Introduktion til faktureringssystemet
Faktureringssystemet i FlexyBox er det centrale sted, hvor du håndterer alle fakturaer til dine kunder. Du kan oprette, sende, justere og følge op på fakturaer — og få et samlet overblik over, hvad der er betalt, hvad der venter, og hvad der skal rykkes for. Systemet bruges af centre, fitnessklubber og andre Flexybox-installationer, der sælger på kredit eller arbejder med faste kunder og virksomheder.
Faktureringssystemet åbnes via Vis > Faktureringssystem.
Relation til andre FlexyBox-moduler
Faktureringssystemet er tæt forbundet med kassesystemet og kundekartoteket. Fakturaer oprettes automatisk, når du debiterer en kunde i kassen — afhængigt af kundens faktureringstype. Kundens faktureringstype sættes i Vis > Kunde- og personalekartotek på den enkelte kunde under fanen Betaling.
EAN-fakturering til kommuner og virksomheder kræver en separat licens og knyttes ligeledes til kundens profil i kundekartoteket. Rykkergebyrer oprettes som varer i varekartotek og tilknyttes via Avanceret opsætning.
Bogføring sker i sammenhæng med dagsrapporten: fakturaen fremgår den dag, den debiteres, og igen den dag, den udlignes som betalt.
Hvorfor bruges faktureringssystemet
Faktureringssystemet løser behovet for at sælge på kredit — dvs. at kunden køber noget i dag, men betaler via en faktura efterfølgende. Det er særligt relevant for virksomhedskunder, foreninger og faste kunder, der besøger centeret regelmæssigt.
Systemet giver dig mulighed for at:
Sende fakturaer til kunder enten pr. køb eller samlet én gang om måneden
Følge op på ubetalte fakturaer med op til tre rykkerniveauer
Sende fakturaer elektronisk via EAN til kommuner og virksomheder
Sende mange fakturaer på én gang via multifakturering
Holde styr på, hvad der er faktureret, hvad der er betalt, og hvad der udestår
Valget af faktureringstype på den enkelte kunde afgør, hvordan systemet håndterer fakturaudstedelsen automatisk.
Faktureringstyper
Der er tre faktureringstyper, du kan vælge for en kunde:
Faktureringstype | Hvornår bruges den? |
Standard fakturering | Én faktura pr. køb. Sendes efterfølgende via faktureringssystemet. Den mest almindelige type. |
Måneds fakturering | Alle køb i en måned samles i én faktura. Bruges til kunder, der besøger centeret jævnligt. |
Ingen fakturering | Der oprettes ingen faktura. Beløbet debiteres fra kundens interne konto. |
Fakturastatus
I faktureringssystemet vises fakturaer i tre statusser under fanerne Fakturering og Måneds Fakt.:
Ikke fakturerede — fakturaer, der er oprettet men endnu ikke sendt til kunden.
Fakturerede — fakturaer, der er afsendt til kunden, men endnu ikke betalt. Det er her, du kan pålægge rykkere.
Betalte — fakturaer, der er afsendt og udlignet som betalt.
Under Konto Oversigter ser du alle kunder med en saldo, der ikke er 0,00 kr. Herfra kan du lave indbetalinger, udbetalinger og ændre kundetilknytning.
Sådan hænger fakturering og bogføring sammen
Det er vigtigt at forstå fakturaens bogføringsflow, fordi det afgør, hvornår omsætningen vises i dagsrapporten:
Når en faktura debiteres, registreres salget og et skyldigt beløb oprettes. Fakturaen fremgår af dagsrapporten denne dag.
Når fakturaen udfaktureres (sendes til kunden), sker der ingen ny bogføring — salget er allerede registreret.
Når fakturaen udlignes som betalt, nedskrives det skyldige beløb, og fakturaen fremgår igen af dagsrapporten.
Eksempel: Den 30. oktober køber SAS 4 x buffet og fakturaen debiteres — omsætning registreres. Den 31. oktober sendes fakturaen; ingen ny bogføring. Den 15. november betaler SAS og fakturaen udlignes — saldo nedskrives og fremgår af dagsrapporten.
Sådan sætter du faktureringssystemet op
Inden du begynder at sende fakturaer, skal du have sat systemet op korrekt. Her er det overordnede opsætningsflow:
Step 1: Sæt faktureringstype op på den enkelte kunde via Vis > Kunde- og personalekartotek — åbn kunden, gå til fanen Betaling og vælg faktureringstype.
Step 2: Konfigurér betalingsbetingelser og rykkerindstillinger via Opsætning > FlexyBox Administration > Grundopsætning > Avanceret opsætning > Regning/Nota > Fakturering. Her angiver du auto-forfaldsdage og rykkerinterval.
Step 3: Aktivér det nye dokumentskabelonsystem, hvis du ønsker at tilpasse fakturaskabelonen. Det gøres via Opsætning > FlexyBox Administration > Grundopsætning > Systemindstillinger > Kassesystem > Fakturering — sæt flueben ved Benyt nyt system til at danne fakturaer.
Step 4: Tilføj eventuelt et faktureringsgebyr ved at oprette en vare i varekartoteket og tilknytte den via Avanceret opsætning > Regning/Nota.
Step 5: Opsæt EAN-fakturering på virksomhedskunder, hvis relevant. Kræver licens — kontakt [email protected]. EAN-nummeret registreres på virksomheden i kundekartoteket under fanen Betaling.
Avancerede funktioner
Multifakturering (tilgængelig fra version 24.1) giver dig mulighed for at sende alle udestående fakturaer i én enkelt arbejdsgang. Alle fakturaer vil have samme fakturadato. Det kræver, at alle kundeprofiler har en e-mailadresse eller et EAN-nummer, og at der bruges standard fakturaskabelonen. Du finder funktionen under Vis > Faktureringssystem > Fakturering eller Månedsfakturering > Multifakturering.
Automatisk udligning holder en kundes konto permanent på 0 kr. ved automatisk at registrere en indbetaling ved debitering. Bruges typisk til udgiftskontoer som personaleforbrug. Aktiveres på den enkelte kunde under Betaling > Udlign automatisk fakturaer.
Rykkerstyring giver dig mulighed for at sende op til tre rykkere til kunder med ubetalte fakturaer. Hver rykker kan have sit eget gebyr, interval og skabelon. Du finder rykkerne under fanen Fakturerede i faktureringssystemet. Se den detaljerede vejledning i Sådan opsætter og behandler du rykker i fakturasystemet.
Fejlsøgning
Hvis fakturaer ikke vises i det rigtige afsnit, eller en kunde ikke dukker op i faktureringssystemet, skal du kontrollere, at kundens faktureringstype er sat korrekt i kundekartoteket. Mangler en faktura i konto-oversigten, kan det skyldes, at saldoen er 0 — brug filteret Vis konto med saldo 0 for at finde disse.
Kontakt [email protected], hvis du oplever problemer med EAN-afsendelse, fakturaskabeloner eller licenskrav.