For at kunne få jeres personale bedst muligt i gang med systemet, er nedenstående vejledning lavet for at kunne give dem de vigtigste informationer omkring den daglige drift.
Nedenstående videoer er for at give den fulde, visuelle forståelse af hvordan man drifter i systemet, når du har set videoerne, bør du kunne benytte det skriftlige materiale under hver video, som huskeliste når du er i den daglige drift.
Info: Opsætningen kan variere fra center til center. Derfor kan enkelte felter og funktioner se anderledes ud i jeres system.
Introduktion
Forsiden i FlexyFitness
Når du åbner systemet, starter du på fanen FlexyFitness.
På forsiden kan du blandt andet se:
Dagens holdoversigt.
Fremmødte kunder.
Antal tilmeldte på hold.
Ventelister.
Fremmødestatus.
Hvis du trykker på et hold i oversigten, kan du se:
Hvem der er tilmeldt holdet.
Hvilket medlemskab der er brugt.
Hvornår medlemmerne har booket holdet.
Om medlemmerne er fremmødt.
Hvor mange pladser der er optaget.
Hvor mange der står på venteliste.
Fremsøgning af medlemmer
I kundekartoteket kan du finde tidligere og nuværende kunder/medlemmer
Funktionen gør, at du kan søge efter kunder, slette kunder og gendanne slettede kunder.
Sådan søger du efter en kunde/medlem
Trin 1:
Tryk på Kundekartotek.
Trin 2:
Søg efter kunden.
Du kan søge på:
Telefonnummer
Navn
Kundenummer
Mailadresse
Trin 3:
Dobbeltklik på kunden for at åbne kundekortet.
Sådan sletter du en kunde
Trin 1:
Find kunden i Kundekartotek.
Trin 2:
Tryk på kunden.
Tryk på Slet.
Tryk på Afslut kunde.
Info: Hvis kunden har negativ saldo eller aktive medlemskaber, skal du tage stilling til dette, før kunden kan afsluttes.
Sådan viser du slettede kunder/medlemmer
Trin 1:
Åben kunde/personale kartoteket
Tryk på Søgefilter.
Sæt flueben ved Vis slettede kunder.
Du kan både søge på kunden før/efter du har trykket på søgefilteret, kunden vil blive vist så snart du har trykket på "Vis slettede kunder"
Sådan gendanner du en slettet kunde
Trin 1:
Dobbeltklik på den slettede kunde.
Trin 2:
Tryk på FlexyBox-ikonet øverst i venstre hjørne.
Trin 3:
Tryk på Gendan.
Kunden er nu gendannet og fremgår ikke længere slettet.
Nyt medlem - medlemskab kort version
Trin 1:
Tryk på Opret nyt medlem.
Der åbnes nu en tom kundeprofil.
Trin 2:
Udfyld medlemsoplysningerne.
Indtast følgende:
Telefonnummer.
Navn.
Adresse.
Postnummer.
Mailadresse.
Fødselsdato.
Info: Hvis telefonnummeret allerede findes i systemet, vil der komme en advarsel. Her kan du vælge at åbne den eksisterende profil eller fortsætte oprettelsen.
Når postnummeret indtastes, udfylder systemet automatisk byen.
Trin 3:
Tryk på Medlemskaber
Tryk derefter på Nyt medlemskab.
Der åbnes en nye fane.
Trin 4:
Vælg medlemskab.
Du kan blandt andet:
Vælge medlemskabstype.
Angive startdato.
Se oprettelsesgebyr.
Se månedlig pris.
Lave specialpris på den månedlige pris*
Tilføje rabat.
Info: Hvis startdatoen ændres, opdateres prisen automatisk.
*Specialpris
Hvis der oprettes en specialpris:
Gælder prisen indtil den ændres igen.
Vises medlemskabet med grønt flueben som vises ved siden af medlemskabsprisen på kundeprofilen under "Medlemskab"
Info: Hvis prisen sættes til 0 kr. med specialpris, vil systemet bede om bekræftelse.
Trin 5:
Vælg om medlemmet skal modtage velkomstmail.
Nb. Fluebenet er som standard aktiveret.
Trin 6:
Tryk på Opret medlemskab.
Trin 7:
Gem medlemmet.
Du kan vælge:
Gem og luk.
Gem via FlexyBox-ikonet for at fortsætte arbejdet på profilen.
Info: Hvis der benyttes flere afdelinger i samme database, skal der vælges afdeling, før medlemmet kan gemmes.
Manøvre i holdoversigten
Sådan administrerer du medlemmer og hold via holdoversigten
I systemet kan du administrere medlemmer direkte fra holdoversigten.
Funktionen gør, at du kan tilføje medlemmer til et hold, registrere fremmøde, sende beskeder, aflyse hold og genåbne aflyste hold.
Sådan tilføjer du et medlem til et hold
Trin 1:
Gå til holdoversigten.
Tryk på Tilføj.
Tryk på Find kunde.
Vælg det medlem, du vil tilføje til holdet.
