Sådan opretter du en ny Betalingsserviceaftale
Denne vejledning hjælper dig med at oprette en Betalingsserviceaftale
Sådan opretter du MitID Erhverv
Hvis du ikke allerede har MitID Erhverv, skal det oprettes inden du kan ansøge om en aftale med Betalingsservice. Du kan læse mere om MitID Erhverv og se hvordan du kommer i gang her
Husk! Bestilling af MitID Erhverv tager ca. en uges tid, men det kan i nogle tilfælde tage længere tid. Derfor er det vigtigt, at du bestiller MitID Erhverv i god tid.
Info: Hvis du har behov for yderligere hjælp til oprettelse at MitID Erhverv, skal du kontakte MitID erhverv.
Sådan får du et FI-kreditonummer
For at kunne lave en betalingsserviceoprettelse skal du kontakte din bank for at få et FI-kreditornummer.
Kontakt din bank.
Få din bank til at tildele dig et FI-kreditornummer.
Du skal oplyse banken om, at advisering skal ske via Betalingsservice.
Du skal oplyse banken om, at FI-kreditornummeret skal oprettes med kortart 71.
Sådan opretter du en betalingsaftale hos Betalingsservice
Du har nu de nødvendige informationer for at oprette en betalingsaftale hos Betalingsservice.
Trin 1:
Gå ind på Betalingsservices hjemmeside.
Tryk på Opret aftale (nr. 1).
Trin 2:
Log ind med MitID Erhverv og udfyld formularen med: Virksomhedsoplysninger, Anti-hvidvask information, Virksomhedens ejere, Ledelsesinformation og Underskriver.
Når du kommer til Vælg produkt skal du vælge Betalingsservice til venstre (nr. 2).
Vælg Betalingsservice med indbetalingskort (nr. 3) og indtast det FI kreditornummer du har fået oprettet i banken (nr. 4).
Ved Øvrige oplysninger / Debitorgruppenummer bør du lade debitorgruppenummer stå til 00001 (nr. 5) medmindre du har flere afdelinger under samme cvr.
Ved Øvrige oplysninger / Tilmeld til betalingsservice skal du ændre kundenummer til medlemsnummer (nr. 6).
Ved Øvrige oplysninger / Betaling på ikke bankdage skal du vælge efterfølgende bankdag (nr. 7).
Ved Øvrige oplysninger / Dataudveksling med betalingservice skal du vælge virksomheden sender selv filer til Betalingsservice (nr. 8).
Derefter skal du udfylde resten af formularen vedr. fakturering og adgang til Mastercard Connect portalen.
Når alle informationer er indtastet sender du formularen.
Info: Hvis du har behov for yderligere hjælp til oprettelse af betalingsaftale, skal du kontakte Betalingsservices Support.
Husk! Det kan tage omkring to uger før hele oprettelsen er færdig, og I er klar til at sende opkrævninger via Betalingsservice. I nogle tilfælde tager det længere tid. I den forbindelse er den sidste frist for opkrævning d. 8. sidste bankdag i hver måned. Hvis oprettelsen ikke er på plads inden, kan du ikke sende opkrævninger før den næste måned.
Sådan genererer du en nøglefil til betalingsservice
Denne vejledning viser, hvordan du genererer nøglefiler til betalingsservice.
Når du vil generere nye sikkerhedsnøgler, skal du følge trinene i dette afsnit. Du kan gøre dette når som helst efter behov. Vi anbefaler, at du skifter dine sikkerhedsnøgler hvert tredje år.
Sikkerhedsnøgler bruges til at sikre, at du kan kommunikere sikkert med Mastercard Payment Services’ server via SFTP-løsningen. Sikkerhedsnøgler er et nøglepar bestående af en privat og en offentlig nøgle. Hver af virksomhedens postkasser i My File Transfer skal have tilknyttet sikkerhedsnøgler.
Den private nøgle tilhører din virksomhed og skal opbevares et sikkert sted på virksomhedens drev. Den offentlige nøgle skal overføres til den pågældende postkasse i My File Transfer. Læs nedenfor, hvordan du gør dette.
Du genererer selv nøglen ved hjælp af et kommandolinjeværktøj – en kommandolinjet fortolker.
Trin 1:
Åbn Kommandoprompt eller et lignende værktøj – kommandolinjefortolkeren. I dette eksempel bruger vi Kommandoprompt med brugernavnet “juse”.
Trin 2:
Skriv denne kommando for at generere nye RSA-sikkerhedsnøgler med en længde på 2048 bit*: ssh-keygen -b 2048 -f id_rsa -t rsa
Bemærk: Sikkerhedsnøglerne skal være RSA-nøgler, og nøglelængden skal være 2048 bit.
Trin 3:
Du vil nu blive bedt om at indtaste en adgangskode efter eget valg, også kaldet en passphrase.
Passphrasen skal bestå af minimum fem tegn, som skal være en kombination af bogstaver og tal. Passphrasen sikrer, at kun autoriserede personer kan bruge den private sikkerhedsnøgle.
Trin 4:
Kommandoen vil generere to nøglefiler:
id_rsa, som er den private nøgle.
id_rsa.pub, som er den offentlige nøgle.
Du har nu genereret nye sikkerhedsnøgler. Du skal opbevare den private nøgle et sikkert sted på virksomhedens drev, og den offentlige nøgle skal overføres til din postkasse i My File Transfer. For at gøre dette skal du følge de næste to trin.
