Opsætning af klippekort

Gør privat - Tilmeld til hold flere gange

I systemet kan du gøre et klippekort privat.

Dette er relevant, hvis du ikke vil have, at klippekortet skal kunne bruges af flere personer. Det sørger samtidig automatisk for, at kunden ikke kan tilmelde sig til det samme hold flere gange.

Du gør klippekortet privat ved at følge disse trin:

Trin 1:

Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk efterfølgende på Kontrakter (medlemskaber).

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

Tryk på det pågældende klippekort (nr. 1).
Tryk på Rediger (nr. 2)

Du kan også oprette et nyt medlemskab ved at følge vejledningen: Sådan sætter du et medlemskab/kontrakt op

Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.

Tryk på Betaling og klip (nr. 3).
Sæt flueben ved Klippekortet er privat (nr. 4).
Tryk på Gem.

Sæt bøde på

Du sætter et klippekort op til at give klip i bøde, hvis kunden ikke fremmøder ved at følge disse trin:

Trin 1:

Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk efterfølgende på Kontrakter (medlemskaber).

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

Tryk på det pågældende klippekort (nr. 1).
Tryk på Rediger (nr. 2).

Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.

Tryk på Bøde (nr. 3).
Vælg bødegebyr på klippekortet ved Bødegebyr, og indtast antal klip ved Fratræk også (nr. 4).
Tryk på Gem.

Genopfyld

Du tilskriver klip til et allerede aktivt klippekort ved at følge disse trin:

Trin 1:

Tryk på Vis, og tryk derefter på Kunde- og personalekartotek.

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

Dobbeltklik på den pågældende kunde (nr. 1).

Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.

Tryk på Medlemskaber (nr. 2).
Tryk på Klippekortet (nr. 3).
Tryk på låse-ikonet (nr. 4).
Der åbnes et nyt vindue. Indtast ny klip saldo ved Ny saldo (nr. 5).
Tryk på ok for at gemme ændringen.

Opsæt minimumsdato / første salgsdato for oprettelse af klippekort / medlemskab

Du kan opsætte minimumsdato / første salgsdato for oprettelse af klippekort / medlemskab.

Funktionen gør, at du kan oprette klippekort eller medlemskab med det samme og sætte dem til salg online, men det sikrer samtidig, at disse først bliver synlige for kunder på en bestemt dato og tidspunkt.

Dette kan eksempelvis være relevant ift. kampagner eller tidsbegrænsede tilbud.

Husk: Reglen er synlig på online salg.

Du opsætter minimumsdato / første salgsdato for oprettelse af klippekort / medlemskab ved at følge disse trin:

Trin 1:

Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk efterfølgende på Kontrakter (medlemskaber).

Der åbnes et nyt vindue.

Tryk på Opret ny, og vælg enten Almindelig kontrakt eller Klippekort kontrakt.
Tryk på Fortsæt.

Trin 2:

Tryk på Oprettelsesregler (nr. 1).
Tryk på det grønne plus (nr. 2).

Der åbnes et nyt vindue.

Tryk på Minimumsdato for oprettelse (nr. 3), og tryk på Fortsæt.

Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.

Vælg dato og tidspunkt (nr. 4), og tryk på OK.

Trin 4:

Tryk på Gem i Ny kontrakt-vinduet for at gemme klippekortet eller medlemskabet.

Aktiver genopfyld klip via online fitness

I systemet er det muligt, at tillade medlemmer selv at genopfylde klip på deres eksisterende klippekort.

Det gør du ved at følge disse trin:

Trin 1:

Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

Tryk på pil ned med Medlemskaber (nr. 1).
Tryk på Online selvbetjening (nr. 2).
Rul ned indtil du kommer til Aktiver klippekorts opfyldning.
Sæt flueben ved Aktiver klippekorts opfyldning (nr. 3).
Tryk på OK for at gemme ændringen.

Medlemmer vil nu kunne tilkøbe klip til deres eksisterende klippekort via online fitness portalen.

Kvittering og aktivitetsliste ved opbrugt klippekort

Rediger

Denne vejledning forklarer, hvordan du redigerer i en kvittering og aktivitetsliste, der kan bruges, når et klippekort er opbrugt.

Info: Når et klippekort er opbrugt, kan du sætte systemet til automatisk at sende en kvittering og aktivitetsliste ud til kunderne. Det gør du ved at følge denne vejledning: Hvordan får jeg automatisk sendt en kvittering og aktivitetsliste til en kunde, når et klippekort er opbrugt?

Trin 1:

Tryk på Opsætning, og tryk på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk på Dokument skabeloner.

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

Rul ned indtil du kommer til Kvittering.

Tryk på Kvittering (nr. 1).
Vælg den rette skabelon (nr. 2). I eksemplet er det Oversigt over brugt klippekort + kvittering.
Tryk på Email (HTML) (nr. 3).
Du kan herinde ændre i den mail kunden får som kvittering (nr. 4).
Husk at gemme ændringer.

Trin 3:

Rul op og find Klippekort (periode).

Tryk på Klippekort (periode) (nr. 5).
Vælg den rette skabelon (nr. 6).
Tryk på Dokument (nr. 7).
Tryk på Redigér skabelon (nr. 8). Du kan herinde redigere i de informationer kunden får om deres aktivitet i forbindelse med brug af klippekortet.
Husk at gemme ændringer.

