Et gavekort er et forudbetalt betalingsmiddel med pengeværdi. Kunden betaler et beløb og modtager et kort — fysisk eller digitalt — som kan bruges som betaling i kassen eller online op til kortets saldo. Gavekort giver dine kunder fleksibilitet: de kan købe en oplevelse i dag og bruge den, når det passer dem, eller give den videre i gave.

FlexyBox understøtter både magnet- og chipkort-gavekort og papir-gavekort. Magnet- og chipkort kræver en kortlæser og Kundekort-licensen. Online salg af gavekort kræver en aktiv Webshop-licens samt en indløsningsaftale ved Epay.

Gavekort løser et konkret problem for mange virksomheder: kunden ønsker at købe en ydelse som gave, men tidspunktet for brugen er ukendt. Med et gavekort kan du modtage betalingen med det samme og lade modtageren vælge, hvornår ydelsen bruges. Det øger dit salg uden at binde kapacitet på et bestemt tidspunkt.

Gavekort er også et strategisk salgsværktøj. Med gavekort med fast pris — fx sælges for 500 kr. men har en saldo på 600 kr. — kan du tilbyde en attraktiv gaveidé, der trækker nye kunder ind, som ellers ikke ville have prøvet din ydelse. Med gave-klippekort kan du sælge bundlede ydelser som én samlet gave, fx "5 x massage", der binder kunden til at komme tilbage.

Gratis gavekort bruges til en helt anden situation: du ønsker at give en kunde noget gratis — fx som kompensation eller velkomstgave — uden at det slår igennem i salgsstatistikken ved udstedelse. Omkostningen registreres først, når kortet bruges.

Online salg af gavekort via webshop åbner for kunder der ikke er fysisk til stede i din virksomhed. Det giver gavekort en rækkevidde der rækker langt ud over den lokale kasse og gør dem egnet som jule-, fødselsdag- og jubilæumsgave til folk som aldrig har besøgt dig.

Når du opretter en gavekorttype i systemet, vælger du hvilken type der passer til din brug. Typen afgør, hvordan bogføring sker, og om kortet kan bruges én eller flere gange. Du kan også låse felter på typen — fx beløb, maks-beløb, tekst og udløbsdato — så kassemedarbejderen ikke kan ændre dem ved hvert salg.

FlexyBox administrerer gavekort lokalt som standard, men understøtter også integration med tredjeparts gavekortplatforme. Hvis din virksomhed bruger GoGift eller Integra, kan gavekort udstedt via disse platforme indløses direkte i FlexyBox-kassen uden at kortene er oprettet lokalt i systemet. Kontakt FlexyBox support på [email protected], hvis du ønsker at aktivere en tredjeparts integration.

Gavekorttyper opsættes under Opsætning > FlexyBox Administration > Kassesystem > Gavekort. Hvert gavekort-salg sker efterfølgende direkte fra kassen. Se den fulde vejledning i Sådan opretter og sletter du et gavekort i systemet.

Når en kunde vil betale med gavekort, bruges det direkte fra kassen — uanset om det er et magnet-, chip- eller papirkort. Du kan også sende gavekortet videre til en anden modtager ved oprettelse, fx hvis kunden køber det som gave til en ven. Se den fulde gennemgang i Sådan opretter og benytter du et gavekort i kassen.

Bogføringen af gavekort styres af fem felter på den enkelte gavekorttype: Vare ved salg, Vare ved modtagelse, Rabat vare, Tilgængeligt beløb og Fast salgsbeløb. For en detaljeret gennemgang af bogføringsopsætningen, se Hvordan håndterer jeg bogføring af gavekort?

FlexyBox anbefaler at bruge samme varenummer til "Vare ved salg" og "Vare ved modtagelse". Det giver ét varenummer pr. gavekorttype og gør det nemt at afstemme den aktuelle gavekorts-saldo i bogføringssystemet — du kan til enhver tid se den åbne balance på den konto.

Alternativt kan du bruge en betalingsmetode ved modtagelse ("Brug betalingsmetode ved modtagelse"). I det tilfælde modregnes indløsningen ikke i omsætningen på dagsrapporten, men FlexyBox anbefaler stadig at bruge samme bagvedliggende konto for at holde gavekorts-saldoen afstembar.

Under Gavekortsoversigten (Vis > Gavekortsoversigt) kan du se et fuldt overblik over alle udstedte og brugte gavekort. For hvert gavekort vises gavekortsnummer, oprettelsesdato, navn, beløb, max-beløb, antal klip og den medarbejder der oprettede kortet. Se vejledningen Sådan finder du oversigten over gavekort for en fuld gennemgang af filtrerings- og søgefunktionerne.

Fra oversigten kan du:

Udestående gavekort: Har du brug for en liste over åbne gavekort pr. en given dato — fx til regnskabsafslutning — vælger du datoen, trykker "Udskriv gavekortsoversigt" og vælger skabelonen Aktive gavekorts oversigt.

Regningsstatus vises som et ikon pr. gavekort og beregnes hver nat: gult ikon = afregnet til fuld pris, rødt ikon = ikke betalt, sort ikon = rabat givet, grøn spinner = beregnes stadig.

De hyppigste årsager til at et gavekort ikke kan indløses: