Introduktion til vouchers i FlexyBox
En voucher er et dokument eller en kode, der giver indehaveren ret til en specifik ydelse eller vare — fx en brunch, en massage eller en dagsbillet. Til forskel fra et gavekort, der er et forudbetalt betalingsmiddel med en fri pengesaldo, er en voucher bundet til det, den lyder på: den bruges til at trække en bestemt vare ud af kundens regning ved indløsning.
Vouchers kaldes i FlexyBox også gavebeviser. Du finder opsætningen under Opsætning > FlexyBox Administration > Kassesystem > Gavebeviser / Vouchers.
Hvorfor bruges vouchers?
Vouchers løser en konkret udfordring for virksomheder der sælger oplevelser og ydelser via tredjeparts gavekortplatforme — fx SmartBox, MoreBox, DealDK eller Sweetdeal. Kunden køber en voucher hos udbyderen, og din virksomhed modtager koden, som kunden fremviser ved besøget. Med FlexyBox kan du indløse disse koder direkte i kassen uden at håndtere papirregistrering eller manuelle afstemninger.
Vouchers bruges også til dine egne kampagner og tilbud: du opretter en voucher i FlexyBox, knytter den til en vare, og systemet printer automatisk voucherens kode på bonnen, når varen sælges. Det giver dig et kontrolleret salgs- og indløsningsforløb med statistik pr. voucher.
Den vigtigste forskel fra gavekort: et gavekort er et betalingsmiddel (kunden betaler med det), en voucher er en adgangsret (kunden har ret til noget bestemt). Vælg voucher, når du vil kontrollere præcis hvad kunden modtager, og gavekort, når kunden selv skal vælge.
Typer af vouchers
Når du opretter en vouchertype i FlexyBox, vælger du, hvordan systemet skal håndtere beløbet ved indløsning.
Type | Hvornår bruges den? |
Alm. voucher (ValidArticles) | Voucheren er bundet til specifikke varer. Kun de tilknyttede varer kan trækkes ud af regningen. Giver den mest retvisende statistik. |
Værdikupon (FixedAmount) | Trækker et fast beløb fra kundens regning uanset hvilke varer der er på bonen. Bruges, når det ikke er vigtigt at begrænse brugen til bestemte varer. |
Justerbart beløb (AdjustableAmount) | Kassemedarbejderen angiver beløbet ved indløsning. Bruges til fleksible tilbud, hvor beløbet aftales ved besøget. |
En voucher kan opsættes som engangsbrug eller til flergangsbrug — fx "en voucher på tre pizzaer" der trækker ét klip pr. besøg. Du kan også tilføje perioderestriktioner, så voucheren kun er gyldig på bestemte dage eller i et givent tidsrum.
Udbydere og tredjeparts integrationer
FlexyBox understøtter automatisk validering og indløsning af vouchers fra en række tredjeparts gavekortplatforme. Det betyder, at kasser kan validere voucherkoden direkte mod udbyderens system i realtid — uden manuel opslag.
Udbyder | Bemærkning |
FlexyBox (native) | Koder administreres direkte i FlexyBox via voucherkodegrupper |
SmartBox | Online validering mod SmartBox' system |
MoreBox / Den Bedste Gave | Integration opsættes under Systemindstillinger > Integrationer > Morebox. Se Morebox og Den Bedste Gave |
DealDK | Online validering — koden identificeres via Deal ID og variant ID |
Sweetdeal | Online validering mod Sweetdeal |
Kontakt FlexyBox support på [email protected] for at aktivere en tredjeparts integration.
Sådan opsætter du vouchers
Vouchers opsættes i to trin: først opretter du vouchertypen (skabelonen), og derefter knytter du den til en salgsvare, så systemet kan printe voucherkoden, når varen sælges. Se den fulde vejledning i Sådan opretter du en voucher.
Gå til
Opsætning > FlexyBox Administration > Kassesystem > Gavebeviser / Vouchersog tryk Opret ny.Angiv navn og beskrivelse til personalet (beskrivelsen ses ikke af kunden).
Vælg om voucheren er engangs- eller flergangsbrug, og tilføj eventuelt perioderestriktioner.
Vælg viderefaktureringsmetode: automatisk (FlexyBox fakturerer udbyderen) eller manuel / håndtér selv (bruges, når du selv sælger voucheren).
Angiv hvilken vare der skal bruges ved indløsning, og opsæt validering (voucherkodeformat og evt. online udbyder).
Vælg om voucheren er en Alm. voucher (begrænset til specifikke varer) eller Værdikupon (frit beløb).
Tryk Færdig. Voucheren er nu oprettet.
Ønsker du at sælge voucheren selv i kassen, skal du oprette en salgsvare og aktivere Gavebeviser på varen — systemet printer automatisk voucherkoden på bonnen ved salg. Se Sådan sælger du en voucher i kassen.
Vil du indlæse et batch af voucherkoder fra en ekstern udbyder, bruges Indlæs gavebeviser-funktionen. Se Hvordan indlæser jeg voucher koder / gavebeviser?
Sådan indløser du en voucher i kassen
Indløsning sker direkte fra kassen. Kassemedarbejderen vælger den pågældende vouchertype, indtaster eller scanner koden, og systemet validerer — enten lokalt eller mod udbyderens system online. Voucheren trækker herefter den tilknyttede vare eller det aftalte beløb fra kundens regning.
Voucherkoder kan have tre formater: kun cifre, tekstkode eller EAN-13 stregkode. Stregkoder kan scannes direkte. Tekstkoder og cifre indtastes manuelt.
Hvis en vouchers gyldighedsperiode er udløbet, kræver indløsning en langsikkerhedskode (manager-kode). Se Hvordan aktiverer jeg voucher efter gyldighedsperiode er udløbet?
Administration af voucherkoder
Under Administrer Voucher koder (tilgås fra Gavebeviser / Vouchers-oversigten) kan du se og redigere de importerede kodegrupper. For hver kodegruppe kan du omdøbe gruppen, knytte den til vouchers og tilføje nye koder. Se Hvordan administrerer jeg voucher koder?
En voucherkode har følgende livscyklus i systemet: udstedt (SaleDate sat) → indløst (UsedAt sat, UsedDepartment registreret) eller returneret. Koder der endnu ikke er indløst fremgår af den aktive kodegruppe.
Fejlfinding og support
De hyppigste årsager til at en voucher ikke kan indløses:
Koden er allerede brugt — UsedAt er sat, og koden er markeret som indløst. Vis kunden kvitteringen fra det tidligere besøg.
Gyldighedsperioden er udløbet — voucheren er udløbet. En manager kan overstyre med langsikkerhedskode, eller du kan opsætte alternativ brug på vouchertypen.
Koden matcher ikke nogen voucher — koden er ikke importeret eller knyttet til den korrekte kodegruppe. Kontrollér under Administrer Voucher koder.
Online validering fejler — ved integrationer som SmartBox eller MoreBox kan udbyderens API være utilgængeligt. Prøv igen, eller kontakt udbyderen.
Vouchertypen er begrænset til denne afdeling eller periode — kontrollér perioderestriktioner og afdelings-opsætning under Gavebeviser / Vouchers.
Kan du ikke løse problemet fra ovenstående punkter, er du velkommen til at kontakte FlexyBox support på [email protected]. Oplys voucherkoden, vouchertypen og en beskrivelse af fejlen, så hjælper vi dig hurtigt videre.