Info: Her er en sammenligning af lønsystemer, der kan integreres i Flexbox: Her ser du en sammenligning af lønsystemer
Sådan sætter du en integration op til ProLøn
I systemet kan du sætte en integration op til ProLøn.
Integrationen er et lønservicebureau, som hjælper din virksomheder med at effektivisere lønadministrationen, og derved sparer du tid på at udbetale løn til dine medarbejdere.
Trin 1:
Du skal først aktivere lønintegration i systemet. Dette gør du ved at følge denne vejledning: Sådan aktiverer du lønintegration
Når du er færdig med ovenstående vejledning, skal du komme tilbage til denne vejledning.
Trin 2:
Du skal nu indtaste dine ProLøn-oplysninger i systemet.
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 3:
Tryk på pil ned ved Integrationer.
Rul ned indtil du kommer til ProLøn.
Tryk på ProLøn (nr. 1).
Tryk på feltet ved Firmanummer (nr. 2) og indtast ProLøn-firmanummeret, som data skal sendes til.
Tryk på feltet ved Brugernavn (nr. 3) og indtast det brugernavn, du logger ind med i ProLøn.
Info: Brugernavnet er ofte det samme som firmanummeret.
Tryk på feltet ved Kodeord (nr. 4) og indtast kodeord.
Tag stilling til, om du vil aktivere Udregn ATP kode på medarbejdere (nr. 5).
Tryk på feltet ved Afdelingsnummer i ProLøn (nr. 6) og indtast afdelingsnummer, hvis du bruger afdelinger i ProLøn.
Tag stilling til, om du vil Oprette medarbejdere som kladde (nr. 7).
Tag stilling til, om du vil udfylde feltet ved Produktionsenheds nummer (nr. 8).
Tag stilling til Lønperiode på medarbejder (nr. 9).
Tryk på OK for at gemme ændringer.
Trin 4:
Du skal lave lønart på lønaftaler. Dette gør du ved at følge denne vejledning: Sådan opretter du en lønaftale
Du skal også oprette månedsløn. Det gør du ved at følge denne vejledning: Sådan opretter du en månedsløn
Sådan opsætter du ProLøn integration
Vejledning fortæller, hvad du skal gøre for at integrere med ProLøn.
Denne vejledning indeholder tre delvejledninger:
Sådan opsætter du ProLøn integration
Sådan sætter du informationer ind i ProLøn
Sådan vælger du udligningskonto
Sådan opsætter du ProLøn integration
Trin 1: Du skal først oprettes ved Proløn.
Trin 2: Når du er oprettet ved ProLøn, skal du sende en email til dem. Denne email kan eksempelvis se således ud:
Hej Proløn
Jeg kunne godt tænke mig at få en integration til Flexybox.
Mit navn er [Indsæt dit navn]
Mit kundenummer er [Indsæt dit kundenummer ved ProLøn]
Opsætningen skal være Flexybox integrationsopsætning.
Trin 3:
Send emailen til ProLøn på denne mail: [email protected]
Når du har gjort dette, og du har fået besked fra ProLøn, om at de har opsat integrationen, kan du gå videre til vejledningen; Sådan sætter du informationer ind i ProLøn, som du finder nedenfor.
Sådan sætter du informationer ind i ProLøn
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Avanceret opsætning.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Eksport af data (nr. 1).
Du skal nu indtaste oplysningerne under Løn eksport (nr. 2). Se i trin 3.
Trin 3:
1002 ved Timelønnede og 1003 ved Månedslønnede er ProLøn standard. Hvis kunden ikke har ændret på disse, vil de samme kunne bruges.
9350 ved Personalekøb er noget, som ProLøn skal oplyse mange gange. Dette bruges til udligning af køb på konto.
For at personalekøb fungerer, skal der også vælges en Udligningskonto. Dette er en værdi under kasseopgørelse. Dette kan du se i vejledningen Sådan vælger du udligningskonto, som du finder under Trin 4.
Trin 4:
Du skal også indsætte 'Brugernavn' og 'Kodeord' i FlexyBox. Det gør således:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Integrationer (nr. 1).
Tryk på pil ned ved Lønsystemer (nr. 2).
Tryk på Proløn (nr. 3).
Indtast Brugernavn (nr. 4).
Indtast Kodeord (nr. 5).
Tryk på OK for at gemme ændringer (nr. 6).
Sådan vælger du udligningskonto
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Kassesystem, og tryk efterfølgende på Kasseopgørelse.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Værdier (nr. 1).
Tryk på Udligningskontoen (nr. 2).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Standard (nr. 3).
Sæt flueben ved Opdater automatisk dagsrapport ved ind/udbet. (nr. 4).
Tryk på Ok.
Trin 4:
Når dette er aktiveret, er det vigtigt, at alle medarbejdere flyttes til ProLøn. Dette gøres manuelt ved at gennemgå alt personale, og trykke; Gem ændringer.
