Im System können Sie Buchungsregeln erstellen, die es Ihnen ermöglichen, bestimmte Filter und bestimmte Aktionen für bestimmte Buchungen hinzufügen.
Die Funktion ermöglicht es, dass das System automatisch bestimmte Aktionen durchführt, wenn bestimmte Kriterien bei Reservierungen erfüllt sind.
Das rationalisiert die Arbeitsabläufe, da die Mitarbeiter nicht mehr manuell verschiedene Aktionen für bestimmte Buchungen eingeben müssen.
So erstellen Sie eine Buchungsregel
Schritt 1:
Drücken Sie auf Setup und dann auf Flexybox Administration.
Drücken Sie auf Booking setup und dann auf Booking rules.
Schritt 2: Es wird ein neues Fenster geöffnet.
Drücken Sie auf „Create new“ (Nr. 1).
Im folgenden Beispiel erstellen wir eine „Danke für Ihren Besuch“-Regel. Die Regel muss zwei Tage nach Ankunft der Gäste aktiviert werden. Zu diesem Zweck möchten wir eine E-Mail mit einem Standardfragebogen an den Gast senden.
Schritt 3: Es wird ein neues Fenster geöffnet.
Geben Sie den Namen der Buchungsregel ein (Nr. 2).
Drücken Sie auf das grüne Plus unter Filters (Nr. 3), um auszuwählen, welche Filter erfüllt sein müssen, damit die Regel in Kraft tritt.
Drücken Sie auf „Ist (nicht) eingetroffen“ (Nr. 4).
Drücken Sie „Fortsetzen“ (Nr. 5).
Schritt 4: Es wird ein neues Fenster geöffnet.
Hier müssen Sie auswählen, ob der Gast eingetroffen sein soll. In diesem Beispiel wählen wir, dass der Gast eingetroffen ist. Drücken Sie auf „The reservation must have arrived“ (Nr. 6).
Drücken Sie auf „Speichern“.
Schritt 5: Filter ist erstellt (Nr. 7).
Sie müssen nun eine Aktion auswählen. Drücken Sie das grüne Plus unter Action (Nr. 8).
Es wird ein neues Fenster geöffnet. Drücken Sie auf „Senden Sie eine E-Mail und/oder SMS“ (Nr. 9).
Drücken Sie „Fortsetzen“ (Nr. 10).
Schritt 6: Es wird ein neues Fenster geöffnet.
Tippen Sie auf das Feld Time in der linken oberen Ecke (Nr. 11) und wählen Sie Nach (Nr. 12).
Schritt 7: Die Optionen ändern sich jetzt.
Wählen Sie in den Feldern unter „Time“ 2 Tag Nach Erstellungszeitpunkt, um anzugeben, wann die Aktion durchgeführt werden soll (Nr. 13).
Drücken Sie auf den Abwärtspfeil neben „Choose template“ (Nr. 14) und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. In diesem Beispiel ist es die Vorlage „Danke für Ihren Besuch", die versendet werden muss.
Kreuzen Sie Send Email (Nr. 15) an.
Drücken Sie auf „Save“.
Schritt 8: Die Aktion ist erstellt (Nr. 16).
Die Buchungsregel sollte nun so aussehen wie im folgenden Beispiel dargestellt. Diese Buchungsregel bedeutet, dass den Gästen zwei Tage nach der Abrechnung der Reservierung ein Fragebogen zugesandt wird.
Drücken Sie auf „Save changes“. Sie haben nun die Buchungsregel hinzugefügt.