Med rykkersystem fra FlexyBox er det nemt at håndtere og holde styr på dårlige betalere og få kørt rykkeropkrævninger.
Rykkersystem giver dig nemlig en oversigt over kunder, der ikke har betalt deres medlemskab, hvor betalingen er blevet overskredet eller afvist, og kunderne derfor har en negativ saldo.
På den måde bliver det lettere at administrere, hvad der skal ske med kunderne, så du sikrer, at der bliver taget hånd om de dårlige betalere.
Nedenstående er en oversigt over rykkersystemet (Se billede i bunden af vejledning).
Send rykker (nr. 1)
Opkræv via PBS (nr. 2)
Luk kunden og send til Inkasso (nr. 3)
Afslut rykker (nr. 4)
Vis alle der skal håndteres og Vis alle åbne (nr. 8 og nr. 9)
Kunder der er i rykkersystemet (nr. 10)
Total antal kunder (nr. 11)
Total antal stadier (nr. 12)
Total beløb (nr. 13)
Sæt helt / delvist automatisk rykkersystem op
Denne vejledning forklarer, hvordan du aktiverer og sætter helt / delvist automatisk rykkersystem op.
Det er relevant, hvis du selv gerne vil have indflydelse på, hvad der skal ske automatisk, og hvad du gerne vil gøre manuelt, når det kommer til rykkersystemet.
Det kan eksempelvis være, hvis du vil have, at rykkerne automatisk sendes ud, men at du manuelt vil sende kunderne til inkasso.
Funktionen er tilgængelig fra 20.6 og frem.
Info: Hvis du bruger Intrum, skal du sætte handlinger/funktioner op ved et rykkertrin ellers vil det ikke fungere korrekt. Du sætter dette op ved at følge denne vejledning: Hvordan sætter jeg handlinger/funktioner på et rykkertrin?
Du aktiverer, at rykkersystemet bliver helt eller delvist automatisk ved at følge disse trin:
Trin 1:
Du skal først aktivere funktionen.
Info: Denne funktion er kun synlig for medarbejdere i FlexyBox.
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende Systemindstillinger.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Generelt (nr. 1).
Tryk på Nye funktioner (beta) (nr. 2).
Rul ned indtil du kommer Automatisk rykkersystem med teksten: Bemærk at dette ikke vil gøre alle rykkere automatiserede. Det vil blot give muligheden for at man kan sætte sit rykkersystem op til at være helt eller delvist automatisk.
Sæt flueben for at aktivere funktionen (nr. 3).
Tryk på OK for at gemme ændringen.
Trin 3:
Du skal efterfølgende gå ind i rykkerproceduren og sætte flueben i de trin, der skal automatiseres.
Husk! Det er vigtigt, at alle trin er sat korrekt op med korrekt sortering og sat op til enten at sende mail eller sms. Ellers vil det gå i stå.
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Kassesystem, og tryk efterfølgende på Rykker procedure.
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Dobbeltklik på den pågældende rykkerprocedure (nr. 4).
Sæt flueben i de trin, der skal automatiseres (nr. 5).
Tryk på Gem ændringer (nr. 6).
Trin 5:
Hvis du allerede har igangværende rykkere i rykkersystemet, kan du ud fra hvert medlem sætte flueben ved automatisering, hvorefter den vil sende næste rykker dagen efter.
Tryk på Vis (nr. 7), og tryk derefter på Rykker system (nr. 8).
Sæt flueben ved Automatisk (nr. 9).
Send mail/sms til en fast modtager ved rykkerprocedure
I systemet kan du sende mail/sms til en fast modtager ved rykkerprocedure.
Dette kan eksempelvis være relevant, hvis en centerleder vil holde øje med de kunder, der ikke betaler til tiden.
Du sender en mail/sms til en fast modtager ved rykkerprocedure ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Kassesystem, og tryk efterfølgende på Rykker procedure.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Dobbeltklik på den pågældende rykkerprocedure eller tryk på Tilføj for at oprette en ny (nr. 1).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Marker det pågældende rykkertrin (nr. 2).
Tryk på det grønne plus (nr. 3).
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på det grønne plus (nr. 4).
Tryk på Send besked til fast(e) modtager(e) (nr. 5).
Tryk på Fortsæt (nr. 6)
Trin 5: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned eller plus ved Modtager(e) og tilføj modtager(e) (nr. 7). Modtageren får nu en besked hver gang denne funktion bliver udført.
Tryk på OK (nr. 8).
Tryk på Gem ændringer i Opsætning af rykning-vinduet.