Trin 5: Omdøb din offentlige nøgle
Gå til den mappe, hvor dine nøglefiler automatisk er blevet gemt. I eksemplet ovenfor er det mappen: C:\Users\juse>
Du skal nu omdøbe din offentlige nøgle og gemme den i .txt-format.
Bemærk: For at kunne gemme filen i .txt-format skal du kunne se hele filnavnet.
Dette kan du vælge i Stifinder ved at klikke på "Vis" og sætte flueben ved "Filnavneudvidelser".
Filen skal navngives som følger:
sshPublicKeyAdd.SFG.YYYYMMDDNNN.txt
YYYYYMMDD henviser til dags dato skrevet således: år, måned, dag.
NNN henviser til et nøglenummer, som du selv vælger, og som skal bestå af tre tal, f.eks. 001.
Et eksempel: En fil sendt den 25. januar 2024 med nøglenummer 001 gemmes således: sshPublicKeyAdd.SFG.20240125001.txt
Her bliver filen hentet fra mappen og gemt på PC’ens skrivebord.
Trin 6:
Hvis du i øjeblikket bruger en HTTPS-løsning og nu også ønsker at bruge en SFTP-løsning, eller hvis du ikke længere kan oprette forbindelse med din eksisterende SFTP-løsning, skal du følge denne vejledning:
Log ind på postkassen som normalt ved at indtaste UserID og adgangskode. Når du er logget ind i postkassen, befinder du dig automatisk på fanen "Overfør filer". Klik på pilen til højre for "Postkassesti", og vælg "/".
Klik på "Vælg filer" for at uploade den offentlige nøgle til postkassen, og klik derefter på "Send".
Når din offentlige nøgle er blevet uploadet til postkassen, vises en besked om, at filoverførslen er fuldført. Det er en god idé at sikre sig, at nøglen rent faktisk er uploadet og accepteret. Dette gør du på fanen "Download filer", hvor du blandt andet kan finde kvitteringer. Det kan tage et par minutter, før kvitteringen er klar.
Hvordan indlæser jeg en nøglefil til betalingsservice?
For at kunne køre Mastercard skal du have en nøglefil til betalingsservice. Denne opretter du ved at følge vejledningen: Sådan generer du en nøglefil til betalingsservice
Denne nøglefil skal efterfølgende indlæses i FlexyBox.
Du indlæser nøglefilen i FlexyBox ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på FlexyFitness, og tryk derefter på Automatisk Betalingssystem.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på System opsætning (nr. 1).
Tryk på Opsæt Betalingsservice (nr. 2).
Der åbnes et nyt vindue. Tryk på Betalinger (nr. 3).
Tryk på Indlæs nøglefil (nr. 4) og vælg den nøglefil du har genereret igennem Betalingsservice/Mastercard.
Trin 3:
Når filen er indlæst, skal du udfylde fanen; Forbindelse.
Tryk på Forbindelse (nr. 5).
Udfyld felterne med den information, som du får udleveret af Betalingsservice/Mastercard (nr. 6).
Tryk på Gem.
Sådan tilmelder du og dine kunder sig til Betalingsservice
Denne guide indholder fire vejledninger, som skal hjælpe dig og dine kunder med at tilmelde sig til betalingsservice.
De fire vejledninger er:
Sådan tilmelder du dig Betalingsservice som kreditor
Sådan sætter du det genererede hyperlink ind i FlexyBox systemet
Sådan tilmelder dine kunder sig til betalingsservice
Sådan indsætter du link i dokumentskabelon til ny kontrakt ved nye medlemmer.
OBS: Vær opmærksom på, at hvis du har en lokal server, skal du sørge for, at portene er åbne på jeres netværks udstyr ellers vil det ikke virke.
Sådan tilmelder du dig Betalingsservice som kreditor
Hvis du tilmelder dig denne funktion, vil FlexyCRM automatisk kunne påminde kunder, som ikke har en aktiv betalingsserviceaftale.
Trin 1:
Du skal først have aktiveret systemet.
For at kunne benytte sig af FlexyBox online Betalingsservice selvbetjening, skal du udfylde en tilmeldingsblankt hos Betalingsservice som kreditor.
Blanketten kan findes her: Kreditor tilmelding
Info: Hvis du har brug for yderligere hjælp med siden; Kreditor tilmelding, som vi gennemgår i trin 2, skal du kontakte Betalingsservice.
Trin 2:
Du skal nu udfylde formularen med dine stamoplysninger.
Angiv CVR-nr. (nr. 1).
Angiv PBS-nummer (nr. 2).
Angiv Deb.grp.nr (nr. 3).
Kundenummerbenævnelse. fx telefonnummer (nr. 4). Dette er et felt, hvor du kan indsætte en valgfri tekst. Dette kan eksempelvis være Kundenr. eller Indsæt dit kundenr.
Sæt flueben ved:
Din kunde skal gentaste kundenummer (nr. 5).
Genereret hyperlink skal bruges i et iframe (nr. 5).
Sæt flueben ved Jeg har læst og accepteret regler og vejledning for kreditorer (nr. 5).
Tryk på Generer hyperlink ud fra angivet data (nr. 6).