Automatisk udsendelse

I systemet kan du automatisk få sendt en kvittering og aktivitetsliste til en kunde, når deres klippekort er opbrugt.

Det kan være relevant, hvis du ønsker at gøre din kunde opmærksom på, at klippekortet er opbrugt og give dokumentation på, hvad klippekortet er brugt til.

Funktionen er tilgængelig fra 21.6

Info: Du kan rette i dokumentskabelonerne for kvittering og aktivitetsliste ved at følge denne vejledning: Sådan redigerer du i en kvittering og aktivitetsliste, der kan bruges, når et klippekort er opbrugt

Du sætter funktionen op ved at følge disse trin:

Trin 1:

Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Moduler, og tryk efterfølgende på Triggersystem.

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

Tryk på Medlemskaber (nr. 1)
Tryk på Ny trigger (nr. 2).

Trin 3: Der åbnes et nyt vindue.

Angiv navn for trigger (nr. 3). Det kan eksempelvis være Klippekort opbrugt.
Tryk på det grønne plus ved KUN HVIS følende er opfyldt (nr. 4).
Tryk på Hvis klippekortets antal klip er lig eller mindre end (nr. 5).
Tryk på Fortsæt (nr. 6).

Trin 4: Der åbnes et nyt vindue.

Angiv antal klip (nr. 7). I eksemplet er det 0 klip.
Tryk på Gem ændringer (nr. 8).

Trin 5: Du kommer nu tilbage til triggeren.

Tryk på det grønne plus ved HVAD skal der ske (nr. 9).
Tryk på Send besked med vedhæftninger (nr. 10).
Tryk på Fortsæt (nr. 11).

Trin 6: Der åbnes et nyt vindue.

Angiv hvordan beskeden skal sendes (nr. 12). I eksemplet er det Mail.
Der skal ikke angives nogle modtagere (nr. 13). Du skal blot se bort fra den besked der dukker op, når du vil gemme.
Angiv Dokumentskabelon (nr. 14). I eksemplet er det Oversigt over brugt klippekort + Kvittering.
Sæt flueben ved Send besked til inaktive kunder (nr. 15).
Vælg Transaktionel ved Rettet mod (nr. 16).
Tryk på det grønne plus ved Vedhæftninger (nr. 17).

Trin 7: Der åbnes et nyt vindue.

Angiv navn på vedhæftning (nr. 18). I eksemplet er det Klipppekorts forbrug.
Vælg dokumentskabelon (nr. 19). I eksemplet er det Klippekort Oktober 2021.
Vælg filformat (nr. 20). I eksemplet er det PDF fil.
Tryk på Gem.

Info: Hvis databasen har flere afdelinger, kan der være et felt med Afdeling. Vælger man ikke afdeling, så kan rapporten man vælger indeholde data fra flere afdelinger.

Trin 8: Du kommer nu tilbage til vinduet i trin 6.

Vedhæftningen er tilføjet (nr. 22).

Tryk på Gem (nr. 23).

Trin 9:

Du vil nu have en trigger, der ser ud som på nedenstående billede (nr. 24).

Triggeren vil gøre, at når et klippekort er opbrugt, så vil kunden modtage en mail med en kvittering og en aktivitetsliste over brug af klippekortet.

Tryk på OK (nr. 25).

Triggeren er nu oprettet.

Rækkefølge for brug af kontrakter / prioritering af fremmøde

Hvis en kunde har flere aktive kontrakter, som kan bruges til et fremmøde, eller at booke vil FlexyFitness automatisk vælge et medlemskab.

FlexyFitness benytter sig af et automatisk system til at beregne, hvilken kontrakt der skal benyttes.

Her er rækkefølgen systemet prioriterer fremmøde på medlemskaber:

Løbende kontrakter (PBS/online betaling)
1. Kontrakter der ikke vil resultere i en bøde, sorteret efter den med højeste booking begrænsning.
2. Kontrakter sorteret efter den billigste bøde, sorteret efter den med højeste booking begrænsning.
Kontant kontrakter
1. Kontrakter der ikke vil resultere i en bøde, sorteret efter den med højeste booking begrænsning.
2. Kontrakter sorteret efter den billigste bøde, sorteret efter den med højeste booking begrænsning.
Klippekorts kontrakter
1. Uden bøder - Billigste klip pris først, herefter sorteret efter slut dato, herefter mindste antal klip tilbage.
2. Billigste bøde - Billigste klip pris først, herefter sorteret efter slut dato, herefter mindste antal klip tilbage.

Husk! Du kan vælge at aktivere, at klippekorts kontrakter kun skal sorteres efter slut dato (benyt altså det klippekort der udløber først).

Dette kan du lave om, ved at sætte systemet op til først at benytte det nyeste klippekort, efter det nuværende (klippekorts)medlemskab er udløbet.

Sæt prioritering for klippekort op

Dette indstilles ved at gøre følgende:

Trin 1:

Tryk på Opsætning, og tryk derefter på FlexyBox Administration.
Tryk på Grundopsætning, og tryk efterfølgende på Systemindstillinger.

Trin 2: Der åbnes et nyt vindue.

Tryk på pil ned ved Medlemskaber (nr. 1).
Rul ned indtil du kommer til Klippekorts prioritering.
Tryk på pil ned ved Klippekorts prioritering, og vælg Efter kontrakt udløbsdato (nr. 2).
Tryk på OK for at gemme ændringen.