Introduktion til kunde- og personalekonto
Kunde- og personalekartoteket er det centrale sted i FlexyBox, hvor du opretter og administrerer profiler for dine kunder (medlemmer) og medarbejdere. Her samler du alle deres kontaktoplysninger, betalingsoplysninger, medlemskaber, grupper, tags og kontohistorik på ét sted — og kan dermed få fuld overblik over, hvem de er og hvad de køber hos dig.
Du åbner kunde- og personalekartoteket via Vis > Kunde- og personalekartotek.
Relation til andre FlexyBox-moduler
Kunde- og personalekartoteket er kernen i FlexyBox og forbinder sig til næsten alle andre moduler:
Kassesystemet: Når en kunde debiteres i kassen, bliver deres profil udledt fra kundekartoteket. Tilbagevendende betalinger som PBS sættes op på kundens Betaling-fane.
Booking- og medlemssystemet: Medlemskaber tildeles til kunder på Medlemskaber-fanen. Medlemsgrupper bruges til at gruppere medlemmer og aktivere online tilmelding via booking-sider.
Faktureringssystemet: Faktureringstypen på hver kunde bestemmer om der oprettes én faktura per køb eller samlet én gang månedligt.
Personalesystemet: Medarbejdere får rettighedsgrupper, som styrer hvad de må gøre i systemet. Personalegrupper bruges til at organisere medarbej dere efter deres roller eller afdelinger.
Hvorfor bruges kunde- og personalekarto teket
Kunde- og personalekartoteket løser behovet for at have en central, organiseret database over alle personer der interagerer med dit center. I stedet for at spreded kundeoplysninger rundt omkring i systemet, finder du alt ét sted.
Systemet giver dig mulighed for at:
Oprette kundeprofiler med foto, navn, kontaktoplysninger og brugerdefinerede felter som du selv definerer
Administrere betalinger — sætte PBS op, registrere indbetalinger/udbetalinger, og se kundes kontobalance
Tildele medlemskaber til kunder, sætte dem i bero, eller holde styr på deres slutdato
Sortere kunder ved hjælp af tags, så du nemt kan segmentere for marketing eller kommunikation
Opsætte medarbej dere med specifikke rettighedsgrupper, så hver medarbej der kun ser hvad de må se
Følge hele historikken over hvad hver kunde har købt og betalt på deres Konto-fane
Kunders og medarbejderes struktur
Kunder (Medlemmer) og Personale (Medarbejdere) er to separate kategorier i kartoteket:
Kunder: Dine betalende gæster eller medlemmer. De har oplysninger, medlemskaber, betalingsoplysninger, tags og en kontohistorik. Hver kunde tildeles automatisk et kundekort (RFID-kort eller lignende) som skal registreres når de oprettes.
Personale: Dine medarbej dere. De har navn, kort kode (bruger-ID), rettighedsgruppe (som bestemmer hvad de må gøre), og kan tildeles til personalegrupper. Medarbej dere log ges ind med deres kort kode.
Vigtige faner på en kundeprofil
Når du dobbeltklikker på en kunde i kundekartoteket, åbnes deres profil. Der er flere faner:
Oplysninger: Navn, telefon, email, adresse og alle brugerdefinerede felter du har oprettet (fx fødselsdag, virksomhed, kundetype osv.)
Betaling: PBS-opsætning, betalingsform, kundens tilbagevendende betalingsaftale. Her sættes også faktureringstype op (Standard, Måneds, eller Ingen fakturering).
Medlemskaber: Alle medlemskaber kunden ejer, deres startdato, slutdato, og mulighed for at sætte medlemskab i bero.
Konto: Kundens fulde kontohistorik — alle køb, betalinger, refunder og saldo. Her kan du også lande indbetalinger og udbetalinger direkte.
Beskeder: Alle emails, SMS og notifikationer sendt til kunden, praktisk hvis du skal gensende velkomtmail eller loginoplysninger.
Notat og billede: Kundes foto taget med webkamera, og fritekst-noter om kunden.
Sådan sætter du kunde- og personalekonto op
Grundopsætningen af kunde- og personalekartoteket er enkel:
Step 1: Opret dine brugerdefinerede felter
Gå til Opsætning > FlexyBox Administration > Grundopsætning > Generelle indstillinger > Kunde data felter og opret eventuelle felter du gerne vil have ud over navn, telefon, email osv. (fx kundegruppe, fødselsdag, faggruppe osv.)
Step 2: Opret dine medlemsgrupper
Gå til Opsætning > FlexyBox Administration > Booking opsætning > Medlemsgrupper og opret medlemsgrupper som f.eks. "Nyhedsgruppe", "VIP-medlemmer", osv. Her kan du også sætte flueben for at disse grupper vises ved online booking eller er forudfyldt.
Step 3: Opret dine personalegrupper
Gå til Opsætning > FlexyBox Administration > Personale > Funktioner og rettigheder og opsæt rettighedsgrupper (fx "Receptionist", "Manager", "Træner") som bestemmer hvad hver medarbej der må se og gøre i systemet.
Step 4: Start med at oprette kunder
Gå til Vis > Kunde- og personalekartotek, tryk Kunder og Ny. Udfyld navn og øvrige oplysninger, indlæs et kort på kortlæseren, sæt PBS-betaling op på Betaling-fanen, og tildel medlemskaber på Medlemskaber-fanen.
Step 5: Opret personale
Gå til Vis > Kunde- og personalekartotek, tryk Personale og Ny. Mindst skal du angive: Navn, Almindeligkode (kort kode for login), og Rettighedsgruppe.
Tags og sortering
Du kan oprette og tildele tags til kunder for at sortere og segmentere dem. Et tag bruges typisk til at markere kundegrupper — f.eks. "VIP", "Deaktiveret", "Skylder betaling", osv.
Tags åbnes ved at dobbeltklikke på en kunde, gå til Oplysninger, klikke pil ned ved Kunde tags, og tilføje ønskede tags. Tags kan bruges senere til at filtrere eller trække udtræk.
Sikkerhed og adgangskontrol
Du kan beskytte kundekartoteket ved at kræve en kort kode for at få adgang. Dette sikrer at kun medarbej dere kan se kundeoplysninger.
Gå til Opsætning > FlexyBox Administration > Personale > Funktioner og rettigheder > Kunder > Se kunde information og vælg "Kort kode". Fremover skal medarbej derne indtaste deres kort kode hver gang de vil ind i kartoteket.
Fejlsøgning
Hvis en kunde ikke dukker op i kartoteket, kontroller at deres profil er aktiveret (ikke skjult eller slettet). Hvis du skal få slettet/skjulte kunder vist igen, bruge filteren i kundekartoteket eller se vejledningen "Hvordan får jeg vist slettede / skjulte kunder".
Kontakt [email protected] hvis der er problemer med kortlæsningen, PBS-opsætning eller andre opsætningsspørgsmål.