Avanceret udtræk er Flexybox' kraftfulde filtreringsværktøj i Kunde- og personalekartotek, som giver dig et meget specifikt udsnit af dine kunder og medlemmer. Artiklen forklarer, hvordan du bygger udtræk med filtre og filtergrupper, gemmer resultatsæt til genbrug, og udfører massehandlinger som stop af medlemskaber, start af rykker, opkrævning og fjernelse af firmarelationer direkte fra et udtræksresultat.
Introduktion til Avanceret udtræk
Avanceret udtræk er en funktion i Kunde- og personalekartotek, der giver dig mulighed for at definere præcise søgekriterier og hente et specifikt udsnit af dine kunder og medarbejdere ud. Det er det modsatte af simpelt udtræk, der kun viser faste kolonner uden filtermuligheder.
Du finder funktionen via:
Navigation: Vis → Kunde- og personalekartotek → Avanceret udtræk (øverste højre hjørne)
Hvem bruger Avanceret udtræk?
Avanceret udtræk bruges primært af centerpersonale og administratorer, der har brug for at:
Identificere specifikke kundesegmenter til kommunikation eller analyse
Finde kunder, der opfylder én eller flere betingelser på tværs af stamdata, kontrakter, betalinger og aktivitet
Udføre massehandlinger på en afgrænset gruppe af kunder – f.eks. stoppe medlemskaber, sende rykkere eller opkræve beløb
Sammenhæng med andre Flexybox-moduler
Avanceret udtræk henter data fra og interagerer med:
Kontrakt- og medlemskabsmodulet – filtrering og massehandlinger på kontrakter
Betalingsmodulet – filtrering på betalinger og kortbetalingsaftaler
Konto-/regnskabsmodulet – opkrævning og regulering af kundekonti
Rykkersystemet – start af rykkerprocedurer for udvalgte kunder
Holdbooking – udtræk på tilmeldinger, ventelister og fremmøde
Hvad løser Avanceret udtræk for dig?
Flexybox håndterer typisk mange hundrede til mange tusinde kunder og medlemmer. Uden et fleksibelt filtreringsværktøj er det umuligt at:
Finde det rette delsæt af kunder til en specifik kommunikation
Identificere kunder med en problematisk status (ingen betalingsaftale, udløbt kort, restance)
Udføre masseoperationer effektivt uden at gå ind på hver enkelt kundeprofil
Forretningsproblemet Avanceret udtræk løser: Det er tidskrævende og fejlbehæftet at arbejde med enkeltpersoner, når en handling skal gælde mange kunder. Avanceret udtræk samler det rette udsnit og giver adgang til massehandlinger direkte herfra.
Typiske forretningsbehov:
Alle kunder under 18 år med en emailadresse – til en aldersspecifik kampagne
Alle kunder med aktiv kontrakt, som ikke har en gemt betalingsaftale – til opfølgning
Alle kunder med et skyldig beløb, der endnu ikke er sendt i rykker
Alle kunder på venteliste til et hold efter en bestemt dato – til besked om nyt hold
Effekten af at bruge Avanceret udtræk korrekt: Du sparer tid, undgår fejl og sikrer, at massehandlinger kun rammer de kunder, der opfylder kriterierne – ikke hele kundedatabasen.
Filtre, filtergrupper og filterlogik
Et avanceret udtræk er bygget op af kriterier (filtre) og funktioner (hvilke kolonner/data du vil se i resultatet).
