I systemet kan du oprette din afsender mailadresse.

Dette benyttes eksempelvis hvis du ønsker forskellige afsendere på forskellige typer af dokumenter.

Trin 1:

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

I systemet kan du ændre standard emailadresse på afsender, som kunder modtager fra din virksomhed.

Funktionen gør, at du kan ændre eller tilføje en emailadresse ift. hvilken afsender du vil vise modtager.

Det er relevant, hvis din virksomhed ændrer email eller ønsker at benytte forskellige afsenderemails afhængig af, hvilke emails I sender ud.

Du ændrer din standard emailadresse på afsender ved at følge disse trin:

Trin 1:

Trin 2:

Trin 3:

I systemet kan du indsætte dine egne SMTP oplysninger for at opsætte din egen SMTP server.

Dette kan være relevant, hvis du ikke ønsker at anvende mailserveren hos FlexyBox.

Trin 1:

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

I systemet kan du benytte dig af et internt beskedsystem.

Dette beskedsystem kan du bruge til at sende beskeder internt imellem ansatte og til at sende beskeder til dine kunder.

Funktionen gør, at du både kan kommunikere med dine ansatte og kunder i ét samlet system.

Når det handler om beskeder internt imellem ansatte, så vil beskederne komme frem, når de ansatte registrerer mødetid.

Når det handler om dine kunder, så vil de kunne se beskederne på online booking eller når de fremmøder på en fremmødeskærm. Dette gælder hovedsageligt Fitnesscentre.

Trin 1:

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.

Trin 1:

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.

I systemet håndteres mailafsendelse på forskellige måder.

Ved enkelte eller få mails: bliver afsendelser fra systemet håndteret af den enkelte klient.

Ved masseafsendelser: bliver disse samlet og lagt til afsendelse på serveren, som vil stå for afsendelse. Processen vil kunne ses i nedre højre hjørne i FlexyBox systemet (nr. 1).

I systemet kan du via avanceret udtræk sende en besked til et udsnit af alle dine kunder.

Det kan eksempelvis være relevant, hvis kunder, som har reserveret på en bestemt dato, skal have en bestemt besked.

Du sender en besked (email og sms) til alle kunder med reservation på en dato ved at følge disse trin:

Trin 1:

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.

Du skal nu lavet et udtræk. I eksemplet laver vi et udtræk på reservationsdatoen.

Trin 4: Udtrækket bliver vist under Kunder (nr. 5).

I systemet kan du sende tre forskellige typer beskeder.

Disse tre typer er:

Intern besked: Det er en besked, som kun florerer i FlexyBox systemet, og den bliver vist næste gang du logger ind på eksempelvis vagtplan og kassesystemet, eller når du mødetidsregistrerer.

SMS: Denne koster 0,35 øre pr. sms.

E-mail: Denne er gratis og bliver kun sendt, hvis personen har tilføjet en emailadresse.

Denne vejledning indeholder to vejledninger:

Du kan sende besked til flere personer ved at følge disse trin:

Trin 1:

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.

Trin 1:

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.

Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.

I beskeden er der flere muligheder for at tilføje billeder, filer, link mm.

​
​

I systemet kan du se eller gensende mail/sms til kunder.

Det kan eksempelvis være relevant ift. at se eller gensende en bekræftelse eller velkomstbesked.

Du ser eller gensender mail/sms til kunder ved at følge disse trin:

Trin 1:

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.

Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.

Trin 5: Der åbnes et nyt vindue.

Nu kan du se beskeden, der er blevet sendt. Heri kan du eksempelvis tjekke, at brugernavn, kode eller andre oplysninger er korrekte.

Det er også herfra du trykker send, hvis du ønsker at gensende mail eller SMS-beskeden. Dette kan være aktuelt, hvis du har fået tastet en forkert e-mail på kunden ved oprettelse.

I systemet kan du overvåge log over e-mail på kunder.

Systemet overvåger bl.a. automatisk om en kundes e-mail er korrekt. Systemet vil i den forbindelse automatisk markere e-mailen som forkert, hvis det får at vide, at mailen er blevet afvist fra mailserveren.

Under kundens beskeder, kan du også se, om en e-mail er blevet modtaget, og om kunden har læst e-mailen.

Du ser log over e-mail på kunder ved at følge disse trin:

Trin 1:

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.

Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.

Trin 5: Der åbnes et nyt vindue.

I forbindelse med afsendelse af mail i Flexybox bruger vi et mailprogram, som hedder Sendgrid. Vi får til tider nogle lidt uforståelige logbeskeder fra dem.

I denne vejledning vil vi forsøge at forklare, hvad beskederne betyder:

Logbesked 1:

I systemet er der mulighed for at aktivere et bounce, hvis der sker en fejl, når en mail i systemet afsendes til en kunde eller medarbejder.

Funktionen gør, at du med det samme modtager en advarsel, hvis ikke mailen bliver afsendt korrekt. Det kan sikre en hurtigere reaktion på problemet og derved en optimeret kundeservice.

Problemet kan opstå, hvis en kunde eller medarbejder kommer til at skrive en forkert mail, hvilket vil resultere i, at de ikke modtager en evt. bekræftelse.

Du aktiverer et bounce ved fejl i afsendelse af email ved at følge disse trin:

Trin 1:

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

Der er sket ændringer i måden, du skal håndtere mails på. Det sker, fordi der er blevet lavet hårdere spamfiltre samtidig med at spamscoren er blevet justeret.