Tryk på Gem ændringer i Opsætning af rykkerprocedure-vinduet.
Sæt et rykkergebyr op til faktureringssystemet
I systemet kan du opsætte et rykkergebyr til dit faktureringssystem.
Funktionen gør, at du selv kan bestemme et beløb, som bliver pålagt en faktura, når der skal dannes en betalingspåmindelse eller rykker.
Du sætter et rykkergebyr op til faktureringssystemet ved at følge disse to delvejledninger:
Sådan opretter du et rykkergebyr
Sådan tilknytter du rykkergebyret på en vare
Opret et rykkergebyr
Du skal først have oprettet en vare for et rykkergebyr. Uden en vare, kan der ikke udføres denne debitering.
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Kassesystem, og tryk efterfølgende på Varekartotek.
Tryk på Ny vare.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Du skal nu indtaste følgende oplysninger.
Angiv Varenr. på rykkergebyret (nr. 1). I eksemplet er det 30.
Angiv Navn, som vil fremgå i systemet (nr. 2). I eksemplet er det Rykkergebyr.
Tryk på pil ned ved Gruppe (nr. 3) og vælg hvilken varegruppe denne vare tilhører.
Angiv om varen er med eller uden moms (nr. 4). I eksemplet er det med moms.
Vælg den Standard pris du ønsker, rykkergebyret skal være på (nr. 5). I eksemplet er det 100 kr.
Husk! Det skal være den samme pris, som du skriver i rykkergebyr, som systemet debiterer på kunden, når der dannes en rykker.
Tryk på OK.
Tilknyt rykkergebyr på en vare
Du skal herefter tilknyttet rykkergebyret på den vare, som du oprettede for oven.
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Avanceret opsætning.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Regning/Nota (nr. 1).
Tryk på Rykker styring (nr. 2).
Du kan herinde angive rykkergebyret.
Angiv beløb for rykker ved Rykker beløb (nr. 3). Dette skal være den samme pris, som du skrev under den vare, du lige har oprettet. I eksemplet er det 100 kr.
Angiv hvornår næste rykkertrin kan udføres ved Næste rykker (nr. 4).
Tryk på de tre prikker ved Rykker vare (nr. 5), og vælg Rykkergebyr, som du lige har oprettet.
Tryk på Ok, og varen er nu tilføjet.
Tryk på Gem ændringer.
Send en rykker
I rykkersystemet kan du sende rykkere til dine medlemmer.
Når du sender rykkere, gør du dine medlemmer opmærksomme på, at de mangler at betale deres regninger. Du giver samtidig medlemmerne mulighed for at betale det skyldige beløb efter den oprindelige tidsfrist er overskredet.
Du kan på den måde hjælpe dine medlemmerne med at få betalt deres regninger. Reagerer medlemmerne ikke på rykkerne, kan du sende dem til Inkasso, som efterfølgende vil stå for opkrævningen af regningerne.
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på Rykkersystem i fanen under.
Trin 2:
Tryk på det aktuelle medlem (nr. 1), som du vil sende en rykker til.
Info: Ved at holde Ctrl-knappen nede imens du trykker på forskellige medlemmer, kan du tilføje flere medlemmer og sende en rykker til alle de valgte medlemmer.
Tryk på Send rykker (nr. 2).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Rykker trin (nr. 3) og angiv, hvilket rykkertrin du vil sende til medlemmet. Du opretter et rykkertrin ved at lave en rykkerprocedure.
For at lave en rykkerprocedure skal du følge vejledningen: Sådan laver du rykkerprocedure
Husk! Ifølge loven skal du sende én betalingspåmindelse efterfulgt af tre rykkere.
Tryk på pil ned ved Rykker dato (nr. 4) og vælg, hvornår du ønsker at sende rykkere ud. Denne udfyldes automatisk, når du har valgt et rykkertrin.
Tryk på pil ned ved Forfaldsdato (nr. 5) og vælg, hvornår du ønsker, at medlemmet senest skal betale sin regning. Denne udfyldes automatisk, når du har valgt et rykkertrin.
Tryk på pil ned ved Næste rykker dato (nr. 6) og vælg, hvornår næste rykker skal sendes ud, hvis denne rykker ikke betales af medlemmet.
Tryk på de tre prikker ved Rykker gebyr (nr. 7) og vælg det gebyr, der passer til det pågældende rykkertrin. Rykkergebyret bliver lagt oveni opkrævningen. Dette kan du gentage indtil medlemmet har overskredet fristen for betalingen på rykker 3. Rykkergebyret er et gebyr, som er opsat i varekartoteket.