Filtertyper og operatorer
Når du tilføjer et filter under Kunder, kan du for hvert felt vælge en operator:
Operator | Betydning | Eksempel |
= (Indeholder) | Værdien indeholder teksten | Email indeholder @ |
x... (Starter med) | Værdien starter med teksten | Navn starter med "P" |
...x (Ender med) | Værdien ender med teksten | Email ender med ".dk" |
!= (Indeholder ikke) | Værdien indeholder ikke teksten | Email indeholder ikke @ |
> (Større end) | Tallet er større end værdien | Alder > 29 |
< (Mindre end) | Tallet er mindre end værdien | Alder < 30 |
Logiske forbindelser mellem filtre
Nederst på hvert filter kan du vælge, hvordan det kombineres med det næste filter:
Symbol | Betydning |
& (og) | Begge filtre skal gælde |
/ (eller) | Mindst ét filter skal gælde |
!& (og ikke) | Det øverste filter gælder, men ikke det nederste |
En gruppe vs. to grupper – vigtigt at forstå
Det er vigtigt at placere dine filtre i de rigtige grupper, fordi gruppestrukturen afgør, hvilke resultater du får.
En gruppe: Filtret "kontrakttype" og filtret "er aktiv" ligger i samme gruppe. Du får vist kundens aktive kontrakt i udtrækket.
To grupper:
Gruppe 1: Kunden skal have en kontrakt, der er aktiv.
Gruppe 2: Du vil se kundens kontrakt.
Da dette er to separate grupper, behøver den kontrakt, der vises i udtrækket, ikke at være aktiv. Gruppe 1 sikrer, at kunden er aktiv – men Gruppe 2 viser alle kontrakterne.
Sådan tilføjer du filtre i en eller flere grupper:
Tilføj filtre i en gruppe ved at trykke på pil ned ved den pågældende gruppe (f.eks. Kundes kontrakter) (nr. 1).
Tilføj filtre i en ny gruppe ved at trykke på pil ned ved Kunder, som altid er øverst (nr. 2).
Tilgængelige filterområder
Under pil ned ved Kunder finder du bl.a.:
Standardoplysninger (navn, email, telefon, adresse, fødselsdato, alder)
Firma relation
Fremmøde
Kunde konto (inkl. Betalinger)
Kundes kontrakter
Medarbejder
Reservationer
Automatisk kortbetalingsaftale
Funktioner – hvilke kolonner vises i resultatet
Du styrer, hvilke data der vises i resultatrækken ved at sætte Vis ud for de felter, du vil se i listen. Hvis du vælger Første, vises kun det første match (f.eks. den første aktive kontrakt) frem for alle.
Gemte resultatsæt
Når du har bygget et udtræk, du vil genbruge, kan du gemme det som et resultatsæt.
Gem et resultatsæt:
Tryk på Gem som i bunden af skærmen (nr. 20).
Skriv et navn til resultatsættet (nr. 21), f.eks. "Alle aktive kunder uden emailadresse".
Tryk på OK (nr. 22).
Hent et gemt resultatsæt:
Tryk på pil ned ved det tomme felt øverst til venstre (nr. 23).
Vælg det ønskede resultatsæt fra listen.
Gemte resultatsæt er nyttige, når du laver tilbagevendende udtræk til kommunikation, rapportering eller kontrol.
Massehandlinger fra Avanceret udtræk
Når du har lavet et udtræk og trykket på Vis, kan du ikke blot se resultaterne – du kan også udføre handlinger på alle kunder i resultatet på én gang.
Massehandlingerne er samlet i to knapper:
Knap | Tilgængelige handlinger |
Avancerede funktioner | Stop medlemskaber, Fjern firmarelationer |
Kontofunktioner | Start rykker, Udbetaling, Indbetaling, Opkrævning, Charge all customers |
BEMÆRK: Massehandlinger som stop af medlemskaber og fjernelse af firmarelationer er irreversible. Systemet advarer dig med en bekræftelsesdialog, men efter bekræftelse kan handlingen ikke gøres om. Dobbelttjek altid dit udtræk, inden du gennemfører.
AI-assistent til Avanceret udtræk
Du kan bruge AI-assistenten til at oprette et avanceret udtræk ved at beskrive det ønskede resultat med almindeligt sprog. AI'en omsætter automatisk din beskrivelse til de nødvendige filtre.
Funktionen gør det hurtigere og nemmere at lave både simple og komplekse udtræk – også hvis du ikke kender alle de tilgængelige filtre eller er usikker på, hvordan de skal kombineres.