Der vil nu komme et link til syne under feltet Nedenstående felt kommer til at indeholde det hyperlink, som du skal benytte (nr. 7).
Kopier linket (nr. 7).
Du skal nu kopier linket ind i FlexyBox systemet. Det gør du ved at følge Sådan sætter du det genererede hyperlink ind i FlexyBox systemet, som er vist efter denne vejledning.
Info: Du kan også benytte en QR Kode (nr. 8).
Sådan sætter du det genererede hyperlink ind i FlexyBox systemet
Du kan sætte et hyperlink ind i FlexyBox systemet, så dine kunder kan tilmelde sig til betalingsservice ved at logge ind på fitness.flexybox.com.
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Integrationer (nr. 1).
Tryk på Betalingsservice (nr. 2).
Rul ned indtil du kommer til Online Betalingsservice tilmeldingslink.
Tryk på feltet ved Online Betalingsservice tilmeldingslink (nr. 3) og indsæt det hyperlink, som du kopierede i forrige vejledning; Sådan tilmelder du dig Betalingsservice som kreditor.
Hvis du har flere afdelinger, kan du lave en overstyring ved at trykke på tandhjulet og vælge den afdeling, du vil have et særskilt link til (nr. 4 og nr. 5).
Tryk på OK for at gemme ændring.
Dine kunder vil nu kunne tilmelde sig til betalingsservice ved at logge ind på fitness.flexybox.com. Du kan se, hvordan hyperlinket ser ud for dine kunder i vejledningen: Sådan tilmelder dine kunder sig til betalingsservice, som du finder under nedenstående billede.
Sådan tilmelder dine kunder sig til betalingsservice
Hvis dine kunder ikke er tilmeldt betalingsservice, vil Tilmelding til Nets være synlig på deres profil, som vist på det følgende billede. Dette sker dog kun, hvis du har sat et hyperlink ind i FlexyBox systemet, hvilket er vist i forrige vejledning; Sådan sætter du det genererede hyperlink ind i FlexyBox systemet.
Trin 1:
Kunderne skal logge ind på deres profil.
Kundernes skal trykke på Betalingsservice online tilmelding under Tilmeld dig Nets (nr. 1).
Trin 2:
Kunderne sendes videre til en ny side. Dette er en tilmeldingsblankt til betalingsservice.
Kunderne skal nu udfylde felterne:
CPR-nr. (nr. 1).
Reg nr. (nr. 2).
Kontonr. (nr. 3).
Kunderne skal overveje, om de vil have siden til at huske deres reg/kontonr. Hvis ja, skal de sætte flueben i feltet ved Husk mit reg/kontonr (nr. 4).
Medlemsnummer (nr. 5).
Gentag Medlemsnummer (nr. 6).
PBS-nummer (nr. 7).
Deb.grp.nr (nr. 8).
Kunderne skal sætte flueben i feltet ved Jeg har læst og accepteret generelle regler for debitorer i Betalingsservice (nr. 9).
Kunderne skal trykke på Tilmeld med NemID (nr. 10).
Sådan indsætter du link i dokumentskabelon til ny kontrakt ved nye medlemmer
Når du opretter nye medlemmer, kan du i skabelonen til velkomstmailen tilføje et link til betalingsservice, så nye medlemmer har mulighed for at tilmelde sig til betalingsservice med det samme. Du ændrer i teksten til mailen ved at gøre følgende:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Dokument skabeloner.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Ny kontrakt i venstre side (nr. 1).
Tryk på Email (HTML) (nr. 2).
Indsæt din valgfrie tekst i mail-skabelonen (nr. 3). Dette kan eksempelvis være:
Vi anbefaler, at du tilmelder dig betalingsservice. Dette gør du her.
Ved tilmelding skal du bruge dit medlemsnummer: [Customer.CustomerNo]
Husk! Linket ved her er det hyperlink, som du genererede i vejledningen: Sådan tilmelder du dig Betalingsservice som kreditor, som er den første vejledning på denne side.
Du tilføjer hyperlinket til mailen ved at trykke på Indsæt link-ikonet (nr. 4).
Du skal huske at gemme ændringerne (nr. 5).
Trin 3:
Når kunderne trykker på her, bliver de ført over på den side, der er vist på nedenstående billede.
Kunderne skal her udfylde felterne. Du kan læse, hvordan kunderne gør det i vejledningen; Sådan tilmelder dine kunder sig til betalingsservice, som du finder på denne side.
Hvordan tilmelder jeg kunder til Betalingsservice i Flexybox?
I systemet kan du tilmelde kunder til Betalingsservice.
Som minimum skal du følge disse trin for at tilmelde kunder til Betalingsservice:
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på Kunde- og personalekartotek.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Dobbeltklik på den pågældende kunde (nr. 1).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Betaling (nr. 2).
Indtast kundens CPR-nr. (eller udfyld CVR-nr. ved virksomheder) (nr. 3).
Indtast kundens Reg. og konto nr. (nr. 4).
Tryk på Tilmeld til Nets (nr. 5).
Tryk på Gem og luk.
Sådan opsætter du en påmindelse / notifikation på Betalingsservice-opkrævning
I systemet kan du lave en påmindelse / notifikation, som sender en besked til en eller flere specifikke modtagere inden der skal sendes Betalingsservice-opkrævning.
Påmindelsen / notifikationen kan være relevant, så du sikrer, at du har det fulde overblik over din opkrævning.
