I systemet kan du oprette et medlemskab / en kontrakt.
Når du opretter et medlemskab/kontrakt, kan du tilføje aktiviteter, områder og åbningstider.
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk efterfølgende på Kontrakter (medlemskaber).
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Opret ny for at oprette et nyt medlemskab.
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue. Du skal nu vælge, hvilken kontrakt du ønsker at oprette.
Vælg mellem Almindelig kontrakt eller Klippekort kontrakt.
I nedenstående eksempel har vi valgt Almindelig kontrakt.
Klippekort kan vælges, hvis der ønskes en kontrakt med x antal træninger. Du kan se vejledning til klippekort længere nede i denne vejledning.
Tryk på Fortsæt.
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Generelt (nr. 1).
Tilføj Navn på kontakt (nr. 2).
Tilføj Beskrivelse af kontrakt (nr. 3). Den vil være synlig ved online køb af medlemskaber. Beskrivelsen lader kunden vide, hvad dette medlemskab giver adgang til.
Angiv antal måneder bindingsperioden skal gælde for (nr. 4).
Tilføj oprettelses skabelon (nr. 5).
Du kan nu sætte regler for kontrakten.
Tilføj en gruppe, som kontrakten skal gælde for (nr. 6).
Tilføj Tags, som kan bruges til at lave direkte link til kontrakten (nr. 7).
Tilføj åbningstider, hvor du vælger et område med bestemte åbningstider. Du skal her vælge, om medlemskabet skal have særlige åbningstider eller følge standard åbningstider for fitnesscenteret (nr. 8).
Du kan også vælge, om medlemskabet skal have en automatisk slutdato (nr. 9), hvor du vælger et nummer for (nr. 10) enten dag, måned eller år (nr. 11).
Husk! Ved kontant kontrakt vil du altid skulle udfylde en slutdato.
Sæt flueben i de aktiviteter medlemmer på denne kontrakt kan benytte (nr. 12). Dette er de aktiviteter, som medlemskabet giver adgang til.
Trin 5:
Tryk på Betaling og Opkrævning (nr. 13).
Vælg, hvordan kunden skal opkræves på medlemskabet ved Betalingsmåde (nr. 14). Vælg mellem Kunde opkrævnings metode, Kontant eller Faktura.
Vælg Standard opkrævningsmetode (nr. 15). Vælg det system kunden vil blive opkrævet igennem ved køb af denne kontrakt, hvis kunden ikke allerede har en opkrævningsmetode. Vælg mellem CardPayment by Reepay eller Invoice.
Tag stilling til, om dette altid skal overstyre kundens opkrævningsmetode (nr. 16).
Tag stilling til, om medlemskabet skal have automatisk inaktivering, hvis kunden ikke betaler (nr. 17) og (hvis ja) så angiv antal dage efter betalingsdato dette skal ske (nr. 18).
Tag stilling til, hvor ofte medlemskabet skal opkræves ved at angive nummer for (nr. 19) enten dag, måned eller år (nr. 20).
Angiv Opkræv ud fra d. 1 (nr. 21). Se evt. denne vejledning: Hvordan styrer jeg opkrævningsperioden for medlemskab fra opkrævningsdatoen?
Du har følgende tre valgmuligheder.Opkræv d. X i hver måned: Det vil opkræve kunden den valgte dag i hver måned. Det er brugbart ved medlemskaber, der har et opkrævningsinterval på mere end en måned.
Opkræv i et fast interval startende d. X: Det vil opkræve kunden fra den dato, du vælger, i et bestemt interval.
Opkræv ud fra kundens startdato. Det vil opkræve kunden fra den dato, du opretter kunden. Hvis du opretter kunden d. 4. i måneden, vil kunden blive opkrævet hver d. 4. i måneden.
Tag stilling til, hvordan prisudregning ved ny kontrakt skal laves. Du kan enten vælge Delperiode betaling (standard) eller Opkræv altid hel periode (nr. 22).
Tilføj Kontingent inde i varekartotek (nr. 23).
Angiv Kontingent pris (nr. 24).
Tilføj Oprettelse inde i varekartotek (nr. 25).
