eSignatur er relevant i forbindelse med at gøre underskriftsprocessen nemmere og mindske papirforbruget. Ved at bruge eSignatur kan du sende medarbejderes ansættelseskontrakt elektronisk og til elektronisk underskrift i stedet for at gøre det på papir.
eSignatur er gratis, når du har FlexyPlan.
Send en ansættelse kontrakt med eSignatur
Info: Hvis du allerede har en kontrakt i flexybox som du ønsker at have en eSignatur, så behøver du ikke at oprette en ny.
Se følgende vejledning: Sådan gensender du en eksisterende anmodning om eSignatur eller gensender med ny Administrativ afsender
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på Kunde- og personalekartotek.
Trin 2:
Tryk på Personale (nr. 1).
Dobbeltklik på den pågældende medarbejder (nr. 2).
Trin 3:
Tryk på Vedhæftet (nr. 3).
Der er ingen kontrakt (nr. 4). Gå til trin 4 for at tilføje en kontrakt og anmode om eSignatur.
Trin 4:
Tryk på Flexybox logo (nr. 5).
Tryk på Medarbejder funktioner (nr. 6).
Tryk på Vis ansættelseskontrakt (nr. 7).
Trin 5:
Der åbnes et nyt vindue (nr. 8).
Vælg skabelon (nr. 9).
Tryk på Vælg (nr. 10).
Info: Hvis du har oprettet flere forskellige ansættelseskontrakter, vil du blive spurgt om, hvilken ansættelseskontrakt du ønsker at benytte.
Trin 6:
Du kan nu se den kontrakt du har valgt (nr. 11).
For at anmode om eSignatur skal du trykke på Anmod om eSignatur (nr. 12).
Der åbnes et nyt vindue. Tryk på Tilføj [medarbejder] og [leder] som underskrivere og send til begge (nr. 13).
Tryk på Fortsæt (nr. 14).
Trin 7:
Kontrakten er nu blevet tilføjet til medarbejderen, og der er blevet sendt en anmodning om eSignatur (nr. 15).
Tryk på Gem og luk (nr. 16).
Info: Du kan også se om kontakten er underskrevet under denne fane
Gensend en eksisterende anmodning om eSignatur eller gensend med ny Administrativ afsender
Info: For at ændre administrativ underskriver skal du logge ind med den medarbejder, som skal underskive ansættelseskontrakten på firmaets vegne.
Tryk på Vedhæftet (nr. 1).
Tryk på dokumentet (nr. 2).
Tryk på Anmod om eSignatur igen (nr. 3).
Tryk på Gensend eksisterende anmodning og eSignatur. (nr. 4).
Tryk på Fortsæt (nr. 5).
Tryk på Tilføj de originale modtagere som ikke har underskrevet, [Administrator], [medarbejder], og send anmodning om elektronisk signering igen (nr. 6).
Tryk på Fortsæt (nr. 7).
Slet en ansættelseskontrakt som er sendt via eSignatur
Tryk på Vedhæftet (nr. 1).
Tryk på dokumentet, som du vil slette (nr. 2).
Tryk på Slet (nr. 3).
Se status på eSignatur i FlexyPlan
Trin 1:
Log på: FlexyPlan
Trin 2:
Tryk på Medarbejdere (nr. 1).
Du kan herinde se en oversigt på alle medarbejdere og deres status på eSignatur ift. afsendte kontrakter (nr. 2).
Trin 3:
Under medarbejdere (nr. 3) kan du filtrere ift. hvad du vil se.
Tryk på Filter (nr. 4).
Der åbnes et vindue, hvor du har mulighed for at filtrere (nr. 5)
FAQ
Hvordan underskriver jeg en kontrakt via eSignatur?
Du underskriver en kontrakt via eSignatur ved at følge disse trin:
Trin 1:
Åben den tilsendte mail.
Tryk på Underskriv dokument (nr. 1).
Trin 2:
Du kan nu se kontrakten.
Tryk på Sign document for at underskrive med eSignatur (nr. 2).
Trin 3:
Du kan nu se status på, hvem der har læst og underskrevet dokumentet (nr. 3).
Info: Når dokumentet er underskrevet af en af de (eller den) amnodede parter, vil status være synlig på kontraktens næste side.
Hvordan downloader jeg et dokument, der er skrevet under med eSignatur?
Du downloader et dokument, der er skrevet under med eSignatur ved at følge disse trin:
Trin 1:
Åben det underskrevne dokument.
Trin 2:
Tryk på Download PDF (nr. 1).
Hvordan finder jeg Ansættelseskontrakt og email skabelon til eSignatur?
Denne vejledning forklarer, hvordan du finder ansættelseskontrakt og email skabelon til eSignatur.
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Dokument skabeloner.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Ansættelses kontrakt (nr. 1).
Tryk på Dokument (nr. 2).
Tryk på pil ned ved Duplex indstilling og vælg (Printerens indstilling) (nr. 3)
Tryk på Redigér skabelon (nr. 4).
Trin 3:
Her kan du redigere ansættelseskontrakten (nr. 5).
Trin 4:
For at finde email skabelon skal du gøre følgende
Tryk på Elektronisk signatur (nr. 1).
Tryk på Email (HTML) (nr. 2).
Du kan nu se den email, der bliver sendt ud (nr. 3). Du kan ændre på skabelonen ved at indsætte forskellige informationer fra venstre kolonne.