Spørgsmål:
Hvordan får jeg automatisk sendt en kvittering og aktivitetsliste til en kunde, når et klippekort er opbrugt?
Svar:
I systemet kan du automatisk få sendt en kvittering og aktivitetsliste til en kunde, når deres klippekort er opbrugt.
Det kan være relevant, hvis du ønsker at gøre din kunde opmærksom på, at klippekortet er opbrugt og give dokumentation på, hvad klippekortet er brugt til.
Funktionen er tilgængelig fra 21.6
Info: Du kan rette i dokumentskabelonerne for kvittering og aktivitetsliste ved at følge denne vejledning: Sådan redigerer du i en kvittering og aktivitetsliste, der kan bruges, når et klippekort er opbrugt
Du sætter funktionen op ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk efterfølgende på Trigger system.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Medlemskaber (nr. 1)
Tryk på Ny trigger (nr. 2).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Angiv navn for trigger (nr. 3). Det kan eksempelvis være Klippekort opbrugt.
Tryk på det grønne plus ved KUN HVIS følende er opfyldt (nr. 4).
Tryk på Hvis klippekortets antal klip er lig eller mindre end (nr. 5).
Tryk på Fortsæt (nr. 6).
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Angiv antal klip (nr. 7). I eksemplet er det 0 klip.
Tryk på Gem ændringer (nr. 8).
Trin 5: Du kommer nu tilbage til triggeren.
Tryk på det grønne plus ved HVAD skal der ske (nr. 9).
Tryk på Send besked med vedhæftninger (nr. 10).
Tryk på Fortsæt (nr. 11).
Trin 6: Der åbnes et nyt vindue.
Angiv hvordan beskeden skal sendes (nr. 12). I eksemplet er det Mail.
Der skal ikke angives nogle modtagere (nr. 13). Du skal blot se bort fra den besked der dukker op, når du vil gemme.
Angiv Dokumentskabelon (nr. 14). I eksemplet er det Oversigt over brugt klippekort + Kvittering.
Sæt flueben ved Send besked til inaktive kunder (nr. 15).
Vælg Transaktionel ved Rettet mod (nr. 16).
Tryk på det grønne plus ved Vedhæftninger (nr. 17).
Trin 7: Der åbnes et nyt vindue.
Angiv navn på vedhæftning (nr. 18). I eksemplet er det Klipppekorts forbrug.
Vælg dokumentskabelon (nr. 19). I eksemplet er det Klippekort Oktober 2021.
Vælg filformat (nr. 20). I eksemplet er det PDF fil.
Tryk på Gem.
Info: Hvis databasen har flere afdelinger, kan der være et felt med Afdeling. Vælger man ikke afdeling, så kan rapporten man vælger indeholde data fra flere afdelinger.
Trin 8: Du kommer nu tilbage til vinduet i trin 6.
Vedhæftningen er tilføjet (nr. 22).
Tryk på Gem (nr. 23).
Trin 9:
Du vil nu have en trigger, der ser ud som på nedenstående billede (nr. 24).
Triggeren vil gøre, at når et klippekort er opbrugt, så vil kunden modtage en mail med en kvittering og en aktivitetsliste over brug af klippekortet.
Tryk på OK (nr. 25).
Triggeren er nu oprettet.