Hvis du ikke har oprettet gebyret endnu, skal du følge denne vejledning: Opret vare
Tryk på feltet under Rykker tekst (nr. 8). Du har her mulighed for at skrive tekst ift. rykkeren. Denne tekst er synlig på rykkeren til medlemmet.
Tryk på Luk (nr. 9) for at lukke vinduet. Dine ændringer vil ikke blive gemt.
Tryk på Udfør rykker (nr. 10) for at sende rykkeren til medlemmet. Gå til trin 4.
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Du skal nu vælge, hvad der skal gøres med den nye rykker.
Du har følgende valgmuligheder:Brug standard handling (Gør ingenting).
Håndter manuelt.
Send som email.
Send som SMS
Udskriv
Tryk på Fortsæt for at sende rykkeren eller tryk på Annullér, hvis du ikke ønsker at sende rykkeren alligevel.
Info: Hvis kunden efterfølgende ikke betaler, kan du igen gå i oversigten og sende en rykker. Det gør du på samme måde og vælger næste trin under Rykker trin.
Gensend en rykker
Dette kan være relevant, hvis du har medlemmer, der er forsøgt opkrævet, men hvor betalingen ikke er gået igennem.
Du gensender en rykker ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på rykkersystem.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Vis alle åbne (nr. 1). Du vil nu se alle medlemmer, der er forsøgt sendt rykker til.
Trin 3:
Du skal nu finde de medlemmer, som matcher dit udtræk over medlemmer, som du vil kontakte.
Marker de enkelte medlemmer (nr. 2).
Tryk på Send rykker (nr. 3).
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på pil ned ved Rykkertrin og vælg det rette trin (nr. 4). I eksemplet er det Manglende kortdetaljer.
Tryk på Udfør rykker (nr. 5).
Trin 5: Der åbnes et nyt vindue.
Det er her vigtigt, at du husker at sende en email. Først når du har gjort det, er den sendt afsted til kunden.
Afslut en rykker
I rykkersystemet kan du afslutte en rykker.
Det kan være relevant at afslutte en rykker, hvis medlemmet har betalt det skyldige beløb, eller hvis du har lavet en aftale med et medlem i forbindelse med betaling, og du efterfølgende ikke ønsker, at medlemmet skal modtage flere rykkere.
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på rykkersystemet i fanen under.
Trin 2:
Tryk på det aktuelle medlem (nr. 1), som du vil afslutte rykker på.
Tryk på Afslut rykker (nr. 2).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Du skal nu tage stilling til, hvordan du vil stoppe denne rykkerprocedure.
Du har tre valgmuligheder:Ja, luk denne rykker, men krediter ikke rykkergebyrer.
Ja, luk denne rykker, og krediter alle rykker gebyrer.
Nej, luk denne rykker, og krediter alle rykker gebyrer.
Info: Vælger du at stoppe rykkerne, forsvinder rykkerne i oversigten ved medlemmet.
Tryk på Fortsæt.
Aktiver Betalingsservice: Opkræv ikke kunder med aktiv rykker
I systemet kan du aktiverer opkræv ikke kunder med aktiv rykker.
Dette gør, at der ikke opkræves kunder via betalingsservice, hvor hele deres udestående allerede er en del af en aktiv rykkersag, og kunden ikke har noget aktivt medlemskab.
Husk: Denne indstilling gælder kun, når funktionen 'kunde opkrævningsmetode' er aktiveret.
Funktionen er tilgængelig fra 20.6.230 og frem.
Du aktiverer Betalingsservice: Opkræv ikke kunder med aktiv rykker ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grund opsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Rul ned i højre kolonne indtil du kommer til Integrationer.
Tryk på pil ned ved Integrationer (nr. 1).
Tryk på Betalingsservice (nr. 2).
Rul ned indtil du kommer til Betalingsservice: Opkræv ikke kunder med aktiv rykker.
Sæt flueben ved Betalingsservice: Opkræv ikke kunder med aktiv rykker (nr. 3).
Tryk på OK for at gemme ændringen.
Opkræv via Betalingsservice
I rykkersystemet kan du opkræve medlemmer via Betalingsservice.
Når du benytter funktionen, opkræver du medlemmet igen via Betalingsservice. Det kan være relevant, hvis du har lavet en aftale med medlemmet om betaling, og du samtidig vil undgå at sende rykkere til medlemmet.
Medlemmet forsvinder efterfølgende fra rykkerlisten over dårlige betalere, og du behøver herefter ikke at handle yderligere ift. medlemmet.