Husk! Du skal aktivere funktionen for at bruge den. Det gør du ved at følge vejledningen: Sådan aktiverer du notifikationstrigger
Info: Hvis du har påmindelser fra det gamle system, vil disse blive konverteret til notifikationer i det nye system.
Sådan opsætter du en påmindelse notifikation på Betalingsservice-opkrævning
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på Flexybox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk derefter på Notifikationer.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Tilføj (nr. 1).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Angiv navn på notifikationen (nr. 2). I eksemplet er det Nets - Husk Netskørsel.
Angiv Startdato og Slutdato ved Gentagelsesperiode (nr. 3).
Angiv om notifikationen enten skal sendes ugentligt eller månedligt og hvilke dage (nr. 4). Du kan eksempelvis sætte en udløser op, så beskeden sendes den 6. sidste bankdag i måneden.
Tryk på det grønne plus ved HVAD skal der ske (nr. 5).
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Send besked med vedhæftninger (nr. 6).
Tryk på Fortsæt.
Trin 5: Der åbnes et nyt vindue.
Angiv hvordan du vil sende besked ud (nr. 7). I eksemplet er det Mail.
Angiv hvem der skal have beskeden ved Modtagere (nr. 8).
Tilføj en eksisterende dokumentskabelon eller opret en ny ved Dokumentskabelon (nr. 9).
Det grønne plus ved Vedhæftninger (nr. 10) skal du kun benytte, hvis du ønsker at vedhæfte en fil/rapport til mailen.
Tryk på Gem. Der vil nu bliver sendt en notifikation om at køre opkrævninger på det tidspunkt du har valgt. Det kan eksempelvis være hver gang det er den 6. sidste bankdag i måneden.
Hvordan skifter jeg oplysninger? - Betalingsservice
Du skifter oplysninger på en kundes Betalingsservice-aftale ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på Kunde- og personalekartotek.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Dobbeltklik på den pågældende kunde (nr. 1).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Betaling (nr. 2).
Tryk på Skift oplysninger (nr. 3).
Trin 4:
Indtast det ønskede CPR-nr. (eller CVR-nr. ved virksomheder) (nr. 4).
Ændre evt. reg. og konto nr. (nr. 5).
Tryk på Tilmeld nye oplysninger (nr. 6).
Hvordan aktiverer jeg planlagt udbetaling, så penge udbetales til kunder via betalingsservice?
Som standard udbetales der ikke penge fra systemet, men alle ind- og udbetalinger foregår på kundens konto. Det er dog muligt at udbetale penge til kunder via betalingsservice. Til dette bruges Planlagt udbetaling.
Du aktiverer planlagt udbetaling, så penge udbetales til kunder via betalingsservice ved at følge disse trin:
Trin 1:
Du skal først have aktiveret rettigheden 'Udbetal via Nets'. Hvis ikke denne er aktiveret, kan du ikke udbetale via betalingsservice.
Du aktiverer funktionen således:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på Flexybox Administration.
Tryk på Personale, og tryk efterfølgende på Funktioner og rettigheder.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Kunder (nr. 1).
Vælg Tilladt ved Udbetal via Nets (nr. 2).
Trin 3:
Tryk på Vis, og tryk derefter på Kunde- og personalekartotek.
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Dobbeltklik på den pågældende person (nr. 1).
Trin 5: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Konto (nr. 2).
Tryk på Udbetaling (nr. 3).
Der åbnes et nyt vindue. Indtast en sigende tekst ved Tekst (nr. 4).
Indtast beløb på udbetaling ved Beløb (nr. 5). I eksemplet er det 125,00 kr.
Angiv betalingsform ved Betalingsform (nr. 6).
Angiv dato ved Betalingsdato (nr. 7).
Sæt flueben ved Udbetal via betalingsservice (nr. 8) for, at pengene reelt bliver udbetalt til kunden via betalingsservice.
Tryk på Udbetaling (nr. 9). Den vil nu ligge til udbetaling ved kunden næste gang der udføres en kørsel.
Husk! Hvis der findes en planlagt udbetaling på kundens konto, vil der ikke blive taget højde for kundens resterende saldo. Årsagen til dette er, at vi så ikke kan garantere, at netop dette beløb modregnes i opkrævningen.
Hvordan aktiverer jeg opkrævningsgebyr ved Betalingsservice og Girokort?
Ved Betalingsservice opkrævninger er der et administrationsgebyr. Det er her muligt at tilskrive denne ekstra udgift til medlemmerne.
Du aktiverer opkrævningsgebyr ved Betalingsservice ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Integrationer (nr. 1).
Tryk på Betalingsservice (nr. 2).
Rul ned indtil du kommer til Opkrævningsgebyrs metode og Opkrævningsgebyr.
Tryk på pil ned ved Opkrævningsgebyrs metode (nr. 3) og vælg enten Intet gebyr, Opkræv gebyr pr. kunde eller Opkræv gebyr pr- opkrævning.
Tryk på de tre prikker ved Opkrævningsgebyr (nr. 4) og vælg beløbet i form af en vare, som medlemmer opkræves ved Betalingsservice-kørsel. På den måde er prisen den der er angivet på den valgte vare.
Tryk på OK for at gemme ændringerne.