Info: FlexyBook vil automatisk advare om manglende information.
Automatisk oprettelse af medarbejdere
Når du benytter ProLøn-integrationen, så vil medarbejdere også automatisk blive oprettet i ProLøn, når de oprettes i FlexyBook.
Som standard vil FlexyBox udfylde følgende information:
Ansaettelsestype = 0
Ansaettelsesvilkaar = 0
Arbejdsfunktion2 = 0
Jobstatus = 0
Afloenningsform = 1
ATP-koden vil, hvis ikke andet er valgt, blive sat til 6 for månedslønnede og 1 for timelønnede.
Dette kan ændres ved at vælge på medarbejderen:
Ingen pension -> kode 6 i proløn.
Pension -> kode 1 i proløn.
Ferie:
Flexybox indstilling = Proløn resultat
Ferie afregning - Ingen = (1 - FERIEOPSPARING)
Ferie afregning - Feriekort = (1 - FERIEOPSPARING)
Ferie afregning - Betalt Ferie = (0 - FERIE MED LØN)
Sådan retter du fejl i ProLøn integration - feriekode
I systemet kan du rette fejl i hvilken ferie afregningstype medarbejderen har stået med. Dette vil ske med tilbagevirkende kraft.
Dette kan være relevant, hvis du opdager, at en medarbejder har stået med 0 - Ferie med løn, hvor medarbejderen i stedet skulle stå med 1 - Feriekort eller 1 - Ingen afregning.
Hvis du mangler hjælp til proløn integration og lønkoder, kan du følge denne vejledning: Sådan opsætter du ProLøn integration
Denne vejledning indeholder fire delvejledninger:
Sådan retter du i ferie afregningstype på en medarbejder
Sådan retter du med tilbagevirkende kraft
Sådan finder du firmanummer til ProLøn
Sådan finder du medarbejder lønnummer
Sådan retter du i ferie afregningstype på en medarbejder
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk på Kunde- og personalekartotek.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Personale (nr. 1).
Dobbeltklik på den pågældende medarbejder (nr. 2).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Medarbejder (nr. 3).
Tryk på pil ned ved Ferie afregning (nr. 4) og vælg den korrekte type (nr. 5).
Tryk på Gem og luk.
Sådan retter du med tilbagevirkende kraft
Hvis medarbejderen står med den forkerte type i ProLøn, skal det i de fleste tilfælde rettes med tilbagevirkende kraft. Dette kunne eksempelvis se ud som på nedenstående billede i Proløn (nr. 1).
Medarbejderen skal her stå til 1 - Feriekonto. Dette skal rettes i personalekartoteket ved at følge vejledningen: Sådan retter du i ferie afregningstype på en medarbejder, som du finder øverst i denne vejledning.
Info: Du har her mulighed for at rette det med tilbagevirkende kraft og undgå fejl på næste løn. Dette gør du ved at ringe til ProLøn på tlf. 87 10 19 30. Du skal her oplyse firmanummer, hvilket er det samme, som du bruger som login hos ProLøn. Derudover skal du oplyse medarbejder lønnummer.
Du finder firmanummeret ved at følge vejledningen: Sådan finder du firmanummer til ProLøn, som er under nedenstående billede i denne vejledning.
Du finder medarbejder lønnummer ved at følge vejledningen: Sådan finder du medarbejder lønnummer, som er nederst i denne vejledning.
Sådan finder du firmanummer til ProLøn
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 2:
Tryk på pil ned ved Integrationer.
Rul ned indtil du kommer til Proløn.
Tryk på Proløn (nr. 1).
Du kan her finde Firmanummeret (nr. 2).
Sådan finder du medarbejder lønnummer
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på Kunde- og personalekartotek.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Personale (nr. 1).
Dobbeltklik på den pågældende medarbejder (nr. 2).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Medarbejder (nr. 3).
Du kan her finde medarbejder lønnummer ved Løn nr. (nr. 4).
Hvorfor stemmer beløb ikke? (Proløn)
Hvis du støder på, at løn står til, at der udbetales mere i Proløn end der gør i FlexyBox, så skyldes det den udligningsmetode, som er sat op i Proløn.
FlexyBox systemet fungerer på den måde, at det forventes, at Proløn er sat op til at slette lønarter, og derved indlæse på ny fra FlexyBook. Er dette ikke tilfældet, vil FlexyBook blot læse lønnen ind, og Proløn vil ligge den forgangne løn ind plus den ny indlæste.
Har du lavet en fast opsætning i Proløn, skal du være opmærksom på, at denne altid vil give en difference ift. beløbet vist i FlexyBook.
Indstillingen på Nulstil i Proløn bør være sat som slettes (nr. 1) i ALLE lønarter.
Hvis ikke alt nulstilles vil du ikke kunne regne med summen i Proløn.