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på rykkersystemet i fanen under.
Trin 2:
Tryk på det aktuelle medlem (nr. 1), som du vil opkræve via Betalingsservice.
Info: Ved at holde Ctrl-knappen nede imens du trykker på forskellige medlemmer, kan du tilføje flere medlemmer og opkræve via Betalingsservice ved alle de valgte medlemmer.
Tryk på Opkræv via PBS (nr. 2).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Yes for at opkræve medlemmet via Betalingsservice igen.
Medlemmet forsvinder nu fra listen; Vis alle der skal håndteres, da du har reageret på medlemmet.
Du kan se medlemmet ved at trykke på; Vis alle åbne, som du finder i højre side af fanen.
Tryk på No for ikke at opkræve medlemmet via Betalingsservice igen.
Hvornår bliver en rykker automatisk opkrævet?
En rykker vil kun blive opkrævet, hvis debitor/kunde har en aktiv betalingsaftale, hvor et kort er registreret.
Det er desuden kun rykkere, der bliver oprettet automatisk, fordi en automatisk opkrævning af en debitor/kunde bliver afvist, som vil blive automatisk opkrævet. Det kan eksempelvis ske, hvis der ikke er penge nok på kortet.
Hvis rykkerne bliver oprettet manuelt af en medarbejder via debitorens/kundens konto vil der ikke blive forsøgt automatisk opkrævet.
Rykkere, der er sendt til inkasso (gældsinddrivelse), vil ikke blive forsøgt automatisk opkrævet.
Rykkersystemet vil automatisk begynde at opkræve debitor/kunde på et tilfældigt tidspunkt mellem kl. 10:00-12:00, så du kan først fastslå, om debitor er blevet opkrævet på dagen efter kl. 12:00.
I de fleste tilfælde vil opkrævningen bliver lavet på få minutter, men fordi den er udført på serverkøen, så kan den blive forsinket, hvis der er stor belastning på serverkøen.
Vi anbefaler derfor først at tjekke, om der er blevet opkrævet, efter kl. 13:00.
Info: Hvis en rykker bliver forsøgt automatisk opkrævet, så vil den have det ikon, du kan se markeret med rød cirkel på billedet nedenfor (nr. 1). Hvis den ikke har det ikon, så vil den ikke bliver forsøgt automatisk opkrævet.
Opsæt hvor ofte der bliver forsøgt opkrævet betaling ved rykkere?
I systemet kan du opsætte hvor ofte der bliver forsøgt opkrævet betaling ved rykkere.
Det er relevant, da du ved 16. opkrævningsforsøg og frem vil blive opkrævet 1 kr. pr. medlem pr. forsøg
Funktionen er tilgængelig 22.3.287
Du opsætter det ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Kassesystem, og tryk efterfølgende på rykkerprocedure.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Tilføj (nr. 1). Du kan også redigere en eksisterende rykkerprocedure.
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på det grønne plus (nr. 2). Hvis du allerede har oprettet et rykkertrin, kan du markere rykkertrinnet og trykke på blyant-ikonet.
Trin 4:
Angiv antal dage der skal opkræves (nr. 3). Vi anbefaler 2. Det vil sige, at der bliver forsøgt at lave en opkrævning hver anden dag, og du når derved kun op på maks 15 forsøg. På den måde vil du undgå ekstra gebyr.
Få vist medlemmets konto
Gennem rykkersystemet kan du gå ind på et medlems konto.
Ved at bruge funktionen kan du gå ind på et medlem med en negative saldo. Det kan være relevant, hvis du gerne se, hvad det skyldige beløb mere specifikt indeholder, så du har mulighed for at redigere eller ændre i dele af beløbet i stedet for hele beløbet på en gang.
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på NETS rykkersystem i fanen under.
Trin 2:
Tryk på det aktuelle medlem (nr. 1), som du vil se kontoen på.
Tryk på Vis kundens konto (nr. 2).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Du er nu inde på medlemmets konto og kan ændre i beløbene efter behov (nr. 3).
Tryk på Gem og Luk, når du har foretaget ændringerne.
Aktiver 'ryk for hele kontosaldoen' i rykkersystemet
I systemet kan du aktivere funktionen; Ryk for hele kontosaldoen.
Når funktionen er aktiveret, vil systemet ved hvert nyt rykkerskridt tage kundens aktuelle saldo i stedet for det oprindelige skyldige beløb på rykkeren.
Du aktiverer funktionen således:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på Flexybox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Rykkersystem (nr. 1).
Sæt flueben ved Ryk for hele kontosaldoen (nr. 2).