Du aktiverer opkrævningsgebyr ved girokort ved at følge disse trin:
Info: Det er også muligt at opkræve kunden et gebyr, hvis kunden har valgt at betale via girokort.
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Integrationer (nr. 1).
Tryk på Betalingsservice (nr. 2).
Rul ned indtil du kommer til Gebyr på indbetalingskort.
Tryk på de tre prikker ved Gebyr på indbetalingskort (nr. 3) og vælg beløbet i form af en vare, som medlemmer opkræves ved indbetalingskort/girokort.
Tryk på OK for at gemme ændringen.
Hvornår modtager jeg betalingsservice oplysninger?
Info: Som totalkreditor hos betalingsservice modtager du pengene i banken på opkrævningsdagen.
Vi anbefaler, at informationen / adviseringen om hvilke kunder der har betalt, først modtages efter afvisningsfristen på seks dage. Ellers kan pengene potentielt trækkes fra jeres konto igen.
Ved advisering efter afvisningsfristen modtager Flexybox-systemet først oplysninger om betalingerne, når pengene er sikret. Det sker ca. d. 10 i hver måned. Sådan ændrer du advisering af dine indbetalinger til efter afvisningsfristen. Ser du betalingerne allerede på opkrævningsdagen, så kan du ændre adviseringen ved at udfylde denne formular: Bestilling eller ændr en leverance
Udfyld alle obligatoriske felter.
I 'beskedfeltet' skriver du: Jeg vil gerne ændre min 602 fil til adviseringskode 42, så jeg fremover først modtager advisering efter afvisningsfristen.
Herefter skal du gå i Flexybox-systemet:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på Flexybox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Tryk på pil ned ved Integrationer (nr. 1).
Tryk på Betalingsservice (nr. 2).
Rul ned indtil du finder Hvornår modtages betalingsoplysningerne fra Betalingsservice og vælg AfterRejectionDeadline (nr. 3).
Hvorfor sker der skæve opkrævningsperioder på Betalingsservice medlemskaber?
I systemet kan du opleve, at medlemmer, der kører Betalingsservice medlemskaber, bliver opkrævet for skæve perioder som eksempelvis midt i en måned til midt i en anden måned.
Dette kan skyldes, at der på det enkelte medlemskab ikke er sat en Beregn fra dato.
Du sætter denne dato ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk efterfølgende på Kontrakter (medlemskaber).
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på den pågældende kontrakt (nr. 1).
Tryk på Rediger (nr. 2).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Betaling og opkrævning (nr. 3).
Tryk på pil ned ved Beregn fra og angiv en dato (nr. 4). Denne styrer for hvilken dag i måneden opkrævningen skal udregnes. Et eksempel på en beregn fra dato vil være 01-10-20XX.
Tryk på Gem.
Hvorfor er min kunde ikke blevet opkrævet via betalingsservice?
Du kan tjekke disse trin, hvis din kunde ikke er blevet opkrævet via Betalingsservice :
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på Kunde- og Personalekartotek.
Trin 2:
Dobbeltklik på den pågældende kunde/medlem.
Trin 3:
Tryk på Medlemskaber (nr. 1).
Tjek om den Nuværende pris er sat til 0 kr. (nr. 2).
Tjek dato ved Start (og evt. Slut) (nr. 3).
Tjek dato for kundens Næste opkrævning (nr. 4).
Tjek om kunden er oprettet efter der er kørt Betalingsservice ved Oprettelses dato (nr. 5).
Tjek om der er sat flueben ved Betales af kundens virksomhed (nr. 5).
Luk kunden/medlemmet ned.
Trin 4: Når du har lukket kunden ned, skal du gøre følgende:
Tryk på FlexyFitness, og tryk derefter på Automatisk betalingssystem.
Trin 5:
Tryk på Vis forhåndsvisning.
Trin 6:
Der åbnes et nyt vindue, hvor du kan se Ugyldig kundedata på kunder. Den kommer frem inden du kører opkrævning.
Tjek listen over ugyldige kundedata i Betalingsservice forhåndsvisning.
Du skal nu rette disse ved kunderne for at kunne køre opkrævning.
Bemærk:
Hvis du trykker fortsæt opkrævning (nr. 1) uden at rette i kunderne på listen, vil disse ikke blive opkrævet.
Ved at trykke på det lille plus (nr. 2) ud for kundens navn, kan du se, hvorfor kundedata er ugyldig.
Eksempel: Kunden har meldt sig ind d. 3. august 2023 (nr. 3), men er ikke blevet opkrævet for september og oktober måned. Opkrævningen figurer heller ikke på kundens konto, men der står under medlemskaber og kundens opkrævningsmetode, at næste opkrævning burde være 01-09-2023 (nr. 4).
Når den ugyldige kundedata er rettet, vil kunden forsvinde fra listen med ugyldig kundedata, og kundens manglende betaling vil blive opkrævet næste gang betalingsservice opkræves til næstkommende opkrævning, og dermed også figurerer på kundens konto under konto i Flexybox.
Info: Hvis du forsat ikke kan opkræve din kunde, er du velkommen til at kontakte FlexyBox support, som vil hjælpe dig videre.
Hvordan sætter jeg en beløbsgrænse på Betalingsservice?
I systemet er der sat en standard op på en beløbsgrænse på 1500 kr.