Trin 2:
Hvis medlemmet ikke har et gyldigt medlemskab til aktiviteten, viser systemet en bemærkning.
Du kan vælge at overstyre bemærkningen, hvis du har rettighed til det.
Medlemmet bliver herefter tilføjet til holdet.
Info:
Når medlemmet er tilføjet, kan der blive vist ikoner til højre for medlemmet.
Stjernen viser, at medlemmet er tilmeldt som gæst.
Medaljen viser, at det er medlemmets første fremmøde inden for de seneste 24 måneder.
Sådan registrerer du fremmøde på et hold
Trin 1:
Tryk på fluebenet ud for medlemmet.
Trin 2:
Hvis holdet først starter på et senere tidspunkt, viser systemet en advarsel.
Du kan vælge at overstyre reglen, hvis du har rettighed til det.
Systemet kan også vise en bemærkning om, at fremmødet ikke overholder de opsatte regler.
Trin 3:
Medlemmet flyttes nu til Fremmødte kunder til højre for din holdoversigt.
Info: Farven på medlemmet kan vise følgende:
Grøn betyder, at det er første gang, medlemmet er på besøg.
Hvid betyder almindeligt fremmøde.
Rød betyder, at der er en stor advarsel på medlemmets profil, som du kan se hvad er, ved at holde musen henover den røde profil.
Sådan fjerner du et medlem fra et hold
Trin 1:
Find medlemmet på holdet.
Tryk på Fjern.
Trin 2:
Hvis medlemmet fjernes efter seneste afmeldingsfrist, kan systemet vise en bemærkning.
Vælg, om medlemmet stadig skal fjernes men modtage en bøde for "for sen afmelding"
Sådan sender du besked til medlemmer/deltagerer på et hold
Trin 1:
Vælg det hold i din oversigt, hvor du ønsker at sende beskeder til deltagerne på holdet
Tryk på "Send besked" på et enkelt medlem fra deltagerlisten, eller "Send besked til alle" for at sende besked til alle deltagere på holdet.
Trin 2:
Skriv den information, medlemmerne skal modtage.
Sådan aflyser du et hold
Trin 1:
Tryk på det hold fra holdoversigten der skal aflyses
Tryk på Aflys hold.
Systemet viser, hvilket hold du er ved at aflyse.
Systemet viser også, hvem der bliver berørt af aflysningen.
Trin 2:
Vælg, om der skal sendes SMS og/eller mail til de berørte medlemmer.
Hvis du vælger mail, anvender systemet standard skabelonen for holdaflysning.
Trin 3:
Tryk på Aflys hold.
Hvis systemet advarer om, at der ikke er givet besked til de berørte medlemmer, skal du vælge, om du vil fortsætte.
Vælg, om instruktøren skal have besked.
Holdet er nu aflyst.
Sådan genåbner du et aflyst hold
Trin 1:
Tryk på det aflyste hold, i holdoversigten du ønsket genåbnet.
Gå til bunden af holdoversigten.
Tryk på Genåbn hold.
Trin 2:
Vælg, om holdet skal genåbnes, eller om det fortsat skal være aflyst (hvis du har trykket på det forkerte hold).
Tryk på Fortsæt.
Holdet er nu aktivt igen.
Gennemgang af kundeprofil/personale profil fra a-z
Info: Kundeprofiler kan være sat op på forskellige måder. Det er derfor ikke sikkert, at din skærm ser helt ens ud
Sådan opretter du en ny kunde/ nyt medlem
I systemet kan du oprette et nyt medlem og tilføje medlemskab, betalings-oplysninger og eventuelle bemærkninger.
Trin 1:
Tryk på Opret nyt medlem øverst til venstre.
Der åbnes en ny kundeprofil.
Trin 2:
Udfyld medlemmets oplysninger:
Indtast telefonnummer.
Indtast navn.
Indtast adresse.
Indtast postnummer. Systemet udfylder automatisk byen.
Indtast mailadresse.
Indtast fødselsdato.
Info: Hvis telefonnummeret allerede findes i systemet, kommer der en pop-up. Her kan du enten åbne den eksisterende profil eller ignorere advarslen og fortsætte oprettelsen.
Trin 3:
Gennemgå eventuelle ekstra faner nederst på profilen.
Under Notat og billede kan du blandt andet:
Skrive interne bemærkninger om medlemmet.
Indlæse et billede af medlemmet.
Tage et billede med webcam, som tilføjes til kundeprofilen.
Under Diverse kan du tilføje en stor advarsel.
Info: Hvis du skriver en stor advarsel og gemmer profilen, markeres medlemmet med rød profil. Beskeden kan ses ved at holde musen over medlemmets navn.
Trin 4:
Vælg afdeling, hvis I har flere afdelinger.
Sådan tilføjer du betalingsoplysninger
Trin 1:
Tryk på fanen Betaling.
Her kan du se eller vælge betalingsmetode.