Tryk på OK (nr. 3).
Find en liste over medlemmer
I rykkersystemet kan du se en liste over medlemmer.
Denne liste giver dig et overblik over medlemmer, som er dårlige betalere. Den synliggør samtidig, hvilke medlemmer du har reageret på, og hvilke medlemmer du mangler at handle på.
På den måde bliver du hele tiden opmærksom på, hvor langt du er kommet med bestemte medlemmer, og du sikrer, at medlemmerne enten får betalt det de skylder eller bliver sendt til Inkasso, hvis de ikke betaler efter rykker 3.
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på rykkersystem i fanen under.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Vis alle der skal håndteres. Du får vist en liste over alle medlemmer med en negativ saldo, som du ikke har valgt en handling til endnu.
Denne liste skal du stræbe efter at få tømt, så du har en plan for betaling af alle medlemmer med en negativ saldo.
Tryk på Vis alle åbne. Du får vist en liste over alle medlemmer, som har en negativ saldo, men hvor du har lavet en handling til.
Ønsker du at printe rykkerlister over medlemmer, skal du følge vejledningen: Sådan sætter du en rykkerliste ind i et Excel ark og printer den
Trin 3:
Ved hvert medlem fremgår det, hvilket stadie medlemmet er på ift. rykkere. På det nedenstående billede kan du se, at der er to medlemmer på rykker 2 (nr. 1).
Hvis dine medlemmer ikke betaler rykker 3 indenfor den frist, du har sat, så har du ifølge loven ret til at lukke medlemmerne og overdrage opkrævningen til Inkasso.
For at sende medlemmer til Inkasso og gøre medlemskaberne inaktive skal du følge vejledningen: Sådan lukker du kunden og sender til Inkasso
Husk! Selve overdragelsen til Inkasso må FlexyBox ikke stå for. Kontakt i stedet Inkasso. Før du sender medlemmer til Inkasso, skal du give medlemmerne nogle chancer for at få betalt deres regninger. Dette kan ske ved at sende dem rykkere.
For at sende rykkere til medlemmer skal du følge vejledningen: Sådan sender du en rykker
Trin 4:
Hvis kunden efterfølgende ikke betaler, kan du igen gå i oversigten og sende en rykker. Dette gøres på samme måde. Her vælges næste trin under Rykker trin.
Vælg det næste trin.
Vælg dit rykkergerbyr og skriv evt. en besked til kunden.
Rykkergebyret er et gebyr, som er opsat i varekartoteket. Hvis ikke, følg da denne vejledning: Opret vare
Nu sendes rykkeren, og der bliver lagt et rykkergebyr oven i opkrævningen. Dette kan gentages, indtil kunden har overskredet fristen for betalingen på 3. rykker.
Husk! Efter udført rykker vil systemet ikke automatisk sende rykkeren til kunden. Her er det vigtigt, at du vælger om du ønsker at sende email eller printe dokumentet.
Ved email-afsendelse vil mailen altid være til at finde igen på kunden under Beskeder.
Skulle du ved en fejl ikke få afsendt beskeden, kan du altid udføre rykkerstadiet igen.
Sæt en rykkerliste ind i et Excel ark fra rykkersystemet og printer den
Ved at sætte rykkerlisten over dårlige betalere ind i et Excel ark og printe det, kan du tage listen ud fra programmet, hvilket kan være med til at overskueliggøre, hvilke medlemmer du skal reagere på eller give mulighed for at vise listen til en anden medarbejder, som ikke har adgang til programmet.
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på rykkersystemet i fanen under.
Trin 2:
Du skal nu markere alle medlemmer ved at trykke på Ctrl A, og efterfølgende kopiere alle medlemmer ved at trykke på Ctrl C.
Nu er listen kopieret, og du kan indsætte listen i et Excel ark og printe den ud.
Luk medlemmet og send til Inkasso
I rykkersystemet kan du lukke et medlem og sende medlemmet til Inkasso.
Hvis et medlem ikke har reageret på hverken en påmindelsesmail eller tre rykkere, har du mulighed for at lukke medlemmets konto og sende sagen direkte videre til Inkasso via rykkersystemet.
På den måde overlader du kontakten med medlemmet til Inkassofirmaet, som vil forsøge at få medlemmet til at betale sin gæld. Du undgår derved at bruge mere tid på at opkræve medlemmet.
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på rykkersystemet i fanen under.
Trin 2:
Tryk på det aktuelle medlem (nr. 1), som du vil lukke og sende til Inkasso.
Tryk på Luk kunden og send til Inkasso (nr. 2).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Du skal nu vælge, hvordan du vil sende sagen afsted til Inkasso.
Du har her tre valgmuligheder.Anbefalet: Send til Intrum.
Send manuelt
Send IKKE til Inkasso
Sæt flueben i feltet i bunden, hvis du ønsker at gemme valget.
Tryk på Annullér, hvis du ikke ønsker at sende sagen til Inkasso alligevel.
Deaktiver medlemmets kontrakter
I rykkersystemet kan du deaktiverer medlemmets kontrakter.
Du kan ved brug af funktionen gøre bestemte medlemmers kontrakter/medlemskaber inaktive, så medlemmet først kan bruge sit medlemskab, når regningen er betalt.
Dette er en måde både at gøre medlemmer opmærksomme på, at medlemskabet ikke er betalt og at motivere medlemmerne til at betale, så de kan bruge medlemskabet igen. Det sikrer også, at medlemmerne ikke anvender medlemskabet uden at betale for det.
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på rykkersystem i fanen under.
Trin 2:
Tryk på det aktuelle medlem (nr. 1), som du vil deaktivere en kontrakt på.
Tryk på Deaktiver valgte kunders kontrakter (nr. 2).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Yes for at sætte medlemskabet inaktivt. Gå til trin 4.
Tryk på No for ikke at sætte medlemskabet inaktivt.
Trin 4:
Der kommer nu en bekræftelse på, hvor mange medlemskaber for antal kunder, der er blevet sat til inaktive. Tryk på OK.
Fjern medarbejdere
I systemet kan du fjerne medarbejderne fra rykkersystemet.
Det er relevant, hvis du eksempelvis modregner deres køb i lønnen.
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på Kunde og personalekartotek.
Trin 2:
Tryk på Personale (nr. 1).
Dobbeltklik på den pågældende medarbejder (nr. 2).
Trin 3:
Tryk på Betaling (nr. 3).
Vælg Faktura under Kunde opkrævningsmetode (nr. 4).
Tryk på Gem og luk (nr. 5).
Trin 4:
Du kan samtidig vælge Ingen fakturering, som beskrevet her: Sådan forstår du fakturering og kontooversigter
Tilføj en besked med stor advarsel til kunde ved rykkerprocedure
I systemet kan du tilføje en besked med stor advarsel til kunde ved rykkerprocedure.
Dette er relevant, hvis du gerne vil lave en brugerdefineret advarselsbesked til kunder.
Du tilføjer en besked med stor advarsel til kunder ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Kassesystem, og tryk efterfølgende på Rykke procedure.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Dobbeltklik på den pågældende rykkerprocedure eller tryk på Tilføj for at oprette en ny (nr. 1).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Marker det pågældende rykkertrin (nr. 2).
Tryk på det grønne plus (nr. 3).
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på det grønne plus (nr. 4).
Tryk på Tilføj stor advarsel til kunde (nr. 5). Dette er en brugerdefineret stor advarselsbesked til kunder.
Tryk på Fortsæt (nr. 6).
Trin 5: Der åbnes et nyt vindue.
Du kan nu skrive en advarselsbesked til kunder i feltet under Besked (nr. 7).
Tryk på OK (nr. 8).
Tryk på Gem ændringer i Opsætning af rykning-vinduet.
Tryk på Gem ændringer i Opsætning af rykkerprocedure-vinduet.
Find rykkerhistorik for en kunde / medlem
I systemet kan du se rykker historik for en kunde / medlem.
Dette kan være relevant, hvis du vil have et overblik over hvem der har rykket kunden, og hvornår det er sket.
Du ser rykker historik for en kunde ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på Kunde- og personalekartotek.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Dobbeltklik på den pågældende kunde (nr. 1).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Konto (nr. 2).
Tryk på Mere (nr. 3).
Tryk på Se rykker historik (nr. 4).
Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.
Du kan herinde se rykker historik på den valgte kunde (nr. 5).
Trin 5:
Fra version 24.2 og frem kan du se en detaljeret log for hvert rykkertrin ved at gøre følgende:
Tryk på den pågældende rykker.
Tryk på Vis logoversigt.
Info: Logoplysningerne inkluderer nu:
- Navnet på den medarbejder, der har sendt rykkeren.
- Dato og tidspunkt for hvornår rykkeren blev sendt.
- Navnet eller ID'et på den arbejdsstation, hvorfra rykkeren blev sendt.
Brug og sæt Intrum op
Brug denne vejledning: Intrum / Inkasso
Sæt handlinger/funktioner på et rykkertrin (Inkasso/Intrum)
Du sætter handlinger / funktioner på et rykkertrin ved at følge disse trin.
Info: Hvis du bruger Intrum, skal du sætte handlinger/funktioner op ellers vil det ikke fungere korrekt.
Husk! Dette er kun gældende for Inkasso/Intrum på de eksakte handlinger/funktioner i denne vejledning.
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk på FlexyBox Administration.
Tryk på Kassesystem, og tryk efterfølgende på Rykkerprocedure.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på den pågældende rykkerprocedure (nr. 1).
Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.
Marker det rykkertrin, der har noget med Intrum at gøre (nr. 2).
Tryk på blyant-ikonet (nr. 3).
Trin 4:
Tryk på det grønne plus (nr. 4).
Trin 5:
Vælg først Luk rykker og sendt til Intrum (nr. 5). Tryk derefter på Fortsæt (nr. 7).
Du skal nu udføre trin 4 igen og herefter trykke på Afslut kundens kontrakter (nr. 6). Tryk efterfølgende på Fortsæt (nr. 7).
Trin 6:
De to handlinger/funktioner er nu blevet tilføjet i feltet (nr. 8).
Tryk på Gem ændringer (nr. 9).
Trin 7:
Tryk på Gem ændringer (nr. 10).
Lav rykkerprocedure
I rykkersystemet kan du lave en rykkerprocedure.
Du kan ved at lave en rykkerprocedure oprette rykkere og tilpasse dem, så de passer ind i det rykkerflow, der er mest hensigtsmæssigt i din forretning.
På den måde får I et effektivt rykkerflow, hvor I ikke skal tænke på at lukke kunder eller gøre medlemskaber inaktive, da dette sker automatisk. I sikrer derved, at dårlige betalere får de rette rykkere, så I får opkrævet gælden, og samtidig bruger I mindst muligt tid på at udsende rykkerne.
Trin 1:
Tryk på Vis, og tryk derefter på rykkersystemet i fanen under.
Trin 2:
Tryk på Rykkeropsætning (nr. 1) for at sætte rykkerprocedure op.
Trin 3:
Tryk på Tilføj (nr. 2) for at tilføje en rykkerprocedure.
Trin 4:
Angiv navn på rykkerprocedure (nr. 3) . I eksemplet er det Rykkerprocedure.
Angiv afdeling og opkrævningsmetoder (nr. 4).
Tryk på det grønne plus (nr. 5) for at tilføje et rykkertrin og gå til trin 5.
Tryk på det røde minus for at slette et rykkertrin (nr. 6).
Tryk på den gule blyant for at redigere et rykkertrin (nr. 7).
Tryk på den grønne skraldespand for at få vist slettede rykkertrin (nr. 8).
Tryk på den blå pil for at gendanne slettede rykkertrin (nr. 9).
Trin 5: Du har trykket på det grønne plus (nr. 5) og skal nu oprette en rykker.
Tryk på feltet ved Navn (nr. 10) og angiv navn på rykker. I eksemplet er det Rykker 1.
Tryk på feltet ved Dage til forfald (nr. 11) og angiv antal dage, der er indtil rykkeren senest skal betales. I eksemplet er det 7 dage.
Tryk på feltet ved Dage til næste rykker (nr. 12) og angiv antal dage, der skal gå før næste rykker bliver sendt. I eksemplet er det 8 dage.
Tryk på pil ned ved Rykker skabelon (nr. 13) og vælg en skabelon. Kan du ikke vælge en skabelon, skal du først downloade den.
For at downloade en skabelon skal du følge vejledningen: Sådan finder du rykkerskabeloner.
Tryk på feltet ved Sortering (nr. 14) og angiv, hvilken rækkefølge denne rykker skal komme i. I eksemplet er denne rykker nr. 2.
Tryk på pil ned ved BeskedType (nr. 15) og vælg, hvordan rykkeren skal sendes ud. Du kan her vælge mellem Email, SMS eller ingen besked (nr. 16).
Husk! Hvis du vælger; Ingen besked bliver rykkeren ikke sendt.
Tryk på feltet under Rykker tekst (nr. 17). Du kan her vælge at skrive en tekst, som kommer med på rykkeren.
Tryk på de tre prikker ved Gebyr (nr. 18) og angiv det gebyr, som skal være på rykkeren. Rykkergebyret bliver lagt oveni opkrævningen. Rykkergebyret er et gebyr, som er opsat i varekartoteket.
Info: Hvis du ikke har oprettet gebyret endnu, skal du følge denne vejledning: Opret vare.
Overvej om du vil sætte flueben i Afslut automatisk rykker(nr. 19).
Overvej om du vil sætte flueben i Inkasso varsel (nr. 20).
Du kan også tilføje en funktion på en rykker. Tryk på det grønne plus for at tilføje en funktion (nr. 21).
Trin 6:
Tryk på den handling du ønsker for rykkeren (nr. 22).
Tryk på Fortsæt (nr. 23).
Trin 7:
Funktionen er nu tilføjet (nr. 24).
Tryk på det røde minus for at slette en funktion.
Tryk på blyanten for at redigere en funktion.
Tryk på Gem ændringer (nr. 25) for at gemme rykkeren.
Trin 8:
Rykker 1 er nu tilføjet (nr. 26). Du kan oprette alle de rykkertrin du vil. Det gør du ved at gentage trinene i vejledningen. I nedenstående eksempel har vi også tilføjet Betalingspåmindelse, Rykker 2 og Rykker 3.
Overvej om du vil aktivere Udfør automatisk ved rykkerne ved at sætte flueben (nr. 27).
Tryk på Gem ændringer (nr. 28).
Trin 9:
Rykkerprocedure er nu tilføjet (nr. 29).
Tryk på Rykker systemindstillinger (nr. 30) for at ændre i indstillinger.
Trin 10:
Tryk på pil ned ved Hvordan skal sager sendes til Inkasso (nr. 31).
Du har her følgende valgmuligheder:Spørg mig hver gang
Send manuelt
Send til Intrum
Send ikke
Overvej om du vil sætte flueben ved Forbind til localhost debt collection service (nr. 32).
Tryk på feltet ved Antal dage til første rykker (nr. 33) og angiv antal dage.
Overvej om du vil sætte flueben ved Legacy: Ryk ikke kunder der kun har udbetalinger (nr. 34).
Tryk på feltet ved Minimumsbeløb for start af automatisk rykker (nr. 35) og angiv beløb.
Tryk på OK (nr. 36) for at gemme ændringerne.
Opret en afmeldingsbegrundelse af kontrakt
Følg denne vejledning: Sådan vælger du afmeldingsbegrundelse ved rykkerprocedure
Download og ændr rykkerskabeloner
Download rykkerskabeloner
I systemet kan du downloade en rykkerskrivelse, som du kan bruge i dit rykkersystem.
Du skal derved ikke bruge tid på at lave en rykkerskrivelse selv, men kan blot indsætte en standard skabelon i systemet. Du får derved den rette indformation, som du efterfølgende har mulighed for at tilpasse til din forretning.
Du downloader rykkerskabeloner ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på Flexybox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Dokumentskabeloner.
Trin 2:
Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Online skabeloner (nr. 1) i menulinjen.
Tryk på Rykkerskrivelse i venstre kolonne (nr. 2).
Tryk på den ønskede rykkerskrivelse (nr. 3).
Tryk på Download (nr. 4).
Trin 3:
Der åbnes et nyt vindue, som bekræfter download. Tryk på OK.
Ændr rykkerskabeloner
Hvis du gerne vil rette i rykkerskabelonerne, kan du gøre det ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på Flexybox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Dokumentskabeloner.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Rykkerskrivelse (nr. 1).
Vælg den pågældende skabelon (nr. 2).
Tryk på Email (HTML) (nr. 3).
Du kan her ændre på mailen (nr. 4).
Ændr standard tekst til rykker
Ved at ændre i standard teksten til rykkeren, kan du tilpasse teksten, så den passer til jeres rykkerprocedure i forretningen. Det sikrer, at I altid har den mest aktuelle og relevante rykkertekst.
Info: Denne vejledning henvender sig ikke til fitnesscentre.
Du ændrer i standard tekst til rykker ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Avanceret opsætning.
Trin 2:
Tryk på Regning/Nota (nr. 1).
Tryk på Rykker styring (nr. 2).
Tryk på felterne ved Rykker 1, Rykker 2 og Rykker 3 (nr. 3) og tilpas teksterne efter jeres behov.
Tryk på Gem Ændringer (nr. 4), når du er tilfreds med teksterne.
Vælg betalingstype til nulstilling af kundekonto
I systemet kan du vælge betalingstype til nulstilling af kundekonto.
Det kan være relevant, hvis du benytter dele af systemet, der automatisk udligner på kundekonto. Her vil denne betalingstype blive anvendt.
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.
Tryk på Kunde (nr. 1).
Tryk på pil ned ved Betalingstype til nulstilling af kunde konto (nr. 2) og vælg den ønskede betalingstype.