Tilføj evt. Pause(dagspris) inde i varekartotek (nr. 26).
Tilføj evt. Pause(engangsgebyr) inde i varekartotek (nr. 27).
Tag stilling til om du vil tillade at kontrakten kan sættes på pause (nr. 28). Du kan se mere her: Hvordan vælger jeg om en kontrakt kan sættes på pause?
Tag stilling til, hvordan kontingentpris politikken skal være. Du kan enten vælge mellem Eksisterende kunder får ny pris eller Ny pris er kun gældende for nye kunder (nr. 29).
Trin 6:
Tryk på Bøde (nr. 27).
Tag stilling til, om du ønsker at opkræve bøde/betaling for udeblivelse til hold.
Tilføj Bødegebyr inde i varekartotek (nr. 28).
Angiv antal dage, der skal fratrækkes (nr. 29).
Info: Ved kontant kontrakt og klippekort kan der både tilføjes bødegebyr og fratrækkes dage/klip samtidig.
Trin 7:
Tryk på Booking begrænsninger (nr. 30).
Tag stilling til, om der skal være begrænsninger ved booking. Du har her tre muligheder.
Den første er Standard opsætning (nr. 31).
Den anden er Begræns antal samtidige bookinger (nr. 32). Du skal her angive antal bookinger ved Normale holdbookinger, Normale aktivitetsbookinger, CHANCE holdbookinger, CHANCE aktivitetsbookinger (nr. 33).
Info: Chance booking kan forklares på følgende måde: Hvis et medlem maks må tilmelde sig 10 hold, og dette medlem har tilmeldt sig 10 hold, så vil chance booking gøre, at medlemmet får lov til at tilmelde sig et hold mere, og dermed komme op på 11 hold, hvis der sker en aflysning på det hold, som medlemmet gerne vil deltage i.
Den tredje er Begræns antal træningsdage / aktiviteter (nr. 34).
Du skal her angive begrænsninger ved antal træningsdage og antal aktiviteter (nr. 35).
Du skal angive om Træningsdage følger kontraktens periode (nr. 36) eller om du vil benytte en anden periode (nr. 37)
Vil du benytte en anden periode, skal du angive nummer for (nr. 38) enten dag, måned eller år (nr. 39) samt hvilken dato det skal beregnes fra (nr. 40).
Trin 8:
Tryk på Oprettelsesregler (nr. 41).
Tag stilling til om medlemskabet/kontrakten skal kunne købes online (nr. 42). Bemærk, at funktionen kræver modulet; Online Selvbetjening.
Tag stilling til om medlemskabet/kontrakten skal kunne overlappe med andre medlemskaber/kontrakter ved online salg (nr. 43).
Du kan i denne fane tilføje oprettelsesregler, som skal opfyldes for at give tilladelse til, at en kunde kan købe dette medlemskab. Det kan eksempelvis være kundens alder, om kunden har været medlem inden for en given periode eller afhænge af det antal tidligere eller aktive kontrakter, som kunden har. Dette gør du ved at trykke på det grønne plus (nr. 44).
Trin 9: Der åbnes et nyt vindue.
Tag stilling til, hvad reglen skal være baseret på (nr. 45).
Tryk på Fortsæt og tilføj de respektive informationer afhængig af det valgte.
Trin 10:
Tryk på Sæsonhold (nr. 46).
For at oprette et medlemskab som et sæsonmedlemskab, kræver det, at der oprettes et hold. Det gør du ved at bruge følgende vejledning: Sådan opretter du hold
Info: Når holdet er oprettet, og der er oprettet en periode på holdet, skal den vælges under Sæsonhold. Det gør du ved at trykke på det grønne plus (nr. 47) for at tilføje hold til kontrakten. Holdet kommer nu til syne i det store felt, og du kan se det samlede antal af hold i feltet ovenover (se pile).
Når dette er gjort, vil medlemmer, der køber dette medlemskab/kontrakt, automatisk blive tilmeldt alle hold, i den gældende periode, opsat på holdet.
Tag stilling til, hvordan perioden for kundekontrakt skal håndteres (nr. 48). Du kan her vælge enten Brug næste sæsonhold periode eller Brug kontrakt periode.
