 400 kr. til at købe produkter vil følgende bogføring finde sted.
Der er ingen forskel på gavekort med eller uden rabat, da hele rabatten bliver bogført ved udstedelse af gavekortet.
Konto | Debet | Kredit |
Produkt salgskonto |
| 400,00 |
Gavekorts modtagelseskonto | 400,00 |
|
Klippekort - med rabat
Når der indløses "Klippekort", der resulterer i, at der gives en rabat, findes der en valgfri indstilling "Rabat vare". Denne skal bruges, hvis man ønsker at bogføre rabatten separat.
Rabatten beregnes som forskellen mellem hvad et gennemsnitligt klip er værd og det "Tilgængelig beløb".
Eksempel hvis der er opsat "Rabat vare"
Hvis et enkelt klip på et "Klippekort" med 10 klip indløses med et oprindeligt "Tilgængeligt beløb" på 600,- vil der blive beregnet en "Klip værdi" på 60,-.
Hvis "Klippekortet" benyttes på en vare med en højere (eller lavere) pris så vil difference imellem de 2 blive bogført på "Rabat vare", "Klip værdien" vil blive modposteret på "Vare ved modtagelse"
Denne form for bogføring sikrer, at det oprindelige "Tilgængelige beløb" bliver tilbageført 100% hvis alle klip på "Klippekortet" benyttes.
Her vises et eksempel, hvor "Klippekortet" bruges på et produkt, der har en salgspris på 100,-.
Konto | Debet | Kredit |
Produkt salgskonto |
| 100,00 |
Gavekorts modtagelseskonto | 60,00 |
|
Gavekorts rabatkonto | 40,00 |
|
Eksempel hvis der ikke er opsat "Rabat vare"
Hvis et enkelt klip på et "Klippekort" med 10 klip indløses, og der ikke er opsat en "Rabat vare", vil hele varens pris blive modposteret på "Vare ved modtagelse"
Konto | Debet | Kredit |
Produkt salgskonto |
| 100,00 |
Gavekorts modtagelseskonto | 100,00 |
|
Gratis gavekort
Hvis et "Gratis gavekort" indløses, og der bliver brugt 400 kr. til at købe produkter, vil følgende bogføring finde sted.
Konto | Debet | Kredit |
Produkt salgskonto |
| 400,00 |
Gavekorts modtagelseskonto | 400,00 |
|
Det er altså først på dette tidspunkt, at et "Gratis gavekort" vil resultere i bogføringsposteringer.
Moms: Du skal huske at være opmærksom på momsregler på dine gavekort. Vi kan ikke vejlede om bogføringsregler, men generelt er gavekort, der kun kan benyttes i Danmark, altid momspligtige.
Kontakt din revisor, hvis du er i tvivl.
Husk! Hvis du sletter et gavekort i gavekortsoversigten, så vil dette ikke blive registreret bogføringsmæssigt. Det vil sige, at har du solgt et gavekort, som du efterfølgende sletter, så vil gavekortet bogføringsmæssigt stadig stå som solgt, selvom det ikke bliver brugt.