Navigation: Vis → Kunde- og personalekartotek → Avanceret udtræk → AI-assistent
Eksempler på forespørgsler:
Vis alle aktive medlemmer
Find kunder under 18 år, som har været fremmødt inden for de seneste 30 dage
Vis alle kunder med en fremtidig reservation, som ikke har et aktivt medlemskab
Find medlemmer, der bor i Odense og har et udløbende medlemskab inden for de næste 14 dage
Gå til Vis → Kunde- og personalekartotek → Avanceret udtræk, og tryk på AI-assistent.
Beskriv med dine egne ord, hvilket kundeudtræk du ønsker at lave.
AI'en opretter automatisk de relevante filtre ud fra din beskrivelse. Gennemgå eventuelt filtrene, og tryk derefter på Vis for at se resultatet.
Tip: Jo mere præcis din beskrivelse er, desto mere præcist bliver kundeudtrækket. Du kan f.eks. inkludere oplysninger om medlemskab, alder, fremmøde, reservationer, geografi eller tidsperioder.
Lav dit første avancerede udtræk
Du leder måske efter svar på:
Hvordan laver jeg et udtræk på en bestemt gruppe kunder?
Hvordan finder jeg alle kunder, der opfylder mere end ét kriterium?
Hvad er forskellen på avanceret og simpelt udtræk?
Problem: Du har brug for at finde et bestemt udsnit af dine kunder – f.eks. alle aktive kunder, der mangler en emailadresse – men det simple udtræk giver dig ikke nok filtrermuligheder.
Typisk scenarie: Du driver et fitnesscenter og vil sende en nyhedsgruppe-invitation til alle aktive kontrakter, men kun til kunder, der ikke allerede har en emailadresse registreret.
Navigation: Vis → Kunde- og personalekartotek → Avanceret udtræk
Tryk på Vis i øverste venstre hjørne, og tryk derefter på Kunde- og personalekartotek.
Der åbnes et nyt vindue. Tryk på Avanceret udtræk i øverste højre hjørne (nr. 1).
Tryk på pil ned ved Kunder i venstre side (nr. 2) og vælg de ønskede filtre, f.eks. Email (nr. 3).
Filter er tilføjet (nr. 4). Tryk på pil ned ved Kunder igen for at tilføje flere filtre (nr. 5).
I eksemplet vælges Email, Navn og Telefonnr. (nr. 6). Ved hvert filter vælges operator via pil ned ved siden af et tomt felt (nr. 7): Indeholder (=), Starter med (x...), Ender med (...x) eller Indeholder ikke (!=).
Brug pil ned på den anden side af feltet (nr. 8) for at vælge om resultatet skal vises eller ej.
Rul til bunden under Kunder (nr. 9) for at vælge avancerede filtre som kundekontrakter (nr. 10) og om de er aktive (nr. 11).
Tryk på pil ned ved Er aktiv (nr. 12) for at vælge dato. Vælg logik: & (og), / (eller) eller !& (og ikke) (nr. 13).
I eksemplet: email indeholder ikke @ (nr. 14–15), resultater vises for Email, Navn og Telefonnr. (nr. 16), kontrakter aktive fra d. 17-05-2019 (nr. 17). Tryk på Vis (nr. 18). Se resultater i højre side (nr. 19).
Gem til genbrug: Tryk på Gem som (nr. 20), skriv et navn (nr. 21), tryk OK (nr. 22).
Find gemte resultatsæt via pil ned ved det tomme felt øverst til venstre (nr. 23).
Videovejledning: Sådan laver du avanceret kundeudtræk
Resultat: Du har nu et avanceret udtræk, der præcist afgrænser den gruppe af kunder, du leder efter. Udtrækket er gemt og kan bruges igen.
Bemærkninger: Gemte resultatsæt er personlige og kan hentes frem næste gang du åbner Avanceret udtræk.