Trin 11:
Tryk på Avanceret (nr. 49).
Tilføj Pris gruppe (nr. 50).
Vælg Opkrævningstype (nr. 51). Du kan vælge mellem Almindelig: Salg og omsætning (ANBEFALES) eller Kun opkrævning: INGEN salg/omsætning.
Tilføj Oprykningsliste (nr. 52). Du opretter en oprykningsliste ved at følge denne vejledning: Sådan opretter du oprykningslister
Tag stilling til, om medlemskabet automatisk skal stoppe efter første brug (nr. 53) og (hvis ja) angiv antal dage efter første fremmøde (nr. 54).
Tag stilling til, om medlemskabet skal generere et unik kortnummer/kode ved oprettelse af medlemskabet (nr. 55), hvor du (hvis ja) skal angive antal tegn (nr. 56) samt om der skal benyttes tal og/eller små bogstaver (nr. 57).
Tag stilling til om det skal være en begrænset kontrakt (nr. 58). Dette vil bl.a. gøre, at kontrakten listes som tilbud i webshoppen. Den bliver vist online, når medlemmet er logget ind på oplysningssiden ved "mine medlemskaber" og "køb nyt medlemskab". Den vises kun, hvis kontrakten har en oprettelsesregel af typen "Maksimum antal medlemskaber for kunde".
Angiv Kontonummer (nr. 59).
Tag stilling til om der skal være special maksimal booking tid (nr. 60) og (hvis ja) hvor lang tid frem, der må bookes (nr. 61).
Tilføj Engangsbetaling i varekartotek (nr. 62). Dette tillader enkelt besøgsbetaling i FlexyBook Classic.
Tag stilling til, om der skal være automatisk startdato (nr. 63) og (hvis ja) angiv dato (nr. 64).
Tag stilling til, om der skal aktiveres venteliste på medlemskab (nr. 65), og (hvis ja) angiv antal aktive medlemskaber, der maksimalt kan være på venteliste (nr. 66). For at funktionen virker skal du oprette en dokument skabelon. Det gør du ved at følge denne vejledning: Hvordan laver jeg en skabelon til venteliste og sætter den op til ny kontrakt / medlemskab?
Tag stilling til, om medlemskabet skal medtages i medlemsstatistik (nr. 67).
Tryk på Gem, når du er færdig med at gennemgå indstillinger for medlemskabet/kontrakten.
Klippekorts kontrakt
Klippekorts kontrakt opsætningen er som udgangspunkt den samme som almindelige kontrakter. Du vælger bare Klippekort ved oprettelse. Du vil se, at fanen; Betaling og opkrævning vil være byttet ud med fanen; Betaling og Klip.
Trin 1:
Tryk på Generelt (nr. 1) og tag stilling til de forskellige felter - Se trin 4 i ovenstående vejledning.
Husk! Der skal altid oprettes en automatisk slutdato på klippekort (nr. 2).
Trin 2:
Tryk på Betaling og klip (nr. 3).
Angiv antal klip det aktuelle klippekort skal indeholde (nr. 4). Det indeholder hvor mange fremmøder klippekortet giver adgang til.
Vælg kontingent i varekartotek, og hvad prisen for klippekortet skal være (nr. 5).
Tag stilling til om der skal opkræves oprettelsesgebyr (nr. 6).
Tag stilling til om klippekortet skal være privat (nr. 7). Du kan her styre om dette klippekort er til én person eller må benyttes af flere (tage en ven med).
Trin 3:
Tryk på Bøde (nr. 8) og tag stilling til de forskellige felter - Se trin 6 i ovenstående vejledning.
Trin 4:
Tryk på Booking begrænsninger (nr. 9) og tag stilling til de forskellige felter - Se trin 7 i ovenstående vejledning.
Trin 5:
Tryk på Oprettelses regler (nr. 10) og tag stilling til de forskellige felter - Se trin 8 og trin 9 i ovenstående vejledning.
Trin 6:
Tryk på Avanceret (nr. 11) og tag stilling til de forskellige felter - Se trin 11 i ovenstående vejledning.