Gebührenverwaltung
Wenn Sie ein Kartenterminal haben, das automatisch Gebühren auf Kundenkarten wie z.B. ausländische Mastercard oder ähnliche Karten berechnet, ist es wichtig, dies in Flexybox zu registrieren. So bleibt es weiterhin einfach, die Bank abzustimmen, und Kassendifferenzen werden vermieden.
Sie haben zwei Möglichkeiten zur Handhabung der Gebühr:
Empfohlen: Die Gebühr wird auf die Rechnung des Kunden gelegt, wenn diese abgerechnet wird.
Die Gebühr wird abends verrechnet, wenn das Terminal abgestimmt wird.
Achtung: Es ist wichtig, dass Sie nicht beide Optionen konfigurieren, da dies zu Kassendifferenzen führen wird.
Info: Automatische Gebühren funktionieren nur mit alten Verifone-Terminals (Yomani) und Nets-Terminals. Verifone’s Engage-Terminals (P400 und V400M) unterstützen keine automatischen Gebühren.
Damit eine Gebühr funktioniert, muss sie auf dem Terminal eingerichtet sein, was vom Terminalanbieter durchgeführt werden muss.
Die Gebühr wird auf die Rechnung des Kunden gelegt, wenn diese abgerechnet wird
Wenn dies eingerichtet ist, wird die Gebühr auf der Quittung des Kunden angezeigt und als Einnahme unter der festgelegten Artikelnummer erfasst.
Schritt 1:
Klicken Sie auf Einstellungen und dann auf Flexybox Administration.
Klicken Sie auf Grundeinstellungen und anschließend auf Systemkonfiguration.
Schritt 2:
Klicken Sie auf Zahlungskartenterminals (Nr. 1).
Geben Sie den Artikel für die Gebühren des Kartenterminals an (Nr. 2). Dieser Artikel wird verwendet, um Gebühren auf Kartenterminals zu erfassen.
Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.
Buchführung
Wir empfehlen, dass die Gebühr des Kartenterminals auf einem separaten Konto verbucht wird, das dann mit der Gebührenerklärung des Acquirers abgeglichen werden kann – z.B. „VISA/Mastercard Gebühr Abgleich“.
Alternativ kann ein gemeinsames Abrechnungskonto erstellt werden, auf dem ALLE Beträge des Acquirers abgeglichen werden, wenn dieser keine separate Rechnung für die Gebühren sendet – z.B. „VISA/Mastercard Abgleich“.
Die Gebühr wird abends verrechnet, wenn das Terminal abgestimmt wird
Im System können Sie Ihr integriertes Terminal so konfigurieren, dass es die Gebühren ausliest.
Um dies zu ermöglichen, müssen Sie zwei Anleitungen durchgehen:
Erstellen Sie einen Wert in der Kassenabrechnung, auf dem die Gebühr erfasst werden soll.
Erstellen Sie die Auslesung.
Wichtig: Sie müssen Ihren Flexybox-Client neu starten, nachdem Sie die Konfiguration gemäß dieser Anleitung vorgenommen haben.
So erstellen Sie einen Wert in der Kassenabrechnung, auf dem die Gebühr erfasst werden soll
Schritt 1:
Klicken Sie auf Einstellungen und dann auf FlexyBox Administration.
Klicken Sie auf Kassensystem und anschließend auf Kassenabrechnung.
Schritt 2: Es öffnet sich ein neues Fenster.
Klicken Sie auf Werte (Nr. 1).
Klicken Sie auf Neu erstellen (Nr. 2).
Schritt 3: Es öffnet sich ein neues Fenster.
Geben Sie den Namen des Werts ein (Nr. 3). Im Beispiel lautet er „Kartengebühr“.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü bei Werttyp (Nr. 4) und wählen Sie den Werttyp aus. Im Beispiel ist es „Gebühr“.
Weisen Sie dem Wert eine Kontonummer zu (Nr. 5). Dies erfolgt im Zusammenhang mit der Buchführung.
Klicken Sie dann auf Zahlung (Nr. 6).
Schritt 4:
Setzen Sie ein Häkchen bei „Negativ verbuchen“ (Nr. 7).
Klicken Sie auf „OK“, um den Wert zu erstellen (Nr. 8).
Sie haben nun den Wert erstellt und müssen anschließend die Abrechnung einrichten.
So richten Sie die Abrechnung ein
Schritt 1:
Klicken Sie auf „Einstellungen“ und dann auf „FlexyBox-Administration“.
Klicken Sie auf „Grundkonfiguration“ und anschließend auf „Systemeinstellungen“.
Schritt 2:
Ein neues Fenster öffnet sich.
Klicken Sie auf „Zahlungskartenterminals“ (Nr. 1).
Klicken Sie auf „Bearbeiten“ bei „Konfigurieren, welche Zahlungsarten bei der Abrechnung von der Terminal verwendet werden sollen“ (Nr. 2).
Schritt 3:
Ein neues Fenster öffnet sich.
Jetzt müssen Sie einen neuen Zahlungstyp für die Abrechnung einrichten.
Klicken Sie auf das grüne Plus, um eine neue Zahlungstyp-Konfiguration zu erstellen (Nr. 3).
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü bei „Zahlungstyp“ (Nr. 4) und wählen Sie den Wert aus, den Sie erstellt haben. Im Beispiel ist es „Kartengebühr“.
Geben Sie ein „G“ bei „ID aus der Abrechnungsbericht“ (Nr. 5) ein.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü bei „Welche Zahlungsart ist das“ (Nr. 6) und wählen Sie „Transaktionsgebühr“.
Klicken Sie auf „OK“, um die Zahlungstyp-Konfiguration zu erstellen.
Klicken Sie auf „OK“ im Einstellungsfenster, um die Änderungen zu speichern.
Hinweis: Sie müssen Ihren FlexyBox-Client neu starten, nachdem Sie die Konfiguration in dieser Anleitung abgeschlossen haben.