Denne grænse er bygget ind for, at du ikke ved en fejl kommer til at opkræve kunder et meget højt beløb. Denne grænse kan du dog selv sætte.
Du sætter en beløbsgrænse på Betalingsservice ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grund opsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Integrationer (nr. 1).
Tryk på Betalingsservice (nr. 2).
Rul ned indtil du kommer til Beløbsgrænse.
Indtast grænse ved Beløbsgrænse (nr. 3).
Tryk på OK for at gemme ændringen.
Hvordan finder jeg kunder der ikke er tilmeldt til betalingsservice?
I systemet kan du finde kunder, der ikke er tilmeldt til betalingsservice.
Det kan være relevant, da medlemmer i nogle tilfælde ikke er tilmeldt den automatiske opkrævning (Betalingsservice ). Disse vil modtage girokort med posten. Du kan i den forbindelse trække en liste over medlemmer, som ikke har en aktiv Betalingsservice-aftale.
Du finder kunder, der ikke er tilmeldt betalingsservice, ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på FlexyFitness (nr. 1).
Tryk på Ikke-tilmeldte til betalingsservice (nr. 2).
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Dette viser en liste med alle medlemmer uden en aktiv Betalingsservice-aftale og deres Betalingsservice-status (nr. 3).
Du kan læse mere om Betalingsservice-status i nedenstående vejledning: Hvad er årsagerne til, at kunder ikke er tilmeldt betalingsservice?
Hvad er årsagerne til, at kunder ikke er tilmeldt betalingsservice?
Hvis du ønsker at følge op på kunder med et Betalingsservice-medlemskab, men som alligevel ikke er tilmeldt betalingsservice, gøres dette via vinduet; Ikke-tilmeldte til betalingsservice. Dette finder du ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på FlexyFitness (nr. 1).
Tryk på Ikke-tilmeldte til betalingsservice (nr. 2).
Trin 2:
Vinduet giver en oversigt over alle Betalingsservice-kunder, som af den ene eller anden årsag ikke er tilmeldt betalingsservice (nr. 3).
Der kan være mange årsager til, at kunder ikke er tilmeldt, og derfor vil listen løbende blive opdateret. Kunderne kan også selv afmelde sig, og det vil derfor være en løbende process at holde listen nede.
Du kan eksempelvis én gang om ugen eller måneden tjekke listen og følge op på kunderne om deres tilmelding.
Årsager til at kunder ikke er tilmeldt
I ovenstående vindue er der, ud for hver enkelt kunde, beskrevet årsagen til, at kunden ikke er tilmeldt.
Typisk har hver kunde deres egen historie, som kundelog, kontohistorik og medlemskabs-/pauseoversigt kan hjælpe med at afklare. Det kan give en konkret forklaring på, hvorfor den enkelte kunde ikke er tilmeldt.
Nedenfor er der beskrevet, hvad de generelle årsager dækker over:
1) Afmeldt af bank:
Betalingsservice har oplyst, at betalingsaftalen er afmeldt, eller oprettelsen er afvist af kundens bank.
Anbefaling: Kunden bør kontaktes og selv snakke med sin bank om at få tilmeldt betalingsaftalen. Hvis kunden ikke kan tilmeldes, bør du klikke på "Nets tilmelding fravalgt", så kunden ikke længere vises i listen.
2) Afmeldt af [DinVirksomhed]:
Betalingsservice har oplyst, at betalingsaftalen er afmeldt af jer.
Det vil ske i følgende tilfælde:
Du har under kundens betalingsoplysninger trykket Afmeld betalingsservice.
Du har forsøgt at skifte oplysninger på en igangværende aktiv betalingsaftale, men kunden kunne ikke tilmeldes med de nye oplysninger.
Husk! Skift oplysninger hos Betalingsservice kan kun gøres ved, at systemet først laver en afmelding og derefter en tilmelding på de nye oplysninger. Går tilmeldingen galt, vil det i systemet se ud, som om I har afmeldt kunden.
Anbefaling: Prøv at tilmelde kunden igen eller kontakt kunden, hvis der er tale om skift af oplysninger.
3) Tilmelding mislykket:
En tilmelding til betalingsservice er sendt til Betalingsservice, men betalingsservice har ikke bekræftet tilmeldingen indenfor et par dage. Det betyder som regel, at tilmeldingen mislykkes, sandsynligvis på grund af forkert CPR-nummer, reg.nr. eller kontonr.
Anbefaling: Kontakt kunden og tjek at oplysningerne er korrekte. Er du sikker på oplysningerne, kan du ringe til betalingsservice og spørger hvorfor kundenr. XXX ikke kunne tilmeldes (Dette vil betalingsservice også have sendt et brev om).
4) Manglende oplysninger:
Kunden er ikke tilmeldt betalingsservice og kan heller ikke gentilmeldes, da der mangler enten CPR-nummer, reg.nr. eller kontonr.
Anbefaling: Kontakt kunden for at få de manglende oplysninger og tjek samtidig op på, om de oplysninger, du har, er rigtige. Tilmeld herefter kunden som normalt.
5) Ikke tilmeldt:
Kunden er ikke tilmeldt betalingsservice i øjeblikket, hvilket kan skyldes flere ting:
Kunden er aldrig blevet tilmeldt.