Det har især ramt 'automatiske beskeder' til større mailudbydere som eksempelvis Gmail, Outlook, Hotmail og Yahoo, og det gør, at mails sendt fra en "ikke eksisterende mailboks" ikke længere vil blive afsendt og leveret, Derfor vil man pludseligt kunne opleve, at en del mails ryger i kunders spamfiltre.

En løsning på dette kan findes i følgende vejledning:

Sådan håndterer du mailafsendelse via email.flexybox.com og opretter afsender mailadresse
​

Som FlexyBox kunde bruger du som standard vores emailserver.

Dette kan i nogle tilfælde give problemer med spam.

FlexyBox systemer benytter som standard SendGrid.com som e-mailafsender. Dette giver os en lang række tracking muligheder, hvor vi eksempelvis kan se om e-mails bliver afvist eller om kunder åbner e-mails.

En af de største udfordringer med e-mails i dag er spam, da enhver person på internettet kan udgive sig for at sende e-mails på vegne af alle andre. Derfor kan vores server også uden videre sende på vegne af jeres egne mailadresser.

Det er grunden til, at mange benytter spamfiltre, der undersøger, hvor e-mails kommer fra, og om det er den "rigtige" server, der har sendt e-mailen.
Selvom vores server har en meget høj "reputation", og altså generelt set anses for at være legitime e-mails, så kan der opstå problemer:
​

Hvis du ikke ejer det domæne, du sender e-mails fra, så vil du ikke kunne opnå en god spam score, hvis du bruger vores SendGrid mailserver.

I disse tilfælde anbefaler vi, at du bruger dit mail hotels SMTP server til at afsende e-mails.

Kontakt din mail leverandør og få oplyst SMTP server, brugernavn og password samt evt. portnummer.
Herefter skal dette aktiveres i FlexyBox systemet som beskrevet her:
​Email/SMTP opsætning

FlexyBox systemer understøtter, at systemet bruger jeres egen mailserver. Det eneste dette kræver, er jeres mailserveradresse, portnummer, brugernavn og adgangskode.

​Ulempen ved at bruge sin egen mailserver er, at man mister alle fordele ved en stor mailsever som SendGrid - heriblandt alt tracking, statistik og kapacitet. Derudover kan der også forekomme begrænsninger på andre SMTP løsninger såsom emails pr time eller total antal emails pr måned.

Derfor stiller FlexyBox gratis Sendgrid til rådighed til alle vores kunder, for at opnå optimal leveringssikkerhed kræver dette dog ændringer på ens eget domæne som beskrevet i næste afsnit.

Med denne løsning skal der tilføjes lidt oplysninger til jeres "domænenavn", så andre mailservere kan se, at I har godkendt, at vi sender på vegne af jer.
Dette vil for de fleste være nok til, at jeres e-mails aldrig markeres som SPAM.
​
Rent teknisk skal der tilføjes en SPF record (Sender Policy Framework) på jeres DNS server, hvilket I skal bede dem, der er ansvarlige for jeres e-mail/hjemmeside/DNS om at gøre. Send dem en mail og giv dem evt. et link til nedenstående tabel, så ved de, hvad der skal gøres:

Selvom tilføjelsen af en SPF record bør løse de fleste problemer med spam, så vil der stadig blive peget på email.flexybox.com fra jeres emails. Det er på denne måde, at alt tracking finder sted.
Et DKIM opslag vil også fejle med løsningen der er nævnt i sidste afsnit og kan derfor ved nogle emails resultere i at DMARC fejler som så afhængig af jeres domænes DMARC regel kan resultere i at en mail ender i spam.
​
Hvis du ønsker at ændre dette, så kræver det, at du beder FlexyBox om at få oprettet din egen SendGrid konto (Oprettelse DKK 999,-).
​
Inden du får aktiveret din egen konto, kan du med fordel lave følgende DNS pegninger:

Når du har fået loginoplysninger til den helt rigtige løsning, skal du opretter din afsender mailadresse og taste dit brugernavn og password ind i flexyBox:

Test af spam score

Du kan teste din Spam score vha:
​https://www.mail-tester.com/

Mailscanner er et produkt, som forsøger at advare, når der er noget, der kan ligne ”phishing”.

”Problemet” er, at vores mailserver SendGrid som standard er sat op til at lave klik-tracking.
Fordelen ved dette er, at du kan se, hvem der klikker på hvilke links i alle emails. For at kunne gøre dette laver du en omdirigering af alle links.
Det betyder, at hvis du eksempelvis har et link til http://www.tv2.dk i din mail, så bliver det lavet om, så det linker til: Link

At det er langt betyder for så vidt ikke noget, problemet er dog, at det peger på ”email.flexybox.com” istedet for "email.tv2.dk". Det er altså et helt andet domæne, og derfor får du med Mailscanner en advarsel. Hvis du ønsker at undgå dette, er der tre muligheder:

De tre muligheder er følgende:

Når du undersøger mail-afsendelser, kan det være nødvendigt at kunne se mail headers. Måden, FlexyBox får dem på, er ved at du sender os en mail med den oprindelige mail vedhæftet.

Du sender mail headers ved at følge disse trin:

Trin 1: