Sådan sætter du en notifikation / påmindelse op
Notifikationen / påmindelsen kan være relevant, hvis du ønsker automatisk at udsende rapporter fra systemet. Det kan eksempelvis bruges, hvis du ønsker, at systemet automatisk skal udsende en dagsrapport eller en besked inden der sendes PBS-opkrævning til nogle bestemte modtagere.
Husk! Du skal aktivere funktionen for at bruge den. Det gør du ved at følge vejledningen: Sådan aktiverer du notifikationstrigger
Info: Hvis du har påmindelser fra det gamle system, vil disse blive konverteret til notifikationer i det nye system. Hvis du har det gamle system, skal du bruge følgende vejledning: Påmindelser
Du kan se en videovejledning her: Sådan sætter du en notifikation / påmindelse op
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk derefter på Notifikationer.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Tilføj (nr. 1).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Angiv navn på notifikationen (nr. 2).
Angiv Startdato og Slutdato og Tidspunkt ved Gentagelsesperiode (nr. 3).
Angiv om notifikationen enten skal sendes ugentligt eller månedligt og hvilke dage (nr. 4). Du kan eksempelvis sætte en udløser op, så beskeden sendes den 6. sidste bankdag i måneden.
Tryk på det grønne plus ved HVAD skal der ske (nr. 5).
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Du har her to valgmuligheder. I eksemplet vælger vi Send besked med vedhæftninger.
Tryk på Send besked med vedhæftninger (nr. 6).
Tryk på Fortsæt.
Trin 5: Der åbnes et nyt vindue.
Angiv hvordan du vil sende besked ud (nr. 7). I eksemplet er det Mail.
Angiv hvem der skal have beskeden ved Modtagere (nr. 8).
Tilføj en eksisterende dokumentskabelon eller opret en ny ved Dokumentskabelon (nr. 9).
Det grønne plus ved Vedhæftninger (nr. 10) skal du kun benytte, hvis du ønsker at vedhæfte en fil/rapport til mailen.
Info: Fra version 23.2 er det muligt at lave rapportering i fremtiden. Det kan f.eks. være relevant, hvis du gerne vil se næste måneds bookinger. Det kan du gøre ved at justere feltet Start (nr. 11).
Tryk på Gem. Der vil nu bliver sendt en notifikation om at køre opkrævninger på det tidspunkt du har valgt. Det kan eksempelvis være hver gang det er den 6. sidste bankdag i måneden.
Sådan sætter du notifikationer op på kassedifferencer og deponeringer
Denne vejledning viser, hvordan du sætter notifikationer op på kassedifferencer og deponeringer.
Denne funktion giver et overblik for ansvarshavende samt ejer eller den økonomiansvarlige.
Funktionen er tilgængelig fra version 24.2 og frem.
Du kan se en videovejledning her: Sådan sætter du notifikationer op på kassedifferencer og deponeringer
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på Flexybox Administration.
Tryk på Kassesystem, og tryk efterfølgende på Ind-/udbetalingstyper.
Trin 2:
Det er vigtigt at lave en ind-/udbetalingstype, da det er det den kigger på, hvis den skal give en notifikation ved bilag for deponeringer.
Tryk på Tilføj (nr. 1).
Angiv navn ved Betaling navn. I eksemplet er det Deponering (nr. 2).
Angiv kontonr ved Betaling konto nr (nr. 3).
Angiv Betalingsbeskrivelse (nr. 4).
Vælg momstype (nr. 5).
Vælg type (nr. 6).
Tag stilling til om følgende skal være aktiv (nr, 7):
Advar ved dagsafslutning hvis der ikke er registreret en betaling
Påkræv vedhæftning
Tryk på OK (nr. 8).
Du har nu oprettet en Ind-/udbetalingstype (nr 9).
Du skal nu opsætte en trigger.
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på Flexybox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk efterfølgende på Triggersystem.
Trin 2:
Tryk på Dagsrapport (nr. 1).
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Trin 3:
Angiv navn til trigger (nr. 3).
Angiv hvornår reglen skal udføres (nr. 4).
Angiv hvor ofte reglen må ske (nr. 5).
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 6).
Trin 4:
Vælg Antal af betalinger. Det er den, der går ind og sikrer, at der sker en notifikation på deponering (nr. 7).
Tryk på Fortsæt (nr. 8).
Trin 5:
Vælg den Ind/udbetalingstype, du har oprette ved Betalingstyper. I eksemplet er det Deponering (nr. 9).
Angiv fra og til. I eksemplet er det fra 1 til 100 (nr. 10).
Tryk på OK (nr. 11).
Trin 6:
Det samme kan du gøre med kassedifferencer, hvis du har en kassedifference på den pågældende dag.
Tryk på det øverste grønne plus (nr. 12).
Trin 7:
Vælg Kassedifference (nr. 13).
Tryk på Fortsæt (nr. 14).
Trin 8:
Angiv Fra og Til. I eksemplet er det fra 0 til 5000.
I eksemplerne får du en notifikation, hvis en deponering er mellem 1 og 100, og du får en notifikation, hvis en kassedifference er mellem 0 og 5.000.
Hvordan aktiverer jeg notifikationstrigger?
I systemet kan du aktivere notifikationstrigger.
Info: Handlingen vil gøre nuværende påmindelser til notifikationstriggere.
Du aktiverer notifikationstrigger ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Pil ned ved Generelt (nr. 1).
Tryk på Nye funktioner (beta) (nr. 2).
Rul ned indtil du kommer til Aktivér Notifikationtriggers.
Aktiver funktionen (nr. 3).
Tryk på OK for at gemme ændringen.
Påmindelser i det gamle system
Påmindelser i systemet kan bruges til automatisk at udsende rapporter fra systemet.
Det kan f.eks. bruges hvis man ønsker at systemet automatisk skal udsende en dagsrapport til nogle bestemte modtagere.
Info: Hvis du er opdateret til det nye system skal du bruge følgende vejledning: Sådan sætter du en notifikation / påmindelse op
Du kan finde dem i "Opsætning" -> "FlexyBox Administration" -> "Moduler" -> "Påmindelser"
Indtast et navn på påmindelse samt emne feltet som vil blive vist i den mail der bliver sendt ud
Vedhæftninger:
Når der tilføjes vedhæftede dokumenter skal man vælge hvilken periode der skal udsendes for.
Dette gøres ved at vælge en relativ dato i forhold til udsendelses tidspunkt.
Her vælges der hvilken rapport man ønsker systemet skal sende afsted, hvilket formart og for hvilken tidsperiode (her kan vælges fra timer til år)
Udløser:
Her kan vælges tidspunkt og udbetalt planlagt betaling.
Under tidspunkt skal der defineres et start samt sluttidspunkt på hvor længe påmindelse skal køre, og hvilke dage påmindelsen skal operere på, på enten uge eller månedsplan.
(Der kan vælges flere dage på listen ved at enten holde Shift eller Alt nede på tastaturer, og markere de dage man ønsker)
OBS hvis noget udsendes klokken 00:00 skal man være opmærksomme på at det jo er starten på dagen og ikke slutningen på dagen.
Modtagere:
Tryk på Ny... for at oprette en ny modtager. Det kan enten være en enkeltperson, en gruppe af selvvalgte personer, vagtgrupper eller en arbejdsstation
Ved at på det 3 små prikker får man mulighed for at administrere modtagerlister. Herfra kan man oprette ny, ændre i en allerede eksisterende eller slette en modtagerliste
Besked:
Det der bliver skrevet her, er det der vil stå i den mail der bliver sendt ud
Tilretning af periode på påmindelse
I forbindelse med påmindelse kan man justere perioden for hvad det er der sendes med.
Gå i Opsætning - Flexybox Administration - moduler - påmindelser - vælg påmindelsen - vælg fanen vedhæftning - vælg vedhæftningen og juster.
Man vil kunne se hvad der ville komme med i den valgte rapport i forhold til idag.
Man kan efterfølgende afprøve påmindelsen ved at trykke Test påmindelse
Slet en modtagere på modtagerlister under påmindelser
Hvis du har sat påmindelser op, og du på et tidspunkt gerne vil slette en modtager af disse påmindelse gøres dette på følgende måde.
Gå til --> FlexyBox Administration
Moduler --> påmindelser --> vælg dem påmindelse som du skal slette en modtager fra --> marker modtager --> Tryk Delete (på dit tastatur)