Automatisk tilmelding til alle hold i et kursusforløb
Vejledningen forklarer, hvordan du opsætter automatisk tilmelding til alle hold i et kursusforløb, når en deltager køber en kontrakt eller et medlemskab. Vejledningen er relevant, hvis du tilbyder kurser, forløb eller træningsprogrammer, der strækker sig over flere hold eller datoer, og du ønsker, at deltagerne automatisk bliver booket på alle hold i forløbet.
Tryk på Opsætning, og tryk på Flexybox Administration.
Tryk på Aktiviteter, og tryk på Kontrakter.
Introduktion
Når du opretter et kursusforløb (også kaldet kontrakt, medlemskab eller abonnement) i Flexybox, kan du tilknytte hold, så deltagere automatisk tilmeldes, når de køber forløbet. Mange oplever dog, at deltagere kun tilmeldes det første hold, selvom der er oprettet flere hold under samme aktivitet eller kursus.
Løsningen ligger i, hvordan du bruger kontraktens periode og sæsonhold til at styre automatisk tilmelding til alle hold i forløbet.
Værdien for dig og dine deltagere
Når du opsætter automatisk tilmelding korrekt, sparer du tid på manuel administration, og dine deltagere får en bedre oplevelse, fordi de automatisk får adgang til alle hold i det kursusforløb, de har købt. Det gælder f.eks.:
Kursusforløb med flere undervisningsgange
Træningsprogrammer med faste hold over flere uger
Dansehold, fodboldhold eller andre aktiviteter med flere perioder
Reformer-træning, pilates, yoga eller andre forløb med fast struktur
Sådan opsætter du automatisk tilmelding til alle hold
Forudsætninger
For at automatisk tilmelding fungerer, skal følgende være på plads:
Du har oprettet en kontrakt (medlemskab) i Flexybox
Du har oprettet et sæsonhold, som er tilknyttet kontrakten
Du har oprettet flere hold under samme aktivitet
1. Opret sæsonhold med perioder
Step 1:
Tryk på Opsætning, og tryk på Flexybox Administration
Tryk på Aktiviteter og opret eller rediger dit sæsonhold.
Et sæsonhold kan indeholde flere perioder, f.eks.:
Mandage kl. 10:00 fra 1. oktober til 31. oktober
Onsdage kl. 17:00 fra 10. oktober til 31. oktober
Hver periode repræsenterer et fast tidspunkt, hvor holdet afvikles. Deltagere vil automatisk blive booket på alle hold inden for kontraktens løbetid.
2. Tilknyt sæsonholdet til kontrakten
Step 1:
Tryk på Opsætning, og tryk på Flexybox Administration
Tryk på Aktiviteter og tryk på Kontrakter
Åbn den kontrakt, du vil opsætte.
Under fanen; Oprettelsesregler tilføjer du sæsonholdet.
Bemærk: Det er ikke nok, at holdene er oprettet under samme aktivitet. De skal være tilføjet direkte til kontrakten via Oprettelsesregler, eller de skal være en del af sæsonholdets perioder.
3. Brug kontraktens periode til automatisk booking
Når du bruger kontraktens periode, bliver deltagere automatisk tilmeldt alle hold, der ligger inden for kontraktens løbetid. Dette er især nyttigt, når du har hold, der køres flere dage i forskellige perioder, f.eks. dans, fodbold, reformer-træning eller lignende.
Hvis kontrakten har en automatisk slutdato efter f.eks. 40 dage, og perioden på holdet strækker sig 50 dage fra medlemmet starter, får medlemmet kun adgang i de 40 dage, der er angivet på kontrakten, og bliver kun booket på de hold, der ligger inden for de 40 dage.
Eksempel:
Et hold indeholder 2 perioder:
Mandage kl. 10:00 fra 1. oktober til 31. oktober = 31 dage / 4 mandagshold
Onsdage kl. 17:00 fra 10. oktober til 31. oktober = 31 dage / 5 onsdagshold
Kontrakten har en slutdato efter 20 dage og starter 1. oktober. Medlemmet bliver derfor booket på:
2 mandagshold (der er kun 2 mandage fra 1. oktober til 20. oktober)
3 onsdagshold (der er kun 3 onsdage fra 1. oktober til 20. oktober)
Sørg derfor altid for, at kontraktens løbetid stemmer overens med det antal hold, medlemmet skal bookes på.
4. Gem og test opsætningen
Når du har tilføjet sæsonholdet og indstillet kontraktens periode, skal du trykke på Gem.
Test herefter opsætningen ved at oprette en testkunde, der køber kontrakten, og kontroller, at kunden automatisk tilmeldes alle hold i forløbet.
Almindelige fejl og løsninger
Hvis deltagere kun tilmeldes det første hold, kan det skyldes:
Kun ét hold er tilføjet i Oprettelsesregler: Tjek, at alle hold er tilføjet til kontrakten via Oprettelsesregler, eller at de er en del af sæsonholdets perioder.
Kontraktens løbetid er for kort: Hvis kontrakten udløber, før alle hold er afviklet, bliver deltageren ikke booket på de resterende hold.
Hold er oprettet som enkeltstående hold: Enkeltstående hold tilmeldes ikke automatisk, medmindre de er tilføjet direkte i Oprettelsesregler.