Betalingsservice har sendt en elektronisk liste over alle aktive kunder, hvori denne kunde ikke er nævnt
Listen modtages typisk efter en systemkonvertering eller andre lignende tilfælde, hvor FlexyFitness' oplysninger om kunders betalingsservice-status ikke er up-to-date.
Det kan også skyldes følgende, hvilket dog er mere sjældent:
Kunden er i mange måneder ikke blevet opkrævet (medlemskabet er f.eks. i pause), og Betalingsservice har derfor afmeldt aftalen, da den er forældet.
Kundens status er blevet overskrevet i kundekartoteket til værende "I øjeblikket ikke tilmeldt betalingsservice"
Anbefaling: Prøv at tilmelde kunden til betalingsservice igen. Det kan være kunden aldrig er blevet korrekt tilmeldt, og så vil tilmeldingen bare gå igennem. Hvis ikke, så vil en gentilmelding returnere i en bedre årsag, f.eks. "Afmeldt af bank" eller "Tilmelding mislykkes".
6) Betalingsservice tilmelding fravalgt:
Denne vises normalt ikke, medmindre du vælger at trykke på; Vis alle.
Kunden har et Betalingsservice-medlemskab, men en medarbejder har via "Ikke-tilmeldte til betalingsservice", klikket på "Nets tilmelding fravalgt". Funktionen bruges til kunder, som, du må acceptere, ikke bliver tilmeldt betalingsservice.
Ved klik på knappen vil kunden skjules fra oversigten, så du ikke næste gang igen ser samme kunne.
Anbefaling: Brug funktionen til eksempelvis unge, hvor banken afviser betalingsaftalen pga. alder eller til ældre som insisterer på at betale via indbetalingskort. Hvis du senere ønsker kunden væk fra dette stadie, tilmeldes kunden til betalingsservice som normalt.
7) "Afventer tilmelding" og "Tilmelding sendt":
Denne vises normalt ikke, medmindre du vælger at trykke på; Vis alle.
Kunden er fornyligt forsøgt tilmeldt til betalingsservice og er ved at blive behandlet.
Anbefaling: Vent i 2-5 hverdage med at gøre noget. Kundens årsag vil automatisk blive opdateret, eller kunden vil helt forsvinde fra listen, da kunden er blevet tilmeldt korrekt.
ANBEFALING:
Brug gebyr ved indbetalingskort i stedet for at tage ansvar for kundens tilmelding. Vores erfaring er, at mange forsøger at tage ansvar for kundens tilmelding til betalingsservice, selvom du reelt har meget lidt indvirkning på, om kunden kan tilmeldes eller ej.
Derfor anbefaler vi, at du ligger op til, at kunden selv står for tilmelding af regning til betalingsservice, når kunden modtager første indbetalingskort. På samme måde som eksempelvis TDC og Telenor gør.
For at dække udgifterne forbundet med håndtering af indbetalingskort, og samtidig motivere kunderne til at tilmelde sig betalingsservice, anbefaler vi, at du har gebyr på betalinger foretaget via indbetalingskort.
Hvordan ser jeg leverance for betalingsaftale?
I systemet kan du se leverance for betalingsaftaler.
Det giver et overblik over, hvad du har modtaget fra Betalingsservice.
Du ser leverance for betalingsaftale ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på FlexyFitness og tryk derefter på Automatisk betalingssystem.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Dobbeltklik på den pågældende betalingsaftale (nr. 1).
Trin 3:
Du kan her se de informationer, du har modtaget fra Betalingsservice (nr. 2).
Du kan vælge Leverance dato og Indlæsningstidspunkt (nr. 3).
Du kan se antal oprettelser, Afviste/afmeldte og hvad det bliver I alt (nr. 4).
Du kan se Overførselskvittering og Valderingskvittering (nr. 5).
Du kan også se Leverance fil (nr. 6), hvilket viser den leverance fil, som Betalingsservice sender til systemet.
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Fil data for leverance fra Betalingsservice ser eksempelvis således ud (nr. 7).
Hvordan ser jeg Betalingsservice logfiler?
Hvis du ønsker at se de enkelte filer, som bliver sendt fra systemet til Betalingsservice kan du følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på FlexyFitness, og tryk derefter på Automatisk betalingssystem.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Du kan her se alle logfiler, som er sendt og modtaget fra Betalingsservice.
Der findes forskellige typer:
Sendt Opkrævning (nr. 1): Indeholder alle opkrævninger sendt til Betalingsservice.
Sendt aftaleleverance (nr. 2): Indeholder status om kunders Betalingsservice-aftaler, som sendes til Betalingsservice, om hvorvidt kunden skal tilmeldes eller afmeldes Betalingsservice.
Modtaget Opkrævnings status (nr. 3): Indeholder hver opkrævning som modtages fra kunder.
Modtaget aftaleleverance (nr. 4): Indeholder status om kunders Betalingsservice-aftaler, som modtages fra Betalingsservice, om hvorvidt kunden skal tilmeldes eller afmeldes Betalingsservice.
Hvordan ser jeg betalinger på Betalingsservice opkrævninger?
Hvis du ønsker at finde ud af, hvor mange opkrævninger der er sendt, og hvor mange opkrævninger der er betalt, skal du gå ind på selve opkrævningen.
Det gør du ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på FlexyFitness (nr. 1), og tryk derefter på Automatisk betalingssystem (nr. 2).
