Hvis du driver en kæde, vil det være relevante at holde styr på, hvilke afdelinger der skylder hvilke afdelinger penge.
For at aktivere funktionen skal der udfyldes det ønskede kontonummer i bogføringsopsætningen.
Så snart funktionen er aktiv, vil disse transaktioner automatisk komme med i alle kommafiler, og der skal derfor ikke ændres nogle procedurer.
Du aktiverer mellemregning mellem afdelinger ift. kæde bogføring ved at følge disse trin:
Trin 1:
Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grund opsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.
Trin 2:
Tryk på pil ned ved Kassesystem (nr. 1).
Tryk på Bogføring (nr. 2).
Her kan du tilføje Afdelings mellemregningskonto (nr. 3 og 4).
Tryk på OK for at gemme ændringen.
Mellemregning mellem afdelinger kan opstå af mange årsager. Det kan eksempelvis være disse fire scenarier:
En kunde, der er tilknyttet Afdeling A, foretager et køb på konto i Afdeling B.
En kunde, der skylder Afdeling A penge, besøger Afdeling B og betaler deres gæld.
En kunde, der er tilknyttet Afdeling A, tilmelder sig til et hold i Afdeling B, men møder ikke op. Afdeling B pålægger kunden et manglende fremmøde gebyr, som opkræves af Afdeling A.
En kunde med en skyldig saldo bliver flyttet fra Afdeling A til Afdeling B.
Info: FlexyBox systemet håndtere alle disse situationer automatisk.
Systemet håndterer dette ved at bogføre eventuelle mellemværende på en konto i hvert regnskab.
Eksempel:
"En kunde, der er tilknyttet Afdeling A, foretager et køb på konto i Afdeling B."
Kunden køber for 100 kroner "Mad" d. 01-01-2020 i Afdeling BAfdeling B01-01-2020 Mad -100.00 01-01-2020 Mellemregning 100.00Afdeling A01-01-2020 Debitor samlekonto 100.00 01-01-2020 Mellemregning -100.00
Løbende afregning / afstemning
Dette muliggør nem afstemning og betaling mellem afdelinger, da systemet sørger for, at mellemregningerne imellem alle afdelinger altid summeres til 0 kr.
I nedenstående eksempel vil afdeling 2 og afdeling 3 overføre samlet 1.750 kr. til hovedkontoret, hvorefter der kan overføres 1.000 kr. til Afdeling 1 og 750 kr. til Afdeling 4.
FlexyBox anbefaler, at dette gøres periodisk - eksempelvis hvert halve eller hele år.
Kæde bogføring - Mellemregning dagligbrug
FlexyBox kan håndtere mellemregninger imellem afdelinger for dig. I dagligdagen betyder dette, at en række transaktioner, der foretages i systemet, kan resultere i mellemregninger.
Her er en beskrivelse af en række scenarier, og hvordan de håndteres:
Skift af afdeling på John af Kolding til Svendborg.
Mellemregning: Johns saldo bliver flyttet fra Kolding til Svendborg.
Kontosalg foretaget i Kolding til kunden John, som er tilknyttet Svendborg
Mellemregning: Svendborg skylder penge til Kolding for salget.
John tilmelder sig et hold i Kolding, men han vælger at blive væk. Kolding pålægger ham et manglende fremmøde gebyr.
Mellemregning: Svendborg skylder penge til Kolding for fremmødegebyret.
Den afdeling, som alle manuelle transaktioner vil ende på, er den afdeling, der er valgt i højre hjørne af systemet. Hvis ingen afdeling er valgt, vil systemet ved kundetransaktioner benytte kundens afdeling.
FlexyBox anbefaler, at du altid vælger afdeling manuelt for at være tydelig i, hvor transaktionen skal bogføres.
Ved manuelle transaktioner forstås følgende:
Salg i kassen.
Manuelt salg via opkrævninger på kundens konto.
Manuelle indbetalinger på kundens konto (kontant / bank / dankort m.m.).
Krediteringer på kundens konto.
Automatisk transaktioner udført, så systemet vil blive håndteret som følgende:
PBS og Online betalinger vil blive pålagt afdelingen, der modtager pengene.
Holdbøder vil blive bogført til afdelingen, der afholder holdet.
SMS-gebyrer vil blive bogført til afdelingen, der afsender SMS'en.
Oprettelse af medlemskaber vil blive bogført til afdelingen, der ejer kunden.