Betalingsmetoden kan eksempelvis være:
Faktura
Kortopkrævning
Betalingsservice/Nets
Trin 2:
Hvis medlemmet skal tilmeldes Nets:
Indtast registreringsnummer.
Indtast kontonummer.
Indtast CPR-nummer.
Tryk på Tilmeld til Nets.
Hvis medlemmet skal tilmeldes kortbetaling:
Tryk på Tilmeld til online betaling.
Send en mail til medlemmet, eller vis en QR-kode, hvor medlemmet kan tilføje kortoplysninger.
Sådan tilføjer du et medlemskab til medlemmet.
Trin 1:
Tryk på fanen Medlemskaber.
Tryk på Nyt medlemskab.
Trin 2:
Vælg det medlemskab, medlemmet skal have.
Tilpas eventuelt:
Startdato
Oprettelsesgebyr
Månedlig pris
Rabat
Specialpris*
Om der skal sendes velkomstmail
Info: Fluebenet ved velkomstmail er som udgangspunkt sat automatisk. Fjern fluebenet, hvis medlemmet ikke skal modtage mailen.
Trin 3:
Tryk på Opret medlemskab.
Hvis du har sat en specialpris på 0 kr., vil systemet advare dig, før medlemskabet oprettes.
Info: Hvis du ikke har rettighed til at lave specialpris, vil systemet blokere handlingen
*Specialpris.
En specialpris er en pris der kan sættes, hvis prisen på medlemskabet for medlemmet, ikke skal følge kontraktens oprindelige pris. En specialpris følger heller ikke prisstigninger. Prisen på medlemskabet forbliver en specialpris indtil den manuelt tilrettes
Sådan ændrer du specialpris
Trin 1:
Tryk på medlemskabet.
Tryk på Specialpris.
Indtast din kode
Hvis du ikke kan komme videre, er det fordi du ikke har rettighed til at bruge din kode til at lave en specialpris.
Trin 2:
Vælg en af følgende muligheder:
Lad prisen følge kontraktens pris.
Angiv en ny specialpris.
Tryk på OK.
Sådan stopper du et medlemskab
Trin 1:
Tryk på det medlemskab, der skal stoppes.
Tryk på Stop kontrakt.
Info: Hvis medlemmet har flere medlemskaber, skal du sikre dig, at du har valgt det korrekte medlemskab inden du trykker på "stop kontrakt"
Trin 2:
Systemet beregner automatisk den først mulige stopdato ud fra jeres regler.
Hvis der findes fremtidige holdbookinger efter stopdatoen, kan du vælge at afmelde dem.
Du kan vælge, om medlemmet skal modtage bekræftelse på mail eller SMS.
Hvis i tillader at medlemmer må opsige deres medlemskab online, afsendes opsigelsesmailen automatisk.
Trin 3:
Tryk på Stop kontrakt.
Der vises en kvittering med datoen for, hvornår kontrakten er afmeldt.
Sådan fjerner du en stopdato på et medlemskab
Trin 1:
Tryk på medlemskabet.
Tryk på Mere.
Tryk på Fjern stop.
Der åbnes en pop-up med en bemærkning.
Sådan opretter du en medlemskabspause
Trin 1:
Tryk på det medlemskab, der skal sættes på pause.
Gå ned i bunden af billedet til Medlemskabspauser.
Tryk på kalenderikonet.
Trin 2:
Tryk på Ny pause.
Vælg:
Startdato
Slutdato
Info: Hvis pausen ikke overholder jeres regler, giver systemet besked. Det er ikke sikkert, at du har rettighed til at overstyre reglerne.
Trin 3:
Tryk på Gem.
Systemet beregner automatisk, hvordan pausen påvirker medlemmets konto.
Sådan ændrer du en medlemskabspause
Trin 1:
Tryk på pausen.
Dobbeltklik for at åbne pausen.
Trin 2:
Ret startdato eller slutdato.
Skriv eventuelt en kommentar.
Tryk på Gem.
Info: Hvis kontoen allerede er reguleret, laver systemet en modpostering eller justering.
Sådan justerer du medlemmets konto med en ind/udbetaling eller opkrævning
Trin 1:
Tryk på fanen Konto.
Find den linje, der skal korrigeres.
Trin 2:
Højreklik på linjen.
Tryk på Krediter salg / slet.
Systemet laver automatisk en modpostering, så saldoen går i nul.
Sådan ser du medlemmets tidligere, eller fremtidige aktiviteter / fremmøder / bookinger
Under fanen Aktiviteter kan du se:
Hvornår medlemmet har været fremmødt.
Hvilke hold medlemmet har været booket på.
Fremtidige bookinger.
Eventuelle bøder for manglende fremmøde.
Sådan sender/ ser du beskeder til medlemmer eller personale
Under fanen Beskeder kan du:
Sende SMS til medlemmet.
Sende mail til medlemmet.
Se tidligere sendte mails.
Info: SMS koster pr. 168 tegn. Hvis beskeden overstiger 168 tegn, sendes den stadig som én besked, men der opkræves for flere SMS’er