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Find den rigtige linje, hvilket i dette tilfælde vil være Sendte opkrævninger (0601) (nr. 3).
Dobbeltklik på linjen.
Info: Hvis den opkrævning du leder efter ikke vises, skal du søge længere tilbage. Det gør du ved Fra og Til.
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Der vises nu en summering i toppen, men du kan også bruge oversigten til at se, hvor meget der er opkrævet, og hvor meget der er betalt. Summeringerne findes i toppens midte.
Hvordan håndterer jeg ukendte betalinger?
I systemet kan du have ukendte betalinger.
Betalinger kommer ind som ukendte betalinger, hvis kunder betaler deres girokort, men ved en fejl taster betalings ID'et forkert.
Husk! Det er meget vigtigt, at du ALDRIG bruger ukendte betalinger til noget, som ikke er ukendte betalinger.
Sådan ser du hvor ukendte betalinger kommer fra
Trin 1:
Tryk på FlexyFitness (nr. 1).
Tryk på Automatisk betalingssystem (nr. 2).
Der åbnes et nyt vindue. Tryk på Ukendte betalinger (nr. 3).
Der åbnes et nyt vindue. Du kan her udvide perioden, så alle posteringer vises (nr. 4).
Sådan kommer du videre med ukendte betalinger
Det du gør i forbindelse med ukendte betalinger er følgende:
Ring til MasterCard og få dem til at bekræfte, at betalingen er registreret hos dem.
Når du har fundet fejlen og fundet ud af, hvem der reelt har betalt, skal du blot udføre en indbetaling på kundens konto og vælge ukendte betalinger.
Hvordan håndterer jeg småbeløb ved Betalingsservice opkrævning?
Når du kører Betalingsservice, betaler kunden et gebyr for opkrævningen. Dette gebyr kan eksempelvis være 9 kr. Hvis kunden så har modtaget en besked til 1 kr. på kundens konto, kan det være en smule bittert at skulle betale 10 kr. for at modtage en sms. Denne vejledning viser, hvad du kan gøre i disse tilfælde.
Bemærk! Det er ikke meningen, at du skal kunne undlade at betale småbeløb i Flexybox. Derfor er det omstændigt at gøre dette.
Du håndterer småbeløb ved Betalingsservice-opkrævning ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på FlexyFitness, og tryk derefter på Automatisk Betalingssystem.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Vis forhåndsvisning (nr. 1).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Små beløb (nr. 2).
Herunder kan du se småbeløbene, som bliver opkrævet ved Betalingsservice-opkrævningen. Her kan du åbne kundens konto.
Tryk på plus ude i venstre side ved kunden (nr. 3).
Trin 4: Der åbnes nu mere information om beløbet på kunden. Du kan eksempelvis se, at det er en bøde for ikke at møde op til et hold.
Hvis du trykker på Konto (nr. 4) bliver du sendt til kundens konto. Du kan her tage stilling til om beløbet er rigtigt, eller om du vil gå ind og udligne kundens konto imens du kører Betalingsservice, og efterfølgende gå ind og trække pengene ud af kontoen.
Info: Du kan gå ind og slå bøder til, så de skal opkræves over virksomhedsbetaling. Beløb som SMS-beskeder er dog bundet til kunden og kan ikke trækkes over virksomhedsbetaling. Virksomheds opkrævning af bøder
Hvordan håndterer jeg, hvis forkerte medlemmer opkræves eller betalinger mangler?
Denne vejledning forklarer, hvordan du skal håndtere manglende betalingsinformationer ved Betalingsservice-opkrævninger.
I sjældne tilfælde kan det ske, at medlemmers opkrævning eller betaling ikke figurerer på de forventede konti. Dette kan ske, hvis der er importeret medlemsdata fra et andet CRM-system ind i en eksisterende FlexyFitness database. Der kan i den forbindelse ske to ting:
Et medlem opkræves i FlexyFitness, men et andet og uventet medlem modtager opkrævningen.
Et medlem betaler sit opkrævede kontingent, men betalingen registreres på et andet og uventet medlems konto.
Dette skyldes måden som Betalingsservice gemmer og håndterer oplysninger på medlemmer. I eksemplet herunder er det illustreret med et medlem, som er hentet ind i FlexyFitness via en konvertering fra et andet CRM-system.
I eksemplet er det ”Anika” med medlemsnumret: 2503 (nr. 1). Hun vil som udgangspunkt blive opkrævet på dette kundenummer. Det er dog sådan, at Betalingsservice allerede har oprettet et kundenummer 2503 (nr. 2). Dette kundenummer er tilhørende en aktiv aftale på et andet (og i nogle tilfælde tidligere) medlem (nr. 3), hvorfor Betalingsservice vil opkræve ud fra de informationer, de har.
Da Betalingsservice ikke kan levere personoplysninger på eksisterende aftaler (Medlemsnumre), vil det resultere i, at ”Anika” vil blive opkrævet via FlexyFitness, men på baggrund af Betalingsservice-oplysninger, vil de sende opkrævningen til ”Martin”.
Løsning
Den eneste måde vi kan sikre, at et medlem opkræves korrekt, er ved at gentilmelde det pågældende medlem ved Betalingsservice. Dette vil gøre, at Betalingsservice-oplysninger vil blive opdateret på det pågældende medlem.
Attachments:
Nets_problematik_skitse.pdf