Introduktion til dokument skabeloner
Dokument skabeloner er det centrale sted i FlexyBox, hvor du styrer layout og indhold af alle de dokumenter og beskeder, systemet kan sende. Det gælder kvitteringer, fakturaer, rykkere, kontrakter, gavekort, dagsrapporter, bonner og de e-mails, SMS'er og push-beskeder, der følger med. Systemet har over 100 indbyggede dokumenttyper, hvor hver type svarer til en bestemt forretningshændelse – fx en bekræftelse, en faktura, en rykker eller en dagsrapport.
Området findes under:
Navigation: Opsætning → FlexyBox Administration → Grundopsætning → Dokument skabeloner
Hvem bruger området
Administratorer opsætter standardskabeloner, afsenderadresser, logoer og deler skabeloner på tværs af kæden eller mellem afdelinger.
Receptionister og kontorpersonale tilpasser tekst i mails og SMS'er, retter emnelinjer og vedhæfter filer til den enkelte kommunikation.
Kunder og medlemmer modtager slutresultatet: den færdige mail, SMS, PDF eller push-besked med de rigtige data flettet ind.
Sammenhæng med andre FlexyBox-moduler
Dokument skabeloner er ikke et lukket område – de leverer det synlige indhold, som andre moduler udløser:
Triggersystemet afgør, hvornår en skabelon sendes (fx en velkomstmail ved ny kontrakt eller en SMS med streaming-link). Skabelonen skal være oprettet i Dokument skabeloner, før den kan vælges i en trigger.
Kontrakter (medlemskaber) kan have en fast oprettelses-skabelon, der bruges, når kunden oprettes.
Bookingregler peger på en bekræftelses-skabelon, der sendes til gæsten.
Betaling indsættes i skabeloner som betalingslinks, så kunden kan betale eller tilmelde en betalingsaftale direkte fra en mail eller SMS.
Rapporter og perioderapporter (fx dagsrapport og holdrapport) hentes og redigeres som dokument skabeloner.
Hvorfor er dokument skabeloner relevant?
Dokument skabeloner findes, så et center kan standardisere al udgående kommunikation og alle dokumenter ét sted i stedet for at skrive dem manuelt fra gang til gang. Når skabelonen er sat rigtigt op, sender systemet automatisk den rette besked med de rette data flettet ind – hver gang en forretningshændelse indtræffer.
Konkret løser dokument skabeloner disse forretningsproblemer:
Ensartet branding: logo, afsenderadresse, emnelinje og layout kan sættes én gang og genbruges, så al kommunikation ser professionel og genkendelig ud.
Automatisering af kommunikation: sammen med triggersystemet udsendes velkomstmails, bekræftelser, rykkere og streaming-links uden manuelt arbejde.
Færre fejl og hurtigere betaling: flettefelter indsætter korrekte navne, beløb og datoer automatisk, og betalingslinks lader kunden betale eller tilmelde en betalingsaftale med det samme.
GDPR-sikker kortoprettelse: links til betalingskort i SMS lader kunden selv indtaste kortoplysninger på sin egen telefon, i stedet for at personalet håndterer kortdata.
Drift på tværs af afdelinger: hver afdeling kan have sin egen afsender og sit eget logo på de samme skabeloner.
Konsekvenser af opsætningsvalg – værd at forstå først
Dokument-fanen og Email/SMS-fanerne deler intet indhold. De er separate designs. Skal både en PDF og en mail ændres, skal begge faner redigeres hver for sig – forskellig tekst i de to faner er helt normalt.
Betingede sektioner fjernes helt, hvis betingelsen er tom eller falsk. Der er ingen "vis alternativ"-mekanisme, så en forkert betingelse kan få indhold til at forsvinde uden fejlbesked.
Cloud-synkroniserede skabeloner administreres centralt og kan ikke redigeres lokalt. Her skal du kontakte FlexyBox support.
Rykkere vedhæfter som udgangspunkt dokumentfilen (PDF/CSV). Tjek altid indstillingen "Vedhæft automatisk dokument ved e-mail" og filformatet på den konkrete rykker-skabelon.
FlexyBox best practice: test altid en skabelon i "Eksempel"-visningen med realistiske data, og tjek alle relevante kanaler (Dokument, Email, SMS), før ændringen frigives til kunderne.
Sådan er dokument skabeloner bygget op og redigeres
Denne sektion forklarer, hvordan editoren er struktureret, og hvordan du redigerer indhold korrekt – uafhængigt af hvilken konkret opgave du løser.
Grundstruktur: dokumenttype, skabelon og kanal-fane
Navigation: Opsætning → FlexyBox Administration → Grundopsætning → Dokument skabeloner
Vinduet er bygget op i tre lag, og rækkefølgen er vigtig:
Venstre liste = dokumenttyper. De faste, systemdefinerede typer (fx "Kunde besked", "Kvittering", "Rykker").
Topribbon = skabeloner. De navngivne varianter under den valgte dokumenttype.
Faner = kanaler. Dokument (PDF), Email (HTML), SMS, Bon osv.
Vigtig arbejdsgang: Klik først på dokumenttypen i venstre liste, vælg derefter den rigtige skabelon i topribbon – ellers redigerer du den forkerte skabelon.
Sådan når du editoren
Step 1: Vælg dokumenttypen i venstre liste.
Step 2: Vælg den rigtige skabelon i topribbon.
Step 3: Vælg den kanal-fane, du vil redigere (fx Dokument, Email (HTML) eller SMS). Step 4: Rediger indholdet, og tryk Gem (eller Gem online, hvis skabelonen skal deles).
Redigering pr. kanal
Email, SMS, Intern besked, Push: rediger direkte i tekstfeltet med værktøjer til skrifttype, skriftstørrelse, farver, lister, tabeller, billeder og links.
Dokument (PDF/A4): tryk Rediger skabelon for at åbne rapport-editoren, hvor du kan flytte felter, tilføje bokse og billeder og ændre layout.
Bon: redigeres via "Rediger bon".
Vigtigt om PDF-editoren: FlexyBook bruger XtraReport til dokument-/rapportskabeloner. Det er et eksternt program, som Flexybox ikke supporterer. Kræver en skabelon avanceret tilpasning, tilbyder Flexybox at udvikle den mod betaling
Online skabeloner, standardskabeloner og delte skabeloner
FlexyBox skelner mellem dine egne lokale skabeloner og et delt online bibliotek. At forstå forskellen gør det nemt at hente nye skabeloner og dele dine egne.
Lokale skabeloner vs. online skabeloner
Skabeloner (lokal fane): dine egne arbejdskopier, som du redigerer direkte og sender fra.
Online Skabeloner (fane): det delte/fælles bibliotek. Herfra kan du downloade færdige standardskabeloner til lokal brug, og du kan dele dine egne skabeloner via "Gem online".
Dine tre muligheder, når en standardrapport ikke passer
Systemet har som udgangspunkt kun én standardskabelon pr. type, så udvalget holdes overskueligt. Hvis den ikke lever op til dine ønsker, har du tre veje:
Download en af de standardrapporter, FlexyBox har lagt tilgængelige online, og se, om den passer.
Byg selv den rapport, du ønsker. Det er en avanceret funktion, der kræver store pc-kundskaber.
Få den udviklet af FlexyBox' udviklere mod betaling (normalt 1.200-2.500 kr. pr. rapport).
Cloud-synkroniserede skabeloner
Skabeloner markeret "Cloud synkroniseret – kan ikke afmeldes" administreres centralt og kan ikke redigeres lokalt. Har du brug for at ændre en sådan skabelon, skal du kontakte FlexyBox support.
Beskrivelse og forhåndsvisningsbilleder på skabeloner
Beskrivelse på en dokument skabelon
En dokument skabelon kan tildeles en fritekstbeskrivelse. Denne beskrivelse er lokalt og kan redigeres af medarbejdere med adgang til dokumentskabeloner
Flexybox har givet online standardskabeloner en generel beskrivelse af skabelonen. Beskrivelsen vises i Online Skabeloner-panelet, når en bruger gennemser skabelonen, og giver et hurtigt overblik over skabelonens formål uden at downloade den.
Forhåndsvisningsbilleder på Online Skabeloner
FlexyBox kan publicere forhåndsvisningsbilleder til officielle Online Skabeloner. Billederne vises i panelet til højre, når du vælger en skabelon under fanen Online Skabeloner.
Sådan henter du en ny dokumentskabelon
Spørgsmål denne use case besvarer: Hvordan henter jeg den nyeste dagsrapport? Hvorfor er min dagsrapport ikke opdateret?
Problem: Du vil sikre dig, at du bruger den seneste version af dagsrapporten.
Typisk scenarie: Dagsrapporten er blevet opdateret online, og du skal have den nyeste udgave ned i systemet.
Løsning:
Step 1: Vælg fanen Online Skabeloner, vælg Dagsrapport, og vælg Standard dagsrapport.
Step 2: Tryk Download.
Step 3: Gå til fanen Skabeloner, vælg Dagsrapport i venstre kolonne, og vælg den downloadede skabelon i feltet foroven.
Step 4: Sæt flueben ved skabelonen, så den er valgt.
Resultat: Den nye dagsrapport ligger nu lokalt og er valgt.
Bemærkninger: For at aktivere den nye dagsrapport skal du følge den separate vejledning om aktivering af